אם הגעתם לכאן, אתם בטח מתעניינים באיך מקימים חברת השמה. מה הפעולות שצריך לעשות, איך עוברים את התהליך בצורה המהירה והטובה ביותר, ומגיעים ליעד של פתיחת חברת השמה בישראל. המדריך המיוחד שלנו יעשה לכם סדר.
הקמה של חברת השמה והוצאת רישיון השמה (רישיון לשכה פרטית) הינה תהליך יחסית פשוט ולא מסובך. לא צריך בשבילו השקעה גדולה של זמן או כסף, ויש לו מספר שלבים שצריך לבצע. במדריך הזה נדבר על השלבים האלו ונענה על שאלות מרכזיות שבטח חשוב לכם לדעת כמו:
-> איך מוציאים רישיון השמה (רישיון לשכה פרטית)?
-> פתיחת חברת השמה מהבית – האם זה אפשרי?
-> מהו חוק לשכה פרטית? (אל תבהלו..)
-> הצ'קליסט- איזה פעולות עסקיות חשוב לעשות כשמקימים חברת השמה
הערה: מאמר זה סוקר את תהליכי הקמת חברת השמה בישראל (רישיון לשכה פרטית לתיווך עובדים ישראלים). המאמר מיועד לשמש מקור מידע בלבד, הוא אינו מהווה יעוץ משפטי/חוקי/עסקי או אחר.מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים במידת הצורך.
מהי חברת השמה?
חברת השמה היא ארגון (עסקי או חברתי) העוסק בחיבור בין מחפשי עבודה לבין מעסיקים, כדי לשבץ את מחפשי העבודה במשרות ותפקידים הדרושים לאותם מעסיקים.
חברת ההשמה בעצם נמצאת בצומת מיוחד – היא מתווכת בקשר בין שני צדדים – מחפשי העבודה והמעסיקים.
הצד הראשון הוא מחפשי העבודה: היא מפרסמת משרות, מקבלת קורות חיים, מנהלת מאגר מועמדים, מבצעת סינון לקורות החיים, מבצעת ראיונות, ומחברת את מחפשי העבודה עם משרות מתאימות.
-> אם אתם רוצים לדעת יותר תוכלו לקרוא על איך מערכת גיוס Civi עושה בשבילי סינון מועמדים אוטומטי
הצד השני הוא של המעסיקים: היא מתקשרת בהסכמים עם מעסיקים, מקבלת תיאורי משרות ודרישות תפקיד, ודואגת לחבר את המעסיקים עם מחפשי עבודה רלוונטים.
חברת ההשמה מבצעת את החיבור בין המועמד לבין המעסיק, כאשר היא מזהה שיש פוטנציאל להתאמה גבוהה למשרה.
מי הלקוח של חברת ההשמה?
חברות ההשמה מתחלקות ל-2 תחומים עיקריים: חברות השמה עסקיות, וחברות השמה חברתיות.
בחברת השמה עסקית, שנוצרה למטרה של רווחים, הלקוחות הם כמובן המעסיקים. במידה ותצליח חברת ההשמה באיוש המשרה על ידי מועמד מטעמה, היא תגבה מהמעסיק עמלה על השמה מוצלחת, כפי שסוכם אל מול המעסיק. למעשה, לחברת השמה אסור לגבות עמלה מהמועמדים עצמם (ראו בהמשך). למעשה, בדרך כלל מעסיקים בינוניים ומעלה יעבדו עם חברות השמה, מאחר וישנו צורך בתשלום עמלת השמה שאינה נמוכה. לכן מעסיקים קטנים יעדיפו לגייס לבד כדי לחסוך את העמלה הזו לעומת מעסיקים גדולים, שיש להם משאבים ומעדיפים לבצע תהליך ביחד עם חברות השמה וכך לזרז ולייעל תהליכים, ובנוסף יש להם צורך בכמות גדולה יותר של עובדים, והגיוס לבד הוא מורכב יותר. חלק מהמעסיקים מפרסמים בעצמם את המשרות, ונעזרים בחברות השמה רק בתפקידים שהם לא מצליחים לאייש, אולם יש מעסיקים שעובדים רק עם חברות השמה, על מנת לייעל את תהליכי הגיוס אצלהם בארגון.
יש גם חברות השמה חברתיות, ואינן למטרות רווח, למשל עמותות שמסייעות למועמדים מקהילה או מגזר מסויים למצוא עובדים. במקרים כאלו, יתכן וחברת ההשמה לא תגבה עמלה מהמעסיקים, ובפועל הלקוחות שלה יהיו דווקא מחפשי העבודה, כי היא נוצרה על מנת לסייע להם למצוא את העבודה. לכן חברת השמה כזו תקדם מועמדים שהיא רוצה לסייע להם למצוא עבודה, ותפנה באופן יזום למעסיקים רלוונטים שיכולים להתאים לכך.
