המדריך השלם לניהול חברת השמה: טיפים להצלחה ורווחיות

אם הגעתם לכאן, אתם בטח מתעניינים באיך לנהל חברת השמה. מה הפעולות שצריך לעשות, איך בונים תוכנית עבודה, ואיך גורמים לחברה להיות רווחית ומצליחה להרבה שנים? המדריך המיוחד שלנו יעשה לכם סדר.

בעולם התעסוקה התחרותי של היום, חברות השמה מהוות גורם מכריע בתהליך גיוס העובדים המתאימים. ניהול מוצלח של חברת השמה בישראל מצריך לא רק הבנה מעמיקה של השוק, אלא גם מיומנויות ניהוליות מתקדמות. במדריך זה נעסוק בטיפים ובאסטרטגיות שיכולים לעזור לבעלי חברות השמה, בין אם הם בתחילת דרכם ובין אם הם מנוסים, לייעל את פעולתם ולהשיג רווחיות גבוהה יותר. ניגע בנושאים כמו תכנון עסקי, ניהול זמן, שיווק, ושירות לקוחות, במטרה לספק לך את הכלים הנדרשים להצלחה בתחום הדינמי הזה.

מאמר זה סוקר את תהליכי הקמת חברת השמה בישראל וטיפים להצלחה. המאמר הינו כללי ואינו מותאם אל הקורא הספיציפי. מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים (כמו עורך דין, רואה חשבון) בכל קבלת החלטה בנושא זה. אין להסתמך על מאמר זה בשום נושא משפטי, כספי חוקי או עסקי, והוא מהווה מאמר מידע בלבד. השימוש במאמר זה באחריות הקורא בלבד.

תוכן עניינים

מטרות המדריך
פרק א – צעדים ראשונים להקמה
פרק ב – בחירת נישה ושוק יעד
פרק ג – מי אני ואיפה אני רוצה להיות בעתיד
פרק ד – בניית תוכנית עסקית וניהול פיננסי
פרק ה – הוצאת רישיון לשכה פרטית
פרק ו – אסטרטגיות גיוס והשמה
פרק ז – ניהול זמן ויעילות
פרק ח – טכנולוגיות ומערכות מידע
פרק ט – חלוקת משימות וניהול צוות
פרק י – שיווק ומיתוג
פרק יא – שירות לקוחות
פרק יב – מדדי הצלחה ורווחיות
פרק יג – לומדים מהמקצוענים – בעלי חברות השמה משתפים בהמלצות שלהם
סיכום והמלצות

מטרות המדריך

מטרת המדריך הזה היא להעניק לבעלי חברות השמה את הכלים והידע הנדרשים כדי לנהל את עסקיהם בצורה יעילה ומועילה. במדריך נציג עקרונות ניהול חשובים, טכניקות לסידור זמן וחלוקת משימות, וכן דרכים לשיווק החברה ולשיפור שירות הלקוחות. כמו כן, נדון בדרכים למדוד הצלחה ולהגביר את הרווחיות של החברה. כל זאת, תוך התמקדות בצרכים ובמאפיינים הייחודיים של שוק העבודה הישראלי. אנו מקווים שהמדריך יספק לכם תובנות חשובות ופרקטיות שיסייעו לכם לייעל את פעולתם של חברת השמה ולממש את הפוטנציאל הגלום בה.

למה כדאי לך לקרוא את המדריך הזה בעיון:

המדריך הזה הוא דבר סופר קריטי להצלחה שלך בניהול חברת ההשמה. יש לך ההזדמנות ללמוד ולקבל תובנות שנים רבות, כולל טיפים מבעלי חברות השמה מצליחות. הידע הזה שווה זהב! וזה מה שהוא יתן לך:

– יעזור לך לסלול את הדרך הנכונה עבורך
– יתן לך את התובנות איך לעבוד בצורה נכונה ומסודרת
– ידחוף אותך לצמוח פי 10 יותר מהר
– יחסוך לך מאות אלפי שקלים של טעויות
– יפחית לך דאגות, חששות והתלבטויות
– יעזור לך להרוויח הרבה יותר כסף בפחות זמן
– יתן לך תובנות של בעלי חברות השמה עם מעל 150 שנים ניסיון מצטבר

פרק א – צעדים ראשונים להקמה

הקמת חברת השמה היא תהליך מורכב, אך אם תבצעו את הצעדים הנכונים, תוכלו לבנות בסיס חזק להצלחה. בשלב הראשון, חשוב לערוך מחקר שוק מעמיק על תחום ההשמה הרלוונטי. הבינו מי המתחרים, מהן הנישות הפופולריות, ואילו צרכים קיימים בשוק. לאחר מכן, יש לגבש תוכנית עסקית מפורטת שכוללת את החזון שלכם, מטרות העסק, אסטרטגיות גיוס, ותוכנית פיננסית.

