אין לי מערכת גיוס – למה אני מפסיד המון כסף?
אנשי גיוס רבים לא משתמשים במערכת גיוס. חלקם לא מכירים את המוצר, וחלקם מנסים לחסוך בעלויות. אבל בפועל, אי שימוש במערכת גיוס גורם להפסדים סמויים עצומים, ומערכת גיוס זו השקעה שמחזירה את עצמה מהר מאוד. איך ולמה זה קורה? כל הפרטים כאן!
אם הגעתם לכאן, כנראה אתם בשלבי התלבטות אם מערכת גיוס היא כלי שכדאי לכם להשתמש בו, ואולי אתם רוצים לדעת יותר על עלות מול תועלת. הגעתם למקום הנכון!
במדריך הזה נסקור ביחד את המקומות בהם מערכת הגיוס מחזירה את ההשקעה שלכם על המוצר, ובאילו מקומות אי שימוש במערכת גיוס בפועל גורם לכם להפסדים סמויים עצומים.
על מה נדבר:
-> מהי מערכת גיוס עובדים
-> למי מתאימה מערכת גיוס עובדים
-> מה זה החזר השקעה או ROI?
-> כמה באמת שווה הזמן שלכם?
-> אוטומציות וקיצורי בתהליכי הגיוס
-> עלויות פרסום משרות
-> שימוש במאגר מועמדים
-> מניעת טעויות בתהליכי הגיוס
-> זיכרון ארגוני של החברה
-> הפקת דו"חות ותובנות לשיפור תהליכים
-> עלויות מחסור בעובדים
-> הגדלת כמות הגיוסים החודשית
בחנו את עצמכם: האם כדאי לכם להשתמש במערכת גיוס
רוצים לעשות את החישוב לבד? אין שום בעיה. הכנו עבורכם קובץ אקסל להורדה של מחשבון ROI למערכת גיוס.
כל מה שצריך לעשות זה למלא את הנתונים, לבחור מסלול "חסכון" או "רווח" ומשם תוכלו להבין את זה טוב יותר לבד.
יש לבחור מסלול השקעה
אני רוצה לחסוך בשעות עבודה ובכסף
אני רוצה לגייס יותר ולהרוויח יותר
מהי מערכת לניהול גיוס עובדים
מערכת לגיוס עובדים היא תוכנה בה משתמשים אנשים העוסקים בגיוסים עובדים. היא אופיינה על בסיס תהליכי הגיוס, וך למעשה היא יודעת לתת למגייס לנהל את תהליכי הגיוס שלו בצורה הטובה ביותר. מערכת לגיוס עובדים היא בעצם כלי העבודה המקצועי של המגייס!
איך שונה מערכת גיוס ממערכת CRM אחרת?
תוכנת גיוס עובדים היא מערכת שאופיינה ופותחה במיוחד לתהליכי גיוס. בעוד מערכת CRM (Customer Relationship Management) היא מערכת שנבנתה לניהול תהליכים מול לקוחות, כמו למשל תהליכי מכירה ושירות – מערכת לגיוס עובדים נבנתה לניהול תהליכי גיוס. לתוכנת הגיוס יש תהליכים מובנים לגיוס עובדים, ויכולות לניהול גיוס שאין למערכת CRM או ERP רגילה. לדוגמא: מערכת גיוס יודעת לקרוא קורות חיים ולהוציא מהם מידע (כמו למשל פרטים אישיים, ניסיון, השכלה), יכולות זו לא קיימת במערכת CRM רגילה.
מה היכולות ומה נותנת לכם תוכנת גיוס עובדים
מערכת לגיוס עובדים מעניקה מספר יכולות למגייסים, שאינן קיימות בעבודה הידנית בין היתר:
סדר וארגון – כל המידע נמצא במקום אחד כך שנוח וקל להגיע אליו.
רישום המועמדים – כל תהליך רישום המועמדים (מי שאין לו מערכת עושה זאת באקסל) נעשה באופן אוטומטי ע"י מערכת הגיוס.
ניהול מועמדים כפולים – מועמדים שכבר הגישו מועמדות למשרה, מערכת הגיוס יודעת לאתר ולסנן אותם.
נוחות עבודה – ממשק נוח ויעיל לעבודה שמשפר את מהירות העבודה ומציג את כל המידע במקום אחד.
עבודה משותפת – במערכת הגיוס יש אפשרות לעבודה משותפת של מספר אנשים במקביל.
זיכרון ארגוני – מערכת הגיוס תדע להצביע על מועמדים שכבר היו אצלכם בתהליכים בעבר בקלות רבה.
עבודה מרחוק וגיבויים – מערכת הגיוס יודעת לגבות את הנתונים שלכם לענן, וכך גם ניתן לעבוד מכל מקום.
אוטומציות – ביצוע פעולות אוטומטיות ע"י מערכת הגיוס, במקום ביצוע שלהם באופן ידני.
דו"חות וסטטיסטיקות – ניתן להפיק דו"חות ותובנות וכך ללמוד ולהשתפר, בעצם לייצר שליטה ובקרה על התהליכים שלנו.