-> אם אתם רוצים לדעת יותר תוכלו לקרוא: מערכת גיוס Civi חוסכת כסף בפרסום משרות
מצאו את ההבדלים: חברת השמה, חברת כוח אדם, הד-האנטר, חברת Outsourcing
את המונחים האלו בטח שמעתם, אבל לא כולם יודעים מה ההבדלים בין חברת השמה לחברת כוח אדם, מהו הד-האנטר ומהי חברת אאוט-סורסינג. בין כל החברות יש מכנה משותף, כולן עוסקות בגיוס עובדים. אבל יש גם הרבה מאוד הבדלים ואם אתם כבר פותחים חברת השמה אז זה גם הזמן להבין אותם.
חברת השמה – חברה אשר מתקשרת עם מעסיקים שונים לגיוס עובדים, היא דואגת לאיתור מועמדים, מיון קורות חיים, ראיונות עבודה ואיוש המשרות. לא נקשרים בינה לבין העובדים יחסי עובד מעביד והקליטה שלהם היא ישירות אל המעסיק. גם מכללות מקצועיות או עמותות יכולות להקים חברות השמה, או לקבל רישיון לשכה פרטית, וזאת על מנת שיוכלו לסייע לתלמידיהן או לאוכלוסיות שונות למצוא עבודה מתאימה. לאחר קליטת העובד אצל המעסיק, חברות ההשמה לא נדרשות להוציא תלושי שכר או לנהל את העובדים, אולם הן נוהגות לתת תקופת אחריות לפני שהן גובות את עמלת ההשמה.
חברת כוח אדם – חברה אשר מתקשרת עם מעסיקים שונים לגיוס עובדים. היא מנהלת מאגר מועמדים ומציעה להם משרות שונות. חברת כוח האדם היא גם מעסיקה בפועל את אותם עובדים, ובעצם נקשרים בניהם יחסי עובד-מעביד. החברה יכולה להעסיק עובדים במקום עבודה אחד או במספר מקומות שונים, אולם בסופו של יום היא זו שתוציא את תלוש השכר לעובדים שלה. לחברת כוח אדם ישנה מגבלה חוקית, מכיוון שאם עובד נמצא אצל מעסיק מסויים 9 חודשים, הוא הופך לעובד בפועל של המעסיק (למעט חריגים כמו תחום המחשוב). לכן חברת כוח האדם נאלצות לפעמים להעביר את העובדים למעסיקים שונים או לפטר אותם ולקלוט שוב בהמשך, כדי שהעובדים יוכלו להמשיך לעבוד אצלה. לחברות כוח אדם יש חוקים מגבילים יותר והיא גם נדרשת להפקדת ערבויות כספיות מכיוון שהיא זו שצריכה לשלם בסופו של יום את המשכורות של העובדים.
Outsourcing (מיקור חוץ) – חברות מיקור החוץ מעסיקות עובדים אשר משוייכים לפרויקטים שונים קצובים בזמן, לצורך הקמה וניהול של פרויקט או מוצר. חברת מיקור החוץ דואגת לאיתור עובדים רלוונטים (לעיתים הם כבר קיימים באותה החברה ועובדים בה, ומועברים מפרויקט לפרויקט). היא מעסיקה את העובדים וגם מנהלת אותם בזמן הפרויקט. חברות רבות משתמשות במיקור חוץ לפרויקטים שונים כגון: פרויקטים שהחברות רוצות לדחוף במהירות האפשרית, פרויקטים שהן לא רוצות לנהל בעצמן, או פרויקטים שצריך ידע מאוד מקצועי והוא אינו תחום מומחיות החברה.
Headhunter – או בתרגום נקי לעברית "צייד ראשים". הוא יוזם פניות לעובדים בפועל, שאינם מחפשים כרגע עבודה, ומציע להם לקבל משרה חדשה, אטרקטיבית יותר. כמובן שאותו Headhunter יכול לפנות גם לאנשים שמחפשים עבודה, או שהם יפנו אליו. אולם מהות הרעיון הוא, לאתר אנשים בתפקיד מסויים, לעיתים אפילו בחברה אשר מתחרה באותו מעסיק שעובד עם אותו Headhunter ולהציע לו קידום בשכר / בתפקיד / בתנאים, כדי שיעבור לעבוד בחברה אחרת. מדובר לעיתים רבות בצורך נקודתי שנוצר לחברה במישהו שמומחה בתחום מסויים, וכך למעשה הד-האנטרים "שולפים" מועמדים מעולים מחברה אחת ומעבירים לחברה אחרת איתם הם עובדים. בדרך כלל הד-האנטרים עובדים על משרות בכירות, ולא על משרות זוטרות, ומרביתם עושים זאת בעולם ההייטק, אולם ניתן למצוא גם הד-האנטרים בעולמות הבכירים, הרפואה, או עולמות נוספים.
משרד הכלכלה מבדיל בין הישויות האלו, ולכן במאמר זה נדבר על קבלת רישיון של חברת השמה, שנקרא "לשכה פרטית לתיווך של עובדים ישראלים".
מהי "לשכה פרטית" ואיך זה קשור לחברת השמה?
נתחיל בלהכיר את ההגדרות של חברת השמה ותיווך עבודה:
חברת השמה – גוף העוסק בגיוס עובדים ותיווך עבודה, בין מעסיקים לבין מחפשי העבודה.
