גם אתם אנשי גיוס מתוסכלים? רוצים מערכת גיוס איכותית, אבל ההנהלה לא מסכימה? “תקועים" עם ערמת אקסלים וחוסר יעילות מרגיז? אתם לא לבד – זה מצב ידוע, שקיים בארגונים רבים בארץ. מחלקת הגיוס מבינה את חשיבות מערכות הגיוס אך ההנהלה לא מעוניינת להשקיע בכך. לרוב על רקע חשש לגבי העלות, הזמן ו/או אתגרי ההטמעה. ואפשר להבין אותם – הם פשוט לא מכירים את הנושא לעומק ולכן לא קולטים, שהימנעות משימוש במערכת גיוס מתוך רצון לחסוך עלויות, מובילה בפועל להפסדים משמעותיים בזמן ובכסף ולפגיעה באיכות הגיוסים. רוצים את "המפתח" לשכנע אותם?
לפניכם הסבר מעשי ותמציתי (שתוכלו פשוט להעביר להנהלה), אשר כמעט בוודאות יחדש להם לא מעט. אולי גם לכם! בעזרתו תקדמו במהירות זווית ראייה חדשה על העניין כולו וכנראה גם את פריצת הדרך, שאתם כאנשי מקצוע יודעים שניתן להשיג:
השקעה במערכת גיוס תוחזר במהירות
הטמעה של מערכת גיוס עובדים איכותית תוביל להחזר השקעה מהיר לאחר הטמעת מערכת הגיוס. האם תוכלו להעריך כיצד? סביר שתגידו – חסכון ניכר בשעות העבודה שנדרשות למחלקת הגיוס. זה נכון! וזהו למעשה חיסכון דרמטי – צמצום של כ-30% מהזמן המושקע בגיוס עובדים (תיכף נסביר בדיוק איך)! אך יש עוד זוויות ROI נוספות ורבות, לייעול שמערכת כזו תקדם. האם אתם מודעים לכולן? למשל:
- עמידה משופרת ביעדי הגיוס – תצמצם הפסדים הנובעים ממחסור בעובדים. הגעה מהירה למועמדים מתאימים, תקדם תועלות כספיות מגיוס עובדים שמתאימים יותר לתפקיד.
- ניתוח וזיהוי מקורות גיוס אפקטיביים – יובילו לחיסכון בעלויות פרסום וגיוס חיצוני.
- צמצום עלויות של טעויות אנוש – כגון מניעת פניות כפולות למועמדים וגיוס מועמדים שכבר נפסלו בעבר. אנקדוטה מהחיים שתמחיש ותחדד זאת: ארגון מקומי גייס בטעות עובד, שהוא כבר גייס ופיטר בעבר! עם מערכת גיוס עובדים איכותית זה לא היה קורה.
מהפך למנהלים ואנשי גיוס – שליטה במצב והבנתו לעומק עם תוכנת גיוס
כידוע (ואם לא ידוע – חשוב להדגיש!) – מערכת גיוס מרכזת את כל המידע במקום אחד, במקום השימוש המאולתר באוסף גיליונות אלקטרוניים, תיקיות שונות במחשב, קבצי וורד או PDF ועוד. היא מאפשרת עבודה משותפת על תהליכי הגיוס, כולל מרחוק ואפילו מהבית. מבחינת מנהלים, היא מהווה מקור מידע אחד רשמי על נושא הגיוס, שהוא עדכני וללא כפילויות מידע. היכולת של מערכות אלה לניתוח נתונים ומדידה, מהווה שדרוג ניכר לתועלת העסקית שהטכנולוגיה מביאה לגיוס. גם היבט זה כמובן, משמעותי מאוד לחברי הנהלה. גם מאחר שקבלת החלטות אופטימלית חייבת להתבסס על מידע אמין.
מערכת הגיוס מספקת שקיפות ונגישות למידע עבור כל הגורמים הרלוונטיים, עם היכולת להפיק בנוחות ובמהירות דו"חות מפורטים על תהליכי הגיוס. אפשר לעקוב אחר מצב המועמדים בכל שלב וניתן לשפר תהליכים, באמצעות התעמקות נקודתית כגון ניתוח סיבות דחייה או ניתוח מקורות גיוס. במערכת גיוס ניתן גם להתאים תהליכי גיוס למנהלים שונים.