למי מתאימה תוכנת גיוס עובדים
הרבה מנהלים נוטים לחשוב שהגיוס הוא דבר שהוא "על הדרך" אך זה ממש לא נכון! חשבו על נושא הגיוס בצורה המקצועית ביותר. מדובר בפעולה שאנחנו רוצים לעשות בצורה הכי הכי טובה. לשם כך נרצה כלי עזר שיעזור לנו לעשות את העבודה שלנו בצורה הטובה ביותר שאפשר, נכון?
אם נלך לבית קפה ובמקום מכונת קפה מתקדמת נראה שם קומקום ופינת קפה – נכון שזה יתפס לנו חוסר מקצועיות?
אם מחלקת המכירות בחברה לא תעבוד עם תוכנה מסודרת לניהול המכירות, זה יראה לנו ממש לא הגיוני נכון?
כך גם בתחום הגיוס!
מי שעוסק בגיוס עובדים באופן קבוע, בהכרח צריך להשתמש במערכת גיוס על מנת למקצע את תהליכי הגיוס שלו. הצרכים של מגייסים בודדים או של חברות השמה, שונים מצרכים של מחלקות גיוס בארגונים. אך מן הסתם מערכת גיוס איכותית צריכה לדעת לתת מענה מתאים לכל אחד מסוגי המגייסים, עם תהליכים מתאימים.
ואם תרצו איזשהוא קו מנחה – אז מי שעיקר עיסוקו הוא בגיוס עובדים – מערכת גיוס עובדים היא כלי חובה עבורו! מי שמגייס מעל 5 עובדים בשנה – תוכנה לניהול הגיוסים היא כלי חובה עבורו!
אתם בטח רוצים וסקרנים לדעת למה רשמנו את זה – כדאי לכם להמשיך לקרוא.
מה זה החזר השקעה – ROI?
החזר השקעה (שנקרא באנגלית גם Return Of Investment או בקיצור ROI) הוא מדד שמתאר את הרווחיות או היעילות של השקעה מסויימת, אל מול התמורה שנקבל.
כלומר: מה התמורה שנקבל בעבור ההשקעה – ותוך כמה זמן נחזיר את ההשקעה?
לדוגמא: אם נשקיע במערכת הגיוס 500 ש"ח לחודש – ונקבל תמורת זה 5,000 ש"ח לחודש, זה יהיה מאוד משתלם, נכון? זו אפילו תהיה טעות חמורה לא לבצע את אותה השקעה אם היא כל כך כדאית.
חשוב! הרעיון הוא לחשוב במונחים של "השקעה" ולא במונחים של "עלות". כלומר- אנחנו רוצים לחשוב אם נשקיע X האם זה ישתלם לנו ברמה העסקית (ולא לחשוב ששילמנו X וזהו).
ניקח דוגמא שאינה קשורה למערכת גיוס, וזה בכוונה כדי שיהיה קל יותר להבין אותה: יש לנו מפעל ובמפעל 10 עובדים, כל עובד מרוויח 10,000 ש"ח לחודש וביחד הם מרוויחים 100,000 ש"ח לחודש. יש מכונה שניתן לקנות אותה ב-600,000 ש"ח ובזכותה אפשר לרדת מ-10 עובדים ל-5 עובדים. האם הייתם קונים את המכונה? כמובן שכן! אם נחסוך 5 משכורות בכל חודש, זה אומר שנחסוך 50,000 ש"ח בחודש, ו-600,000 ש"ח בשנה. זה אומר שנחזיר את ההשקעה בתוך שנה, וזה מאוד משתלם!
אין לי תקציב – גם זו התנגדות שאנחנו שומעים אותה הרבה. מה תעשו אם תרצו לקנות את המכונה אבל אין לכם תקציב? זה עדיין שווה לקנות את המכונה! האם נחכה עוד שנה כדי להשיג את התקציב הזה? או שיאשרו לנו אותו? בשנה הזו נפסיד – שימו לב – 600,000 ש"ח!! מה שנעשה, זה נקנה את המכונה, אפשר לבדוק אפשרות לשלם עליה בתשלומים (כך שתוך שנה אנחנו כבר מתקזזים בין הסכום של המשכורות של העובדים לבין עלות המכונה), אפשר לקחת הלוואה מהבנק ל-12 חודשים, או ללכת להנהלה ולאשר את התקציב. זה יהיה פשוט לא חכם להמשיך באותה צורה בה עובדים, כי כל שנה אנחנו מפסידים 600,000 ש"ח!
אם נחזור למערכת הגיוס, כמובן שצריך קודם להבין מה זה אומר להחזיר את ההשקעה – האם מדובר בהחזר השקעה שהוא זמן – כלומר בחסכון בזמן שלנו? או שמדובר בהחזר השקעה שהוא תפוקה גדולה יותר – למשל הגדלת הגיוסים? האם מדובר בהחזר השקעה של מניעת הפסדים – למשל מניעת טעויות בתהליכי הגיוס? או שאולי מדובר בהחזר השקעה כספי – למשל חסכון בעלויות פרסום?
ניתן לשים לב שהחזר ההשקעה, יכול לנבוע מ-2 אלמנטים – האחד הוא ההחזר עצמו – כלומר החסכון: אנחנו יכולים לחסוך בזמן או לחסוך במשאבים, וכך להחזיר את ההשקעה.