תיווך עבודה – הוא בעצם ההגדרה של חיבור בין מחפשי העבודה לבין המעסיקים.
לשכה פרטית – מי שעיקר עיסוקו או מקצתו בתיווך עבודה, למעט שירות התעסוקה.
רישיון לשכה פרטית הוא הרישיון הקבוע לפי החוק, אותו צריכה חברת ההשמה לקבל ממשרד הכלכלה (זרוע העבודה), על מנת לעסוק בתיווך עבודה לעובדים ישראלים. הצורך ברישיון לשכה פרטית נקבע בתיקון לחוק שירות התעסוקה, מפברואר 2006, אשר נועד להסדיר את פעילותן של לשכות פרטיות.
כחלק מכך, זרוע העבודה מפרסמת את רשימת חברות ההשמה בעלות הרישיון, ולפי זה ניתן לראות שבישראל פועלות כ-700 חברות השמה בעלות רישיון לשכה פרטית (הרשומות במשרד הכלכלה) אבל יתכן וישנן יותר מכך. בנוסף קיימת "חברת השמה" מטעם המדינה שנקראת "שירות התעסוקה".
כלומר, לפי החוק הישראלי, חברת השמה צריכה רישיון שנקרא "לשכה פרטית" כדי לעסוק בתיווך עבודה, ומותר לעסוק בתיווך עבודה רק אם יש רישיון לשכה פרטית!
יש לשים לב כי ישנם סוגים שונים של תיווך עבודה, ולכל אחד יש רישיון שונה ותנאים שונים: תיווך של עובדים ישראליים, תיווך של עובדים זרים, העסקה של עובדים ישראלים, העסקה של עובדים זרים.
מי יכול לפתוח חברת השמה?
אנחנו מניחים שחשוב לכם לדעת, מי בעצם יכול לפתוח חברת השמה ולקבל את הרישיון של לשכה פרטית. האם צריך השכלה, או ניסיון מסויימים? האם יש תנאים מסויימים לעמוד בהם? אז בואו נסקור את הדרישות של משרד הכלכלה ביחד ונבין בדיוק מי יכול לעשות זאת:
מבקש הרישיון: מי יכול להגיש בקשה לרישיון – בקשת לקבלת רישיון של לשכה פרטית ניתן להגיש על ידי יחיד (למשל עוסק מורשה, או פטור) או תאגיד (למשל חברה בע"מ או עמותה).
היעדר הרשעות בעבירות שיש עימן קלון – זו דרישה שחלה על מבקשי הרישיון וגם על העובדים הבכירים בחברת ההשמה. הדרישה נובעת ככל הנראה מתוך מטרה למנוע הונאות בתחום הזה.
כלומר, התנאים לקבלת הרישיון של חברת השמה (רישיון לשכה פרטית) הם יחסית תנאים מקלים, וכמעט כל אחד יכול להגיש בקשה כזו. לפי התנאים האלו, אין צורך בניסיון בתחום, אך רשום בחוק שהשר רשאי לקבוע שיש צורך כזה. בעת הגשת הבקשה לרישיון, ישנן שאלות על מידת הניסיון בתחום, אולם לא מצויין בהוראות משרד הכלכלה כי מדובר בתנאים שפוסלים מפתיחה של חברת השמה. כמובן, ללא קשר לתנאי הרישיון, כאשר פותחים עסק, כדאי להגיע עם ניסיון בתחום כדי להביא את העסק להצלחה המקסימלית בזמן הקצר ביותר.
בנוסף לכך, יש צורך גם בהצהרה על עמידה בהתחייבויות ותנאי הרישיון – כפי שיפורט בפסקה הבאה.
-> אם אתם רוצים לדעת יותר כאן יש מאמר על האם חברת השמה בתחילת דרכה צריכה מערכת גיוס עובדים.
איך פותחים עסק עצמאי?
למי שעדיין אין עסק עצמאי, כלומר, שאין לכם על מי לרשום את רישיון, יש לפתוח עסק ברשויות המס כדי לפתוח את חברת ההשמה.
את העסק מומלץ לפתוח בסיוע של רואה חשבון. בחרו לכם רואה חשבון שאיתו תרצו לעבוד בנושא זה. הוא ידאג לפתוח את התיקים במס הכנסה, מע"מ, ביטוח לאומי וכדומה.