הצורך הזה יכול לקרות גם כאשר יש תחלופה בקרב אנשי הגיוס במחלקה. כאשר "הכל בראש" או זרוק בתיקיות שונות, ומגיעה מנהלת גיוס חדשה, היא לא ממשיכה מאותו המקום שהיתה בו מנהלת הגיוס הקודמת, אלא מתחילה מהתחלה. למשל – היא צריכה לעבור שוב על קורות חיים של מועמדים שכבר נפסלו או הגיעו לראיון ולא התאימו, היא צריכה לראיין שוב מועמדים שכבר רואיינו ולא התאימו – הדברים האלו לא רק מבזבזים זמן רב, אלא גם מותירים רושם לא בדיוק טוב על המועמדים שמקבלים את אותה הפניה שוב לאחר שכבר נפסלו בעבר.
גם בעניין העמידה בפני החוק – יש למערכת הגיוס יתרונות רבים. כיום ישנם חוקים שונים בנושא ניהול תהליכי הגיוס, כמו למשל שליחת מייל דחיה למועמדים, וכדאי שהמעקב והתיעוד יהיו בתוך מערכת הגיוס, על מנת לא להפר את החוק ולהיות חשופים משפטית בנושא זה.
שיפור יעילות הגיוס – כל המידע ואוטומציה מרבית במערכת לניהול הגיוס
מזווית מסוימת, ניתן לומר שמערכות מידע עסקיות מטפלות "בגדול" בשני דברים: במידע ובתהליכי עבודה. במקרה של מעבר אל מערכת גיוס, הטמעתה תפתור לכם את שני ההיבטים האלה באופן מעולה:
ראשית, אתגר היקפי המידע הגדולים וחיפוש "המחט בערמת השחת" של כוח אדם איכותי באמת: מערכת הגיוס שומרת את כל המידע של הפונים, כולל אלה שלא מתאימים להגדרות המיון שלכם באותו הרגע. למעשה, הפורמט האוטומטי מאפשר לשמור היקפים אדירים של מידע מסוג זה. מערכת גיוס עם AI מובנה מנגישה אותו בצורה נוחה ביותר, אז מדוע שלא לנצל זאת? כך תוכלו למצות מידע קיים על מועמדים שפנו בעבר, עבור פנייה עתידית אליהם. תוכלו למנוע איבוד מועמדים פוטנציאליים, להגיע מהר יותר למועמדים ולשפר סיכויי גיוס. כלומר לנצל מאגר מועמדים קיים כמקור גיוס נוסף ולהוציא פחות כסף על פרסום.
עוד בנושא אוטומציה – ניתן להשתמש במודולים מעניינים במערכות הגיוס כגון: מייל תודה אוטומטי למועמד לאחר הפניה, שאלוני סינון ראשוני אוטומטיים למועמדים, מודול ניהול חברות השמה ומגייסים חיצוניים, ועוד.
תועלת נוספת: היבט זה של שמירת וניהול המידע באופן יסודי ומתקדם, מפחית שחיקה של מגייסים, שלא צריכים לתעד ולשמור את המידע אלא הוא נשמר אוטומטית. למעשה, הוא גם מפחית את התלות במגייס ספציפי (מה קורה כשמגייס יוצא לחופש או כשיש חילופי כוח אדם במחלקת הגיוס?).
שנית, לגבי אתגר תהליכי העבודה היעילים, האוטומציה תזניק את יכולות החברה שלכם לרמה חדשה. כך תוכלו לחסוך בשעות עבודה רבות ויקרות, שאתם מבזבזים כעת על פעולות שניתן לבצע אוטומטית. לדוגמה: אוטומציה בתקשורת עם המועמדים, קליטה אוטומטית למערכת הגיוס של מועמדים מכל המקורות, חיפוש מהיר במאגר המועמדים לפי קריטריונים, סיווג אוטומטי של מועמדים לפי קריטריונים (משרה, אזור, תפקיד וכו') או זיהוי קורות החיים שמתאימים לקריטריונים מבוקשים.