לדוגמא: שילמנו 500 ש"ח, והצלחנו לחסוך מספר שעות עבודה שווה ערך ל-1000 ש"ח, כך שזה השתלם לנו והחזרנו את ה-500 ש"ח ואפילו חסכנו עוד 500. או ששילמנו 500 ש"ח על תוכנת גיוס עובדים וחסכנו סכום של 1000 ש"ח על פרסומי משרות, ולכן זה השתלם לנו והחזרנו את ההשקעה.
אולי מעבר לכך, צריך לזכור שאחרי החזר ההשקעה – מגיעה הרווחיות. כלומר: אם נצליח להגיע למצב שאנחנו חוסכים בכמות גדולה יותר של זמן, שהיא שווה יותר מעלות תוכנת הגיוס, זה אומר שאנחנו אפילו מרוויחים כסף בזכות ההשקעה שלנו. או שנצליח לגייס יותר עובדים בכל חודש או שנה, וכך נחזיר את עלות ההשקעה שלנו וגם נרוויח ממנה – וזה בפועל אלמנט נוסף שאנחנו רוצים להגיע אליו.
כמה באמת שווה הזמן שלכם?
לפני שנגיע לחישוב מעניין של החזר ההשקעה, נרצה קודם כל לקבל נתון שרוב האנשים בכלל לא מתייחסים אליו, והוא – כמה שווה הזמן שלנו?
זה חישוב ממש חשוב וסופר מעניין, ויש כמה דרכים לחשב כמה שווה הזמן שלנו.
חישוב מותאם לשכירים בעיקר – נוכל למדוד מה העלות של השכר שלנו, (כולל עלות המעביד, עלויות משרדים וציוד, עלות הניהול שלנו, ועלויות נלוות אם יש כאלו). הסכום של עלויות המעביד ינוע בין 30% ל-50% מהשכר שלנולצורך הדוגמא ניקח פי 1.5 מהשכר ברוטו שלנו.
לדוגמא: אם השכר שלנו הוא 15,000 ש"ח ברוטו בחודש, נכפיל ב-1.5 (עלות מעביד ועלויות נלוות), ונקבל שעלות השכר שלנו היא 22,500 ש"ח לחודש.
בהנחה ואנחנו עובדים משרה מלאה, של 182 שעות בחודש, זה אומר שעלות השכר שלנו היא כ-123 ש"ח לשעה. וזה מה שהמעסיק משלם עלינו.
מה זה אומר בפועל? זה אומר שאם עלות מערכת גיוס לחודש היא 500 ש"ח, אז נצטרך שהיא תחסוך לנו 4.06 שעות (500/123), כדי להחזיר את ההשקעה עליה לטובת המעסיק. לא בשמיים, נכון? זה אומר גם שאם מערכת הגיוס תחסוך לנו יותר מ-4.06 שעות, אנחנו כבר ממש נרוויח כסף בעבור המעסיק בזכות מערכת הגיוס.
כלומר: אם התפנו לנו בזכות מערכת הגיוס 10 שעות, זה אומר שנוכל להקצות לטובת המעסיק עוד 6 שעות כל חודש ללא עלות מצידו!
חישוב מותאם לעצמאים בעיקר – עצמאי יחשוב בצורה קצת שונה, כמה הוא היה רוצה להרוויח, או מה הסכום החלופי שהוא יכול לגבות בגין שעת עבודה שלו. בדר"כ עצמאים יחשבו החל מ-200 ש"ח לשעה ולא פחות מכך, ואפשר גם לקחת יותר, 400 ש"ח או 600 ש"ח לשעה. בחישוב של עצמאי לא נוסיף את עלויות המעביד.
לדוגמא: אם החלטנו שאנחנו שווים 250 ש"ח לשעה, זה אומר שנחזיר את עלות מערכת הגיוס בתוך שעתיים בלבד! זה אומר גם, שאם מערכת הגיוס תחסוך לנו מעל שעתיים, אנחנו נהיה כבר ברווח בזכות מערכת הגיוס, מאחר ועל הזמן שהתפנה לנו נוכל לגבות תשלום נוסף!
כלומר: אם התפנו לנו 10 שעות בזכות מערכת הגיוס, זה אומר שנוכל להרוויח 8*250=2,000 ש"ח יותר כל חודש! רק בזכות זמן שהתפנה לנו בזכות מערכת הגיוס!
רגע, אז מה זה אומר בפועל במידה ולא נשתמש במערכת גיוס? – אם השאלה הזו עלתה לכם בראש, זה אומר שהאסימון כבר נפל לכם! זה אומר שאם מערכת הגיוס יכולה לחסוך לנו 10 שעות עבודה בחודש (לדוגמא), זה אומר שאם לא לקחנו מערכת גיוס, הפסדנו המון המון כסף רק בגלל שלא השתמשנו בכלי הזה! ואנחנו בכלל רצינו לחסוך!