כדאי לבדוק מול רואה החשבון איך הוא ממליץ לפתוח את העסק. לדוגמא:
עוסק פטור – עצמאי שאינו גובה מע"מ מלקוחותיו. עוסק פטור יכול לנהל מחזור עסקאות של עד 102,292 (נכון לשנת 2022). עוסק פטור יתן לכם ערך מוסף אם תעבדו מול לקוחות פרטיים, שאינם מזדכים על מע"מ, או מול עמותות. אבל הוא לא יתן לכם ערך מוסף אם תעבדו במגזר העסקי, מאחר והמגזר העסקי בכל מקרה מזדכה על תשלומי המע"מ. בפועל, היתרון המשמעותי שהוא נותן זה פחות דיווחים חשבונאיים לרשויות המס (אחת לשנה), וכך גם פחות תשלומים לרואה החשבון, שזה חסכון של כ-2,000 ש"ח בשנה. מצד שני, יש לו חסרון, זה אומר שאתם גם לא תוכלו להזדכות על מע"מ בתשלומים שאתם משלמים, ופה אתם יכולים אפילו להפסיד יותר כסף על תשלומי מע"מ ששילמתם ולא תקבלו בחזרה, כך שאם אתם מתכננים לקחת את העסק שלכם ברצינות, כדאי לשקול פתיחת עוסק מורשה ולא פטור. עוסק פטור גם משדר ללקוחות שלכם שאתם עסק קטן בתחילת דרכו מכיוון שהוא חושף שמחזור העסקאות שלכם הוא נמוך, דבר שמיתוגית יכול לפגוע בכם. עוסק פטור מוציא קבלות, ולא חשבוניות מס, מאחר והוא לא גובה מע"מ.
הערות: יש עסקים שלא יכולים להיות עוסק פטור, ולכן חשוב להתייעץ עם רואה חשבון בנושא זה טרם פתיחת העסק. מבחינת משרד הכלכלה, רשום בנהלים שיש צורך בתעודת חברה בע"מ או עוסק מורשה, אולם משאלה טלפונית שהעלנו, ציינו במשרד הכלכלה שאפשר לקבל רישיון השמה גם לעוסקים פטורים. כמובן, כדאי לבדוק זאת שוב מולם בעת הגשת הבקשה.
עוסק מורשה – עצמאי שמחזור ההכנסות שלו עולה על 102,292 (נכון לשנת 2022) או שהוא עוסק במקצוע שלא מאפשר להיות עוסק פטור. ניתן לפתוח עוסק מורשה גם ללא קשר למחזור העסקות. עוסק מורשה צריך לגבות מע"מ מלקוחותיו ולהעביר את הסכום לרשות המיסים בכל תקופה (למשל: באופן דו-חודשי) דבר שמדווח לרשויות ע"י רואה החשבון. מצד שני, הוא יכול לקבל החזרי מע"מ על רכישות שביצע. עסוק מורשה כבר משדר עסק יציב שאינו בתחילת דרכו. עוסק מורשה מוציא חשבוניות מס וקבלות (או ביחד: חשבונית מס/קבלה). את המע"מ הוא משלם לאחר הוצאת חשבונית המס, ואת הקבלה הוא מנפיק לאחר קבלת התשלום, דבר שלעיתים גורם לתשלום מע"מ לפני קבלת הכסף בפועל. לכן ישנם חריגים שמאפשרים באישור רואה החשבון, להוציא חשבון עסקה (דרישת תשלום) ורק לאחר קבלת התשלום להוציא חשבונית מס/קבלה, וכך בעצם לא לשלם מע"מ על תשלום שטרם קיבל.
חברה בע"מ – ישות משפטית חדשה, שלא כמו בעוסק מורשה ופטור שבעל העסק הוא העסק, חברה בע"מ היא ישות משפטית נפרדת (בע"מ = בעירבון מוגבל). זה אומר שבעלי המניות אינם אחראים לחובות החברה, ולא ניתן לתבוע את בעלי החברה בגין עוולות של החברה, אלא במקרים מיוחדים. ההקמה של החברה מצריכה רישום אצל רשם החברות, וגם הנהלת חשבונות כפולה (שהיא יקרה פי 5 ויותר מהנהלת חשבונות רגילה). חברה בע"מ גם צריכה לשלם אגרת רישום שנתית ולהגיש דו"חות שנתיים. כך שרישום ופעילות של חברה בע"מ הוא יקר משמעותית, ופחות מומלץ בדרך כלל בתחילת הדרך של העסק אלא כשהוא בוגר יותר ויש לו הכנסות גדולות יותר. חברה בע"מ מנפיקה חשבוניות מס/קבלה.
באילו תנאים צריך לעמוד כדי לקבל את הרישיון?
מי שמבקש את הרישיון, צריך להצהיר מספר הצהרות, שעליו לעמוד בהם כתנאי להחזקת הרישיון. כמו כן, עליו לעמוד במספר תנאים ודרישות כדי שיוכל לפעול כחברת השמה:
הכרות עם החוק – נדרשת הצהרה על הכרות של חוק שירות התעסוקה, תשי"ט -1959 כתנאי לקבלת הרישיון. מטרת הדרישה היא שמי שיש לו רישיון לשכה פרטית, ידע את החוק כדי שיוכל לכבד אותו.
-> כאן ניתן למצוא סעיפים של חוק שירות התעסוקה שכדאי לכל חברת השמה להכיר.