אגב, דווקא הכנסת טכנולוגיה מתוחכמת יותר בדמות תוכנת גיוס עובדים, מאפשרת לעסוק פחות באדמיניסטרציה. היא תאפשר לאנשי הגיוס לעסוק יותר בהיבטי גיוס ממש ופחות ב"מנהלות". כלומר, לשפר את החזר ההשקעה באנשי הגיוס עצמם. כרקע וכהשלמה לכך, כדאי לזכור את כלל האצבע הבא: לא מערכת גיוס כ-70% מהזמן שמושקע בתהליך הגיוס מוקדש לפעילויות אדמיניסטרציה ולא לגיוס בפועל!
ניהול שינויים – להבין ולהתמודד בהצלחה
בואו נשים את הדברים על השולחן – גם כאשר מבינים ששינוי מסוים הוא חשוב ואפילו בלתי נמנע, יש לפעמים נטייה לדחיינות לגביו. מדוע? עשויות להיות לכך סיבות הגיוניות וחשובות, כגון "אין זמן”, "אין תקציב”, "השינוי עשוי לשבש עבודה שוטפת” ועוד. אך כמעט תמיד, מסתתרות ברקע גם כמה סיבות משניות שחשוב להיות מודעים גם להן. למשל – ש(שינוי) זה לא כיף. הוא מאלץ להתרגל לדרכי עבודה חדשות. ואם אתם מנהלים אשר רגילים לאופן עבודה מסוים ואפילו מחבבים אותו, למה לשנות?.. ואם אתם אולי אלה שתיכננו ושיפרו את המנגנון הנוכחי שיוחלף, מה פתאום שיחליפו אותו ככה סתם?
אז בתור אנשי גיוס שעומדים מול מצב כזה, חשוב שתכירו מעט את התחום הניהולי החשוב של "ניהול שינויים" ואת היבט ההתנגדות לשינויים. זה אומר להבין את חברי ההנהלה, לנסות לחשוב קצת מנקודת מבטם ולהבין מה מפריע להם בהקשר הטמעת מערכת גיוס.
אז במה כרוכה הטמעת מערכת גיוס? שימו לב כמה זה בכלל לא נורא והסבירו להנהלה שמתלבטת: בארגון בסדר גודל בינוני, אם ממנים אחראי על ההטמעה וישנו שיתוף פעולה טוב של ההנהלה ומחלקת הגיוס, עם בחירת תוכנת גיוס עובדים מקצועית וידידותית וצוות תוכנת גיוס שמבין ומומחה בהטמעה, ניתן להטמיע מערכת גיוס בכמה שעות בלבד!
כך תשכנעו אותם! הטיפים לפריצת הדרך אל תוכנת גיוס עובדים
- להמחיש בנתונים – חשוב לוודא שההנהלה מבינה את העבודה הידנית הרבה שכרוכה בגיוס ללא מערכת גיוס. לשם כך, תוכלו לתעד את תהליך הגיוס ולהעריך את הזמנים שהוא גוזל. לרוב, זה יוצא יותר מכפי שנוטים להעריך במחשבה ראשונה. כהשלמה לכך, תוכלו להמחיש את תועלות מערכות הגיוס עם המספרים שהזכרנו קודם.
- להזכיר את המתחרים שלכם – מה המתחרים שלכם עושים בנושא זה? האם יש להם מערכת גיוס שמשאירה אתכם מאחור, מבלי שתהיו מודעים לכך? בארה"ב רק 1% מהארגונים עובדים ללא מערכת גיוס. יש לכך וודאי סיבה טובה! בישראל כ-33% מהארגונים עובדים ללא מערכת כזו, אך מספרם הולך ויורד במהירות.
- להזכיר תועלות אישיות להנהלה – מנהלים יהנו מיכולת מעקב ובקרה משופרת אחר תהליכי הגיוס. ראו פסקת "מהפך למנהלים ואנשי גיוס – שליטה במצב והבנתו לעומק".
- הציעו להם לקרוא את המאמר הזה! אפשר גם לפנות אלינו לקבלת חומרים נוספים ומפורטים בצורת מצגת להנהלה, שתוכלו להעביר.
- לא מזיק גם להכיר את הספר הידוע "מי הזיז את הגבינה שלי?” (ולהמליץ עליו לחברי ההנהלה..).
לסיכום, במילים פשוטות:
תזיזו כבר את הגבינה הישנה והמעופשת הזו. הגיע הזמן! וזה גם משתלם.