אבל רגע, כמה זמן באמת מערכת הגיוס תחסוך לי? כלל אצבע הוא שמערכת גיוס תחסוך לכם 30% מהזמן המושקע בגיוס עובדים! זה אומר שיתפנה לכם המון זמן אותו תוכלו לנצל לטובת דברים נוספים – הגדלת גיוסים, השבחת תהליכי עבודה, צמיחה, ניהול ועוד!
לסיכום – כמובן שלמערכת הגיוס יש כלים רבים, מלבד חסכון בזמן, אבל אם נצליח לחסוך את כמות השעות הרצויה (והלא גדולה כך שניתן לחסוך אותה ממש בקלות) בזכות מערכת הגיוס, אנחנו ממש נרוויח כסף בזכות מערכת הגיוס! מטורף, לא?
אוטומציות וקיצורי דרך בתהליכי הגיוס
ישנן פעולות רבות שאנחנו מבצעים בתהליכי הגיוס. חלקן הן באמת פעולות של גיוס, אבל בתוך תהליך הגיוס יש בערך 70% מהזמן שהוא דווקא לא הגיוס בפועל, אלא
אדמיניסטרציה. החל מניסוח המשרה, פרסומים, הקלדות של מידע באקסל, סידור וארגון קבצים, חיפוש במאגר המידע שלנו, שליחת הודעות למועמדים, ועוד ועוד. רוב מוחלט של הדברים האלו אינם גיוס, אלא דווקא פעולות נלוות שרובן אדמיניסטרטיביות.
על מנת להבין כמה זמן אנחנו יכולים לחסוך בעזרת אוטומציות וקיצורי דרך, נצטרך קודם כל להבין מה אנחנו עושים, וכמה זמן זה לוקח. איך נעשה את זה? ננסה לקחת כמה פעולות ולהבין אם נוכל לקצר את הדרך, ובזמן שנוצר לנו נוכל לעשות דברים אחרים, חשובים ומועילים יותר.
רישום מועמדים באקסל – רישום מועמד חדש באקסל לוקח בממוצע 3 דקות. זה אומר שאם קיבלנו 100 מועמדים – השקענו ברישום באקסל בערך 5 שעות. ואם אנחנו מקבלים 500 מועמדים בחודש, יושקעו ברישום באקסל 25 שעות בחודש! נתון מטורף! העניין הוא, שאנחנו לא תמיד מרגישים את זה, מאחר וזה מגיע במנות קטנות, בכל פעם 3 דקות, אנחנו חושבים שזה לא דרמטי. אבל אם נסתכל על זה בחישוב כללי – נראה שזה אבדן זמן עצום! מערכת הגיוס עושה את העבודה הפשוטה הזו באופן אוטומטי לחלוטין, וללא מגע יד אדם! היא תדע לקבל את קורות החיים ולהוציא מהם את המידע, לסווג אותם למשרה המתאימה, וגם לפתוח כרטיס מתאים.
בדיקת כפילות מועמדים – לוקח בממוצע 2 דקות לבדוק אם המועמד הזה כבר קיים או היה איתנו בקשר. זה אומר לבדוק באקסלים שלנו, או לבדוק בתיקיות שאנחנו שומרים את קורות החיים, או בתכתובות במייל. מאחר וכל הדאטא לא תמיד מסודר, יכול להיות שגם לא נמצא את המידע שחשוב לנו, ואיבדנו עוד זמן יקר. כמובן גם כאן, תכפילו ב-100 מועמדים ותגלו עוד 3.3 שעות מבוזבזות. מערכת הגיוס תעשה את הפעולה הזו באופן אוטומטי לחלוטין.
שליחת הודעות למועמדים – בתוך תהליך הגיוס אנחנו שולחים המון הודעות למועמדים. בעבודה ידנית, נצטרך לשמור אותם באנשי הקשר שלנו כדי לשלוח להם וואטסאפ (לוקח בממוצע כדקה), ואז לחשוב על ההודעה ולכתוב להם את ההודעה, לוקח כ-3 דקות בממוצע. אבל בעבודה עם מערכת גיוס, אין צורך לשמור מועמד ברשימת אנשי הקשר, ואין צורך לכתוב את ההודעה. המערכת כבר יודעת לשלוח את ההודעה בלי שמירת איש הקשר, וניתן להשתמש בתבניות שמורות, כי הרי אין צורך לחשוב אפילו שוב על ההודעה מחדש אם כבר ניסחנו אותה. אותו דבר ניתן לעשות גם באמצעות דוא"ל וגם באמצעות הודעות סמס. ניתן אפילו לייצר אוטומציה, כך שאם מועמד מגיש מועמדות הוא מקבל מייל "תודה רבה" על ההגשה, או לשלוח הודעות דחיה למועמד עם סיום התהליך עימו ולא לשכוח.
סינון מועמדים – באמצעות מערכת גיוס אפשר לערוך סינון אוטומטי למועמדים על בסיס קריטריונים שאתם תגדירו, ובעצם לעבור רק על קורות חיים מתאימים לסינון שהגדרתם. זה אומר שאם אנחנו משקיעים כחצי דקה בכל קורות חיים, נוכל לחסוך בממוצע כ-50% מהזמן. כלומר: על כל 100 מועמדים נוכל לחסוך כשעה של סינון למועמדים לא רלוונטים.