אי דרישת תשלום ממבקשי העבודה – חברת ההשמה תתחייב שלא לדרוש, לגבות או לקבל תשלום במישרין או בעקיפין, ממבקשי העבודה. כלומר, חברת השמה יכולה לגבות תשלום מהמעסיקים עצמם, אליהם היא שולחת את המועמדים שמחפשים עבודה, אולם לא ממבקשי העבודה. אפשרות שניה היא להיות "חברת השמה חברתית" ולא לגבות תשלום מהמועמדים וגם לא מהמעסיקים, כפי שפורט לעיל. אולם חברת ההשמה לא יכולה לגבות את התשלום מהמועמדים עצמם בגין השירות.
אי העסקת עובדים בשכר – מבקשי הרישיון לא יעסיקו את המועמדים שהם מסייעים להם בחיפוש העבודה כעובדים בשכר, אלא יתווכו בלבד. כלומר, שמדובר מי שמוציא רישיון השמה לא יעבוד כחברת כוח אדם, מאחר וזה דורש רישיון של חברת כוח אדם, שפורט לעיל, שהוא רישיון אחר לחלוטין.
רישום מסודר של הלקוחות – חברת ההשמה צריכה לנהל רישום מסודר של הלקוחות שלה, וגם של הטיפול בלקוחות, כדי לאפשר בקרה ופיקוח. המטרה היא לדאוג שהחברות יעבדו בצורה מסודרת ומקצועית.
רישום מסודר של המועמדים – של הטיפול במועמדים, היכן הושמו, והערות מסודרות. [עם מערכת Civi תוכלו לנהל מאגר מועמדים מסודר]
שמירת סודיות – חברת ההשמה צריכה לשמור על סודיות בנוגע למידע שהגיע לידם בעת הטיפול במבקשי העבודה. המטרה היא שמידע שמועמדים או מעסיקים משתפים עם חברת ההשמה בראיונות עבודה, או לאחריהם, לא ידלוף החוצה ויפר את הפרטיות של המועמדים.
אבטחת מידע – על חברת ההשמה לדאוג לשמירה על חוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981, בנושאים של אבטחת מידע (כדאי לבדוק אם אתם צריכים לרשום מאגר מידע, וגם לדאוג לשמירה של קורות החיים ופרטי המועמדים בצורה מסודרת ומאובטחת העונה על דרישות החוק).
נגישות והמנעות מאפליה – זהו סעיף חשוב וקריטי בכל הנושא של קבלת רישיון ההשמה. חברת ההשמה צריכה לדאוג לנגישות לכלל האוכלוסיה כולל בעלי מוגבלות, והימנעות מאפליה בלתי סבירה. המטרה היא שחברת ההשמה תוכל לתת את השירותים לכלל האוכלוסיה, ולא תהיה אוכלוסיה שאינה נגישה לשירותים האלו. לצורך נושא זה, יש גם הוראות לגבי משרדי חברת ההשמה, עליהם ניתן לקרוא בפסקה הבאה.
חשוב לדעת! באמצעות מערכת גיוס Civi תוכלו לנהל תיעוד מסודר ומאובטח לגבי המועמדים, הלקוחות והגיוסים שלכם.
משרדי חברת ההשמה
לפי הוראות משרד הכלכלה חברת ההשמה צריכה לדאוג למשרדים מסודרים, על מנת לאפשר את הראיונות למועמדים בצורה נגישה ודיסקרטית. תנאי משרד הכלכלה בנושא משרדים קובעים כך:
חדר המתנה – יש לדאוג למשרדים הכוללים גם חדר המתנה לקהל, על מנת שמועמדים שמגיעים לראיונות יוכלו להמתין בו.
חדר ראיונות – יש לדאוג לחדר ראיונות, אשר יאפשר קיום של ראיונות עבודה בפרטיות המירבית. חדר הראיונות צריך להיות נפרד וסגור, כך שמי שמקיים את הראיון יוכל לעשות זאת בפרטיות.
תנאים סניטריים – יש לדאוג לתנאים סניטריים נאותים לבאי המשרדים (למשל: חדר שירותים).
נגישות -יש לדאוג כי המשרדים יהיו נגישים לבעלי מוגבלויות כגון בעלי כסא גלגלים (זה כולל את המסלול משביל הכניסה לבניין ועד לחדר הראיונות, כולל שירותים נגישים – כדי לשמור על נגישות ודרכי גישה חופשית לבעלי המוגבלויות). זהו תנאי חשוב מאוד למשרד הכלכלה, אם לא התנאי החשוב ביותר בקבלת הרישיון.
טיפ קטן: אם אתם שוכרים משרדים לצורך קבלת הרישיון, אפשר לבקש להוסיף תנאי בחוזה עליו אתם חותמים, כי במידה ולא תעברו ביקורת של משרד הכלכלה בנושא הנגישות, החוזה יבוטל ללא קנס יציאה או התראה.
מיקום המשרדים – אינו יכול להיות דירת מגורים פרטית.
שילוט – משרדי החברה צריכים להיות עם שילוט מתאים בכניסה (למשל בכניסה לבניין, בכניסה למתחם), והרישיון צריך להיות מוצג במקום בולט במשרד.
פתיחת חברת השמה מהבית – אני עובד/ת מהבית, האם אני חייב/ת משרד?
רבים שואלים את השאלה: האם אפשר לפתוח חברת השמה מהבית? או שחייבים משרדים. זו באמת שאלה מעולה, היתה היתה שאלה טובה לפני תקופת הקורונה והפכה לשאלה מעולה לאחריה.
אתם עובדים מהבית, ורוצים לקיים ראיונות טלפוניים או ראיונות זום, ללא ראיונות פרונטאליים, אז למה צריך משרד? הרי ראיונות כאלו הם נגישים, ובעלי המוגבלויות יכולים לעבור אותם.
לפי הוראות החוק – הצורך במשרד כנראה אינו רשום בחוק בצורה ברורה. החוק מדבר על הצורך לתת שירות נגיש לבעלי המוגבלויות. כך שמכיוון שהוראות החוק מציינות רק שיש צורך להבטיח נגישות לאדם עם מוגבלויות, ונראה שראיונות בזום עונים על כך. מצד שני, החוק מתיר לשר לקבוע הוראות ונהלים שונים נוספים לצורך קבלת הרישיון.
לפי ההוראות המפורסמות של משרד הכלכלה – וגם טפסי הרישיון, חייבים משרד כדי לקבל את הרישיון. כך רשום באתר שלהם, ובטפסים שלהם, וזה תנאי לקבלת הרישיון. משרד הכלכלה רוצה לוודא שבמידה ואתם כן תקיימו ראיונות, אז יהיה לכם מקום נגיש ומסודר לקיים אותם, כמו שרשום לעיל.
2020-2021 בתקופת הקורונה – התחיל שינוי מגמה במשרד הכלכלה, והחלו לקבל החלטות פרטניות לגבי הצורך במשרדים. אין פרסום רשמי על כך, אך הרבה ידיעות הגיעו אלינו על רישיונות שניתנו ללא משרד.
כמו שאנחנו מבינים, גם משיחות שאינן רשמיות עם משרד הכלכלה, שיש הבנה במשרד הכלכלה שהזמנים השתנו והחוק כיום אינו תואם את המציאות שלאחר הקורונה.
2022 בקשה חריגה לפטור ממשרד – באופן עקרוני נראה שיש נכונות והבנה של משרד הכלכלה לאפשר חריגים בנושא זה והם מבינים שהזמנים השתנו. עם זאת, לא מפורסמות הוראות כאלו ולכן לכל המעוניין, יש צורך להגיש "בקשה חריגה" עם תצהיר בנושא המשרד, משהו בסגנון הזה:
"אבקש פטור משכירות משרד קבועה. ככל שאזדקק למשרד לצורך ראיונות פרונטאליים אני מתחייב/ת לשכור משרד עם נגישות לבעלי מוגבלויות, שילוט מסודר, חדר המתנה, חדר ראיונות, ותנאים סניטריים נאותים, והכל לפי ההוראות המפורסמות של משרד הכלכלה".
2023- משרד הכלכלה מפרסם: חלופה להעמדת משרד לפעילות הלשכה הפרטית תחת הרישיון
ההוראה שרבים חיכו לה הגיעה ושאפו למשרד הכלכלה!
בחודש דצמבר 2022 פרסום משרד הכלכלה מסמך מדיניות לחלופה להעמדת משרד לפעילות הלשכה הפרטית תחת הרישיון. בהמשך לכך, ניתן לחתום על תצהיר שמהווה חלופה לחובה להעמדת משרד לצורך פעילות הלשכה הפרטית.
על מנת לעמוד בתנאים לחלופה להעמדת משרד יש להעביר את תצהיר החלופה להעמדת משרד חתום ומלא אל משרד הכלכלה, וכמובן לעמוד בתנאים שבתצהיר. בעל/ת רישיון שיעביר תצהיר חתום ויעמוד בהתחייבויות המפורטות בו פטור לעת הזו מהעמדת משרד לצורך המשך פעילותו תחת רישיון.
– לצפיה במסמך המדיניות מחודש דצמבר 2022
– לצפיה בתצהיר חלופה להעמדת משרד לפעילות הלשכה הפרטית.
הנה עוד כמה רעיונות שיעזרו לכם:
-> כדאי ליצור קשר עם משרד הכלכלה (בטלפון, או במייל), ולבדוק אם משהו בנהלים השתנה. כמו כן אפשר לבדוק אולי יש הקלות שיכולות להתאים לכם (למשל- אפשר לציין שאתם לא מתכננים לראיין פרונטאלית וגם להסכים להצהרה משפטית על כך).
-> אפשר לפנות למשרד הכלכלה ולבדוק איתם לגבי הנושא החוקי. כלומר להצהיר שתעמדו בדרישות החוק ולא להפלות בעלי מוגבלויות, וזאת באמצעות ראיונות מרחוק בלבד (זום/טלפוני), דבר ששומר על הוראות החוק (שכאמור, לא נראה שדורש משרד אלא מטרתו למנוע אפליה).