סדר וארגון – כל המידע נמצא במקום אחד. זה אומר שאם אנחנו מחפשים מידע מסויים, בין אם זה מועמד, מילה בקורות חיים, שלב בתהליך, או סיכום ראיון – הכל יהיה באותו המקום, ויהיה לנו קל ונוח למצוא אותו. זה גם אומר שאם מועמד כבר פנה אלינו בעבר, יהיה לנו מול העיניים את תהליך הגיוס שהוא כבר עבר ונוכל לחסוך הרבה זמן בתהליכים שלנו.
ממשק נוח לתהליכים – בתוך מערכת הגיוס תוכלו למצוא את כל המידע במקום אחד, ביחד עם ממשק נוח לניהול התהליכים, כך שבפועל גם תצורת העבודה ונוחות העבודה משתפרות – ואיתם מהירות העבודה. לדוגמא- ניתן למצוא ממשקים מיוחדים לראיונות טלפוניים, עם תסריט השיחה, שאלות הסינון, קורות החיים, ופרטי המשרה – במסך אחד. ניתן לראות את היסטוריית המועמד במקום אחד ולהבין איזה תהליכים הוא כבר עבר אצלנו, ועוד ועוד. ניהול תהליכים בממשק נוח לפעולה, בלי קפיצות בין מסכים, יכול לחסוך לבדו כ-20% מזמן העבודה שלנו בתהליכי הגיוס!
הגעה ראשונים למועמדים – ככל שתהליכי הגיוס שלנו יהיו איטיים יותר, כך נגיע מאוחר יותר למועמדים. מתחרים שלנו ישיגו אותנו ועלולים כבר להתחיל תהליך או אפילו לגייס את המועמדים. אם תהליכי הגיוס שלנו יהיו מהירים יותר – נצליח להגיע ראשונים למועמדים ולגייס יותר, וגם כוח אדם איכותי יותר. לא נפספס את הטובים ביותר -אלו שמגייסים אותם מהר.
שימו לב שאלו רק דוגמאות, יש עוד הרבה מאוד אפשרויות לאוטומציות וקיצורי דרך בתוך תהליכי הגיוס בזכות מערכת גיוס. העניין הוא שאנחנו יכולים לחסוך עשרות רבות של שעות עבודה בתהליך הגיוס! שעות עבודה יקרות, אדמיניסטרטיביות, שאינן מועילות – מה שנקרא "עבודה שחורה" – שאנחנו לא אוהבים לעשות. שעות רבות שאפשר לחסוך פשוט באמצעות סדר- הכל במקום אחד ובצורה נוחה. עשרות שעות יקרות בתהליך הגיוס שנוכל לנתב אחרת בזכות מערכת גיוס עובדים!
עלויות פרסום משרות וגיוס חיצוני
אין ספק שעלויות של פרסום המשרות, ועלויות של גיוס חיצוני הן עלויות גבוהות מאוד. אלו כנראה העלויות הגבוהות ביותר שיש למחלקת הגיוס שלכם. העלויות האלו בחלק ממחלקות הגיוס גבוהות יותר מהמשכורות של צוות הגיוס! זה אומר שאם נוכל להוזיל את העלויות האלו – נוכל לחסוך הרבה מאוד כסף. גם בתהליך הזמן יהיה קל מאוד לחשב את החזר ההשקעה (ROI) שלנו אל מול שימוש בתוכנה לגיוס עובדים.
פרסום משרות בתשלום – זה יכול להיות אתרי דרושים, פרסום ממומן, מודעות בעיתונות. לא משנה איפה תפרסמו – זה עולה כסף. זה אומר שכל הפניות שמגיעות אלינו שוות כסף, ולכן חשוב מאוד לשמור אותם במאגר מסודר, לשימוש עתידי (ראו בהמשך). מערכת גיוס תעזור לנו לנהל תהליך גיוס מסודר מקצה לקצה, לא לפספס אף מועמד, לפנות למועמד המתאים ביותר באופן הכי מהיר – כך נצליח להגיע לאחוזי גיוס גבוהים יותר! דמיינו דלי שיש בו חורים, וחלק מהמועמדים שלנו הולכים לאיבוד בתהליך, בין אם כי לא התקשרנו אליהם מהר מספיק, ובין אם כי הם נפלו לנו או למנהלים המגייסים בין הכסאות. ומה זה אומר? אם נגייס בצורה יותר טובה ויותר יעילה, נוכל לחסוך כסף על הוצאות פרסום מיותרות, או לחלופין, להקצות את העלויות פרסום האלו עבור משרות נוספות כדי לגייס יותר עובדים.
גיוס חיצוני בתשלום – כאשר אנחנו מאבדים את הידיים והרגליים, לעיתים עלינו להשתמש בשירותים חיצוניים בתשלום בכדי לגייס עובדים. שירותים אלו גם הם לא זולים, וככל שנגייס בצורה יותר יעילה ומסודרת, נוכל לחסוך עלויות חיצוניות. כמה פעמים נתקלתם במועמדים שנשלחו אליכם ע"י שירות גיוס חיצוני, וגיליתם שאתם כבר מכירים אותם, אבל לא ממש דיברתם איתם כי הם נפלו בין הכסאות? זו בדיוק המטרה של מערכת הגיוס – לעשות סדר בכל הבלאגן הזה.