-> אפשר לשכור משרדים גם לפי שעה או לפי שימוש, ולא משרדים קבועים בשכירות חודשית קבועה ויקרה. כך שבמקרה כזה, תוכלו להשתמש בהם לצורך הרישיון וכמובן רק אם יש לכם צורך לראיין ראיון פרונטאלי. כדאי לבדוק עם משרד הכלכלה לפני חתימת הסכם כזה, שזה בסדר מבחינתם לצורך הרישיון. שימו לב שבמידה ואתם מקיימים ראיונות פרונטאליים ו/או ישנה ביקורת של משרד הכלכלה, אז צריכים להיות גם שלטי הכוונה למשרד בו מתקיימים הראיונות.
בסופו של יום, מדובר על משרד הכלכלה, והוא זה שמחליט אם לאפשר את הרישיון או לא. אך יש לציין שמדובר במשרד יחסית נגיש, יש להם שירות גם במייל וגם בטלפון, ובהחלט ניתן לפנות, להתייעץ, וגם לשלוח בקשות חריגות לבחינה נקודתית. בכל מקרה, חשוב שקבלת הרישיון תהיה בשיתוף עם משרד הכלכלה ותעמדו בתנאי הרישיון שקיבלתם, וכפי שהצהרתם מול משרד הכלכלה.
-> אם אתם רוצים לדעת יותר תוכלו לקרוא על איך להגדיל את הגיוסים עם תוכנת גיוס עובדים Civi
האם מתבצעת ביקורת במשרד מטעם משרד הכלכלה?
כן, משרד הכלכלה יגיע באמצעות נציג שלו לביקורת במשרד, כדי לבדוק שהוא עומד בדרישות החוק. הביקורת תהיה בדרך כלל בתיאום מראש.
בדרך כלל הביקורת תהיה בקבלת הרישיון הראשונית ולא בחידוש הרישיון.
מה הפעולות שצריך לבצע כדי לפתוח חברת השמה?
הגשת הבקשה לפתיחת חברת השמה (לשכה פרטית) היא יחסית פשוטה ואינה מורכבת.
הגשת הבקשה וקבלת הרישיון הם שירות ללא עלות!
יש להגיש למשרד הכלכלה מספר מסמכים:
– קורות חיים.
– צילום תעודת הזהות.
– תמונת פספורט.
– תעודת רישיון חברה או עוסק מורשה.
– טופס בקשת רישיון להפעלה של לשכה פרטית לתיווך עובדים ישראליים. בטופס זה תענו על שאלות כלליות כמו סוג החברה, הפרטים שלב, מגיש הבקשה, פרטי בעלי התפקידים, התמחויות וותק, ענפי המקצוע, וכדומה.
– התחייבות מבקשי הרישיון לקיום תנאי הרישיון.
– רשימה של בעלי התפקידים הבכירים ותפקיד כל אחד מהם. טופס אקסל פשוט הכוללת את פרטי בעלי התפקידים.
– הסכמה לקבלת מידע פלילי על כל בעלי התפקידים הבכירים בחברת ההשמה.
– תצהיר חלופה להעמדת משרד לפעילות הלשכה הפרטית.- במידה ואין משרדים לחברה, החל משנת 2023 ניתן לחתום על תצהיר חלופה להחזקת משרדים.
– טופס תיאור משרדי החברה (חתום על ידי עורך דין, ותמונות של הלשכה מבפנים ומבחוץ, כולל דגש בתמונות על נגישות ודרכי גישה חופשית לבעלי המוגבלויות). בטופס תענו על שאלות בנושא למשרדי החברה, על מנת לראות שהם עומדים בדרישות החוק. כמו כן למענה על טופס זה יש צורך באימות חתימה אצל עורך דין (פעולה פשוטה שניתן לבצע אצל כל עורך דין, בה אתם מצהירים שבטופס מלאתם את האמת. עלות פעולה כזו היא בין 250-400 ש"ח + מע"מ).
– העתק מחוזה שכירות משרד בתוקף.
את כל המסמכים המלאים יש לשלוח במייל למשרד הכלכלה לכתובת: hasdarak@labor.gov.il
–> ניתן לקרוא את רשימת הדרישות המלאה של משרד הכלכלה כאן.
הטיפול בבקשה לקבלת רישיון חברת השמה
משך הטיפול בבקשה לקבלת הרישיון של לשכה פרטית הוא כשלושה חודשים. משרד הכלכלה יעשה מספר פעולות בזמן הזה כדי לקדם את הרישיון שלכם:
בדיקת תקינות המסמכים – יבדקו המסמכים ששלחתם, כדי לראות שכולם תקינים. במידה ויש חוסר תקינות במסמכים (למשל: סעיפים לא מלאים, חוסר במסמכים), תצא אליכם הודעה להשלמת המסמכים. רק לאחר קבלת כל המסמכים יחל הטיפול בבקשה, לכן כדי לזרז את הבקשה, כדאי לעשות בדיקה או אפילו שתיים, ולראות שלא שכחתם שום דבר.
בדיקת המסמכים עצמם – המסמכים יבדקו על ידי משרד הכלכלה. יבוצע אימות של הנתונים, ויתכן שתבוצע גם בדיקת רישום פלילי (שהסכמתם לה בהגשת הבקשה).