פרסום בחינם? לא ממש – גם לפרסום בחינם יש עלויות, והוא זמן העבודה שלכם. חשבו כמה שעות עבודה אתם משקיעים בפרסום בחינם, קבוצות פייסבוק למשל. חשבתם שחסכתם המון כסף, אבל בפועל – השקעתם בפרסום בחינם חצי שעה ביום? זה אומר 11 שעות בחודש. קחו בחשבון שאם שעה שלכם עולה 100 שח למעסיק, זה אומר 1,100 ש"ח בחודש על פרסום "בחינם". כלומר 13,200 ש"ח בשנה. הייתם מאמינים?
שימוש במאגר מועמדים – כבר דיברנו על כך שפרסום עולה כסף. זה אומר שכל המידע שמגיע אלינו מתוך הפרסומים – שווה המון כסף! מאגר מועמדים עוזר לנו לחסוך עלויות בצורה ניכרת, כך שנוכל בעתיד לחזור גם למועמדים שלא הסתדר איתם עכשיו, אבל אולי יסתדר איתם בהמשך. כן כן, זה קורה, ולא צריך לשלול את זה. תתפלאו – מאגר מועמדים יכול לעשות לכם גיוסים מעולים בקלות מדהימה, אם רק תנהלו אחד כזה, וגם תדעו לעבוד איתו נכון. דמיינו שתצליחו לגייס בעזרת מאגר המועמדים שלכם עוד מועמד אחד כל חודשיים, בלי הרבה מאמץ – כמה כסף וכמה זמן תחסכו על גיוסים?
ניהול מקורות גיוס – בתוך מערכת הגיוס נוכל לקבל תובנות משמעותיות על מקורות הגיוס שלנו. כמה כסף השקענו בכל מקור, וכמה גיוסים יצרנו בעזרת המקור. זה יתן לנו תובנות איפה כדאי לנו לפרסם את המשרות שלנו, ואיפה לא. וכך לחסוך כסף על פרסומים שאינם מועילים לנו.
מניעת טעויות בתהליכי הגיוס
כולנו בטוחים שאנחנו לא עושים טעויות. אבל מסתבר בסוף שאנחנו בני אדם, ואנחנו עושים טעויות, בין אם אנחנו רוצים או לא. חמור מכך, חלק מהטעויות הן טעויות שאנחנו לא מודעים אליהן – כלומר, עשינו טעות ואנחנו אפילו לא יודעים שעשינו טעות, ולכן אין לנו שום הזדמנות לתקן. טעות כזו יכולה גם להיות טעות חוזרת, וזה עוד יותר נורא. טעויות אחרות הן טעויות שאנחנו כן מגלים ומודעים להן, ואז יכולים לנסות לתקן אותן להבא, או בדיעבד אם נספיק.
אז כמו כן דבר בחיים, גם בתהליכי הגיוס יש הרבה טעויות שנעשות ע"י בני אדם ותתפלאו, הטעויות האלו עולות המון המון כסף. המטרה שלנו היא לנסות לצמצם את הטעויות שאנחנו כבני אדם עושים, או להגיע למצב שיש לנו פיקוח ובקרה עליהן, בכדי שנוכל לתקן אותן.
להלן דוגמאות לטעויות נפוצות שעושים בתהליכי הגיוס:
פספוסי מועמדים – מועמדים שפנו אלינו ולא חזרנו אליהם, או שהתקשרנו אליהם והם לא ענו, אז המשכנו הלאה ושכחנו לנסות שוב, כי אין לנו מערכת ניהול מתאימה שתדאג שלא נשכח. מועמדים שפנו אלינו ושכחנו לרשום את זה באקסל או ברשימה שלנו, ולכן אנחנו גם לא נזכור שהם פנו ולא נזכור ששכחנו לחזור אליהם. אם המועמד מתאים אנחנו עלולים לפספס פה גיוס טוב, דבר שגורם לנו לאבדן כספי גדול מאוד.
הפניות מועמדים – הפניה של מועמדים למנהלים המגייסים, בלי לרשום אותם בשום מקום. כך שבפועל יתכן והמועמד הזה עבר דרכנו ושכחנו לרשום את זה במקום המתאים, ומשם איבדנו שליטה על התהליך עם אותו מועמד. דבר כזה יכול לגרום לנו נזקים גדולים, לדוגמא- אם אנחנו אמורים לקבל עמלה על כך, יתכן ולא נדע שהמועמד גוייס ולא נקבל אותה. יכול להיות מקרה שהמנהל המגייס כלל לא חזר למועמד, ואנחנו גם לא זכרנו לבדוק איפה התהליך עומד – כך שגם הפסדנו מועמד טוב וגם עשינו נזק תדמיתי לארגון בשל אי העדכון שלו בהמשך התהליך. או למשל אם המועמד הזה יצא מהתהליך ושכחנו לשלוח אליו מייל דחיה. כל אלו יכולים לגרום לנזק כלכלי לא קטן.
מועמד שלא התאימו בעבר – מועמדים שכבר עברו דרכנו ועשו "פאדיחות" או אפילו עבדו אצלנו ופוטרו. המידע לא מתועד בצורה מסודרת ואולי בטעות התחלנו איתם תהליך גיוס שוב (ואולי הם אף גוייסו שוב!). תתפלאו, שמענו כבר על מועמדים שפוטרו וגוייסו שוב לאותו ארגון בלי שהדבר הזה היה ידוע (לעיתים כי שכחו, ולעיתים כי רכזת הגיוס התחלפה ושום דבר לא תועד). רק מחלקת השכר גילתה את זה, ולאחר כחודש אותו עובד פוטר. חשבו כמה כסף עלתה הטעות הזו – בין אם זה המשכורת של העובד, שעות חפיפה שהושקעו בו, והצורך לעשות את כל הגיוס מחדש!
טעויות כאלו עולות לא מעט כסף. טעות חמורה כזו אחת בשנה יכולה להיות שווה 20,000-50,000 ש"ח בקלות רבה.
זיכרון ארגוני של החברה
אני שומע הרבה פעמים את הססמאות של אנשי גיוס שהם "זוכרים בעל פה את כל המועמדים". כלומר – הם לא צריכים לרשום בשום מקום את התהליכים, זוכרים את קורות החיים ואת המועמדים והשלבים שהם עברו.
כדאי להסתכל למציאות בעיניים – בין אם אתם מנהלים את משאבי האנוש בחברה גדולה, מגייסים בארגון או בחברת השמה – קחו בחשבון שאנשי הגיוס מתחלפים, ואולי גם אתם או העובדים בחברה שלכם יתחלפו יום אחד. אם לא נשמור על תיעוד של התהליכים שהמועמדים עברו, והכל יהיה מרוכז ומסודר במקום אחד, תחלופה של מגייס תהווה מכה קשה מאוד לזיכרון הארגוני של החברה.
ובמה זה בא לידי ביטוי? זה אומר שאם מועמדים עברו אצלי תהליכים, ולא תיעדתי את זה במערכת מסודרת, אלא רק במייל או בתיקיה או באקסל שלי, אז המחליף שלי או מי שנשאר במחלקת הגיוס בחברה, לא ידע שהמועמד הזה כבר טופל בעבר ומה קרה איתו, ואת ההתרשמות ממנו. זה אומר שהוא יצטרך להתחיל את כל התהליכים מחדש, בלי לדעת מה קרה עם המועמדים בעבר.
למה זה חשוב? כדי שלא נעשה עבודה כפולה ומכופלת וגם נעשה לעצמנו "פאדיחות" מול מנהלים מגייסים. לדוגמא – אם המועמד הזה כבר רואיין אז יש עליו כבר סיכום ראיון ולא צריך לשאול אותו את כל השאלות שוב ואולי לא צריך לצלצל אליו בכלל – לראיין את אותו המועמד פעמיים יכול לגזול לנו חצי שעה מיותרת סתם. ואם יש כמה כאלו כל חודש, נפסיד סתם שעות עבודה יקרות.
דוגמא אחרת – אם מועמד מסויים כבר רואיין והועבר למנהל מגייס וקיבלנו פידבק שלילי עליו, אנחנו לא נרצה לבזבז את הזמן ולראיין את המועמד שוב בעקבות פניה חוזרת שלו, ולשלוח אותו שוב לאותו מנהל מגייס. גם מול המועמדים זה יכול לגרום לאי נעימויות – כך שנפנה למועמד שכבר לא התקבל אצלנו בעבר כאילו שאנחנו לא מודעים לזה, וגם מול המנהל המגייס זה בהחלט לא יהיה נעים. אבל יותר מכך – זה יבזבז לנו המון המון זמן יקר, וגם יעכב את תהליך הגיוס.
יותר מכך – כבר הזכרנו את המצב בו אפשר אפילו לגייס עובד שכבר עבד אצלנו ופוטר, בלי לדעת את זה, מאחר והמידע שלנו אינו מסודר.
שמירה על הזכרון הארגוני של החברה שווה הרבה מאוד כסף ומונעת עבודה מיותרת וטעויות בתהליכי הגיוס שעלולות לעלות לנו ביוקר – ואסור לנו לוותר עליה.
חסכון בעלויות על קנסות ותביעות
למגייסים יש חוקים שהם צריכים לעמוד בהם. אי עמידה בהם עלולה לגרור קנסות / תביעות / שלילת רישיון – תלוי בסוג המגייס או החברה. להלן מספר דוגמאות:
רישום מסודר – על חברת השמה חלה "התחייבות לקיים רישום מסודר של הלקוחות ושל הטיפול בהם, במטרה לאפשר בקרה ופיקוח." כך לפי הבקשה לרישום להפעלת חברת השמה באתר משרד הכלכלה. זה אומר שאם לא תיעדתם וביצעתם רישום של התהליכים במקום מסודר, אתם חשופים משפטית.