ראיון אישי – בשלב השלישי אתם תזומנו לראיון אישי, ישאלו אתכם מספר שאלות לגבי בקשתכם והמטרה של הרישיון. המטרה היא לראות שמבקשי הרישיון נורמטיביים וכוונותיהם תקינות אז אין לכם ממה לחשוש.
דרישה להמצאת משרד – במידה ושלושת השלבים היו תקינים, תועבר למבקשי הרישיון דרישה להמצאת משרד. במסגרת זו תתבקשו להשלים מסמכים נוספים, ולאחר קבלתם תיערך ביקורת במשרד לבחינת התנאים הפיזיים.
השלבים מגיעים אחד אחרי השני, כלומר כל שלב הוא תלוי בהשלמה תקינה של השלב הקודם שלו. השלבים אינם במקביל ולא ניתן גם לדלג על שלבים.
מה החובות של בעל רישיון לשכה פרטית?
הוגנות – חברת ההשמה חייבת לפעול בנאמנות ובצורה הגונה. היא צריכה לגלות גם למעסיקים וגם למחפשי העבודה כל מידע שיש בידיה בנושא הקשורה לעבודה בה היא מטפלת ובתיווך שלה.
אי-אפליה – לחברת השמה אסור להפלות בין מחפשי העבודה, או לסרב מסיבה לא סבירה לתת שירותים של תיווך עבודה למחפשי העבודה.
עמידה בתנאי הרישיון – חברת ההשמה צריכה לעמוד בדרישות הרישיון כפי שפורטו לעיל.
בעל הרישיון הוא זה שצריך לדאוג שהדרישות הללו מתקיימות.
תוקף של רישיון לשכה פרטית
בתחילת הדרך תוקף הרישיון של חברת ההשמה יהיה לשנה.
לאחר מכן הוא יהיה ניתן לחידוש לתקופה נוספת של 3 שנים בכל פעם. חידוש הרישיון הוא פשוט הרבה יותר ודורש מעט מסמכים – לתנאי חידוש הרישיון ניתן לקרוא כאן.
במהלך הדרך יש לעדכן את משרד הכלכלה במידה וחלק מהתנאים של הרישיון אינם תקפים עוד. למשל: אם עברתם משרדים, אם שיניתם בעלי תפקידים בכירים, או אם נוצר רישום פלילי עם קלון.
הפרה של תנאים שדרושים לקבלת הרישיון עלולה להוביל לשלילת הרישיון לכן חשוב להקפיד עליהם. כמו כן פעילות ללא רישיון היא עבירה על החוק. כמו כן, במידה והרישיון שלכם נשלל עלולים שלא לתת לכם רישיון שוב למשך עד 3 שנים, כך שכדאי להקפיד על עמידה בתנאים שלו.
עם סיום הפעילות כלשכה פרטית יש להודיע למשרד הכלכלה ולבקש לבטל את הרישיון.
*טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור*
כאשר אתם מקימים חברת השמה, כדאי לדאוג שיהיו לכם תנאי עבודה טובים, כדי שתוכלו להגיע בזמן הקצר ביותר להצלחה המירבית, וכך להכנסות גבוהות יותר בפחות זמן.
חלק מהאנשים חושבים בתחילת הדרך על חסכון בעלויות, ולכן "שורפים זמן יקר". בפועל, המטרה שלכם היא להגיע בכמה שפחות זמן ליותר הכנסות, ולכן כדאי לכם לחפש כלים שידאגו לעבוד בשבילם ויהפכו את העבודה שלכם ליעילה ככל הניתן.
הזמן שלכם הוא המשאב היקר ביותר שלכם וכדאי ששעות העבודה שלכם יושקעו בדברים עם מקסימום ערך, ולא פעולות שניתן לעשות בצורה אוטומטית עם כלים קיימים.
מערכת הגיוס Civi היא כזו, אשמח לתאם איתכם זום הכרות ללא עלות, בו נוכל לסייע לכם בהטמעת מערכת גיוס היחידה בארץ עם FLOW מותאם אישית לחברת השמה!
מערכת הגיוס תדאג שתוכלו לעבוד פי 5 יותר מהר מעבודה ידנית, רגילה, וכך להגיע למקסימום תוצאות בזמן הקצר ביותר, ולהעיף את העסק שלכם קדימה.
אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
מאמר זה סוקר את תהליכי הקמת חברת השמה בישראל (רישיון לשכה פרטית לתיווך עובדים ישראלים). מאמר זה הוא מקור מידע בלבד, הוא אינו מהווה יעוץ משפטי או יעוץ עסקי או אחר, לא בשום נושא ולא בכל הנוגע לחוק שירות התעסוקה, תשי"ט-1959, לחוק תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), תשע"ז-2017, או חוקים רלוונטים אחרים. מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים (כמו עורך דין, רואה חשבון) בנושא זה. אין להסתמך על מאמר זה בשום נושא משפטי, חוקי או עסקי, והוא מהווה מאמר מידע בלבד. השימוש במאמר זה באחריות הקורא בלבד.