הודעה למועמד על תוצאות הליך המיון – מעסיקים חייבים (חוקית, אבל גם מוסרית) למסור הודעה למועמד על תוצאות ההליך שלו. החוק חלק על מעסיקים מסויימים, ותלוי במשך הימים של התהליך. אולי אם לא תתעדו את הכל בצורה מסודרת, ולא תהיה לכם דרך לשלוח הודעות בצורה קלה ונוחה – אתם חשופים משפטית.
ניתן לקרוא עוד בנושא הודעה למועמד על תוצאות הליך המיון כאן.
רישום ואבטחת מאגר מידע – גם בנושא זה, אם תחזיקו מאגר מידע גדול של מועמדים או לקוחות – עליכם לדאוג לרישום מסודר שלו ואבטחת המידע – לפי תקנות הגנת הפרטיות.
מערכת גיוס תיתן לכם מענה לכל אלו ועוד, ותקטין משמעותית את החשיפה המשפטית שלכם. מן הסתם, זה יכול לחסוך לכם הרבה מאוד כסף.
עלויות מחסור בעובדים בארגון
אם אתם מגייסים בארגון עסקי, למחסור בעובדים יש השלכה כספית אדירה.
ניקח את הדוגמא הבאה כדי לפשט – יש לנו מפעל שצריך 10 עובדים כדי לייצר 10 מוצרים כל יום. כל מוצר נמכר ב-1000 שח.
זה אומר שאם אין לנו עובדים בכלל, אנחנו מפסידים כל יום הכנסות של 10,000 ש"ח – כי אין יצור בכלל. ואם חסרים לנו 3 עובדים במפעל, נפסיד כל יום הכנסות של 3,000 ש"ח!
כלומר – בחברה עסקית אם חסרים לנו עובדים, יש סיכוי מאוד טוב שתהליכים שונים מתעכבים לנו, והחברה לא מגיעה למלוא התפוקה שלה, דבר שבפועל גורם לאבדן הכנסות – דבר שנוכל לייעל ולמנוע במקרים רבים, באמצעות שיפור של תהליכי הגיוס שלנו. אבדן ההכנסות הזה הוא ממש עצום, מעבר לכל פרופורציה לעומת עלויות של מערכת גיוס עובדים. למשל אם חסרים לנו אנשי מכירות, אנשי יצור, נהגים, מתכנתים – כל מחסור כזה בעובדים גורם לאבדן הכנסות ותפוקה לארגון. ושוב, ניסינו לחסוך כסף והפסדנו הרבה יותר.
הפקת דו"חות ותובנות לשיפור תהליכים
ניהול ושיפור התהליכים שלנו הוא דבר חשוב מאוד. אנחנו רוצים כל הזמן להצליח להיות טובים יותר – להגיע מהר יותר למועמד המתאים, להצליח להגיע ליותר מועמדים, לחסוך בעלויות פרסום. בנוסף לכך – אנחנו יכולים לדעת איפה יש לנו נקודות לשיפור ברמת המשרה – על מה המועמדים נופלים ואיך אפשר להשתפר.
השימוש במערכת גיוס עובדים יוכל להפיק עבורנו את הדו"חות והתובנות האלו בקלות רבה מאוד – הכל מתועד וניתן להגיע למסקנות על בסיס הנתונים שנצברים באופן אוטומטי. בעזרת המסקנות האלו נוכל לשפר עוד את תהליכי הגיוס שלנו – ולהגיע לאפקטיביות גבוהה יותר.
לסיכום – ניסינו לחסוך אבל הפסדנו המון
אנחנו כמגייסים צריכים לעבוד בצורה היעילה ביותר. להגיע ראשונים למועמדים, לדעת לנהל תהליכים, למנוע טעויות וגם לעמוד ביעדים ולוחות זמנים. לשם כך אנחנו חייבים כלי עבודה שיסייע לנו. אנחנו לא יכולים לעשות את זה עם דף ועט, עם תיקיות במחשב או קבצי אקסל – זה פשוט מעכב את התהליכים שלנו, וגורם לנו לעבוד הרבה יותר קשה.
אם עד עכשיו חשבנו שלעשות את הכל ידנית לפחות חוסך לנו כסף – עכשיו גילינו שלא רק שלא נחסוך בכל כסף, אלא נפסיד כסף בכמויות עצומות! אלו ההפסדים הסמויים, שאנחנו לא רואים אותם, אבל הם ממש שם, והם גדולים מאוד.
לכן אם אתם רוצים להיות מגייסים מקצועיים – תדאגו לעצמכם לכלי עבודה המקצועי היחיד של מערכת – מערכת לגיוס עובדים.
כך גם תהנו יותר מהעבודה, גם תצליחו לגייס יותר וגם תחזירו את ההשקעה בתוספת רווח כספי משמעותי.
הערה: מדריך זה סוקר את תהליכי גיוס אנשי גיוס בישראל. המדריך מיועד לשמש מקור מידע בלבד והוא אינו מהווה המלצה ו/או יעוץ משפטי/חוקי/עסקי או אחר. בכל מקרה של יעוץ מומלץ להתייחס עם גורמי מקצוע והאחריות בשימוש במידע הכתוב במדריך זה הינה באחריות הקורא בלבד. המדריך נכתב בלשון זכר אולם התובנות בו מתאימות לנשים וגברים כאחד.