לאחר מכן, עליכם לרשום את החברה בצורה חוקית, כלומר להוציא רישיון השמה, כולל רישום העסק ברשויות – ניתן להיעזר במדריך הבא: המדריך המלא: איך מקימים חברת השמה עם רישיון לשכה פרטית

חשוב גם להגדיר את המודל העסקי שלכם— האם תעבדו עם לקוחות ישירים או דרך פלטפורמות דיגיטליות? בנוסף, כדאי לשקול לפתח מערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM) שתסייע בניהול המידע על לקוחות ומועמדים. שלב זה גם כולל גיוס עובדים מתאימים, אם יש צורך, והכשרה בסיסית להם על תהליכי העבודה של החברה.

במדריך זה נפרוט את הצעדים השונים לפרטי פרטים, על מנת לתת לכם את הכלים להצלחה.

מהי חברת השמה?

חברת השמה היא ארגון (עסקי או חברתי) העוסק בחיבור בין מחפשי עבודה לבין מעסיקים, כדי לשבץ את מחפשי העבודה במשרות ותפקידים הדרושים לאותם מעסיקים.
חברת ההשמה בעצם נמצאת בצומת מיוחד – היא מתווכת בקשר בין שני צדדים – מחפשי העבודה והמעסיקים.
הצד הראשון הוא מחפשי העבודה: היא מפרסמת משרות, מקבלת קורות חיים, מנהלת מאגר מועמדים, מבצעת סינון לקורות החיים, מבצעת ראיונות, ומחברת את מחפשי העבודה עם משרות מתאימות.
הצד השני הוא של המעסיקים: היא מתקשרת בהסכמים עם מעסיקים, מקבלת תיאורי משרות ודרישות תפקיד, ודואגת לחבר את המעסיקים עם מחפשי עבודה רלוונטים.
חברת ההשמה מבצעת את החיבור בין המועמד לבין המעסיק, כאשר היא מזהה שיש פוטנציאל להתאמה גבוהה למשרה.

מי הלקוח של חברת ההשמה?

חברות ההשמה מתחלקות ל-2 תחומים עיקריים: חברות השמה עסקיות, וחברות השמה חברתיות.

בחברת השמה עסקית, שנוצרה למטרה של רווחים, הלקוחות הם כמובן המעסיקים. במידה ותצליח חברת ההשמה באיוש המשרה על ידי מועמד מטעמה, היא תגבה מהמעסיק עמלה על השמה מוצלחת, כפי שסוכם אל מול המעסיק. למעשה, לחברת השמה אסור לגבות עמלה מהמועמדים עצמם (ראו בהמשך). למעשה, בדרך כלל מעסיקים בינוניים ומעלה יעבדו עם חברות השמה, מאחר וישנו צורך בתשלום עמלת השמה שאינה נמוכה. לכן מעסיקים קטנים יעדיפו לגייס לבד כדי לחסוך את העמלה הזו לעומת מעסיקים גדולים, שיש להם משאבים ומעדיפים לבצע תהליך ביחד עם חברות השמה וכך לזרז ולייעל תהליכים, ובנוסף יש להם צורך בכמות גדולה יותר של עובדים, והגיוס לבד הוא מורכב יותר. חלק מהמעסיקים מפרסמים בעצמם את המשרות, ונעזרים בחברות השמה רק בתפקידים שהם לא מצליחים לאייש, אולם יש מעסיקים שעובדים רק עם חברות השמה, על מנת לייעל את תהליכי הגיוס אצלהם בארגון.

יש גם חברות השמה חברתיות, ואינן למטרות רווח, למשל עמותות שמסייעות למועמדים מקהילה או מגזר מסויים למצוא עובדים. במקרים כאלו, יתכן וחברת ההשמה לא תגבה עמלה מהמעסיקים, ובפועל הלקוחות שלה יהיו דווקא מחפשי העבודה, כי היא נוצרה על מנת לסייע להם למצוא את העבודה. לכן חברת השמה כזו תקדם מועמדים שהיא רוצה לסייע להם למצוא עבודה, ותפנה באופן יזום למעסיקים רלוונטים שיכולים להתאים לכך.

מצאו את ההבדלים: חברת השמה, חברת כוח אדם, הד-האנטר, חברת Outsourcing

את המונחים האלו בטח שמעתם, אבל לא כולם יודעים מה ההבדלים בין חברת השמה לחברת כוח אדם, מהו הד-האנטר ומהי חברת אאוט-סורסינג. בין כל החברות יש מכנה משותף, כולן עוסקות בגיוס עובדים. אבל יש גם הרבה מאוד הבדלים ואם אתם כבר פותחים חברת השמה אז זה גם הזמן להבין אותם.

חברת השמה – חברה אשר מתקשרת עם מעסיקים שונים לגיוס עובדים, היא דואגת לאיתור מועמדים, מיון קורות חיים, ראיונות עבודה ואיוש המשרות. לא נקשרים בינה לבין העובדים יחסי עובד מעביד והקליטה שלהם היא ישירות אל המעסיק. גם מכללות מקצועיות או עמותות יכולות להקים חברות השמה, או לקבל רישיון לשכה פרטית, וזאת על מנת שיוכלו לסייע לתלמידיהן או לאוכלוסיות שונות למצוא עבודה מתאימה. לאחר קליטת העובד אצל המעסיק, חברות ההשמה לא נדרשות להוציא תלושי שכר או לנהל את העובדים, אולם הן נוהגות לתת תקופת אחריות לפני שהן גובות את עמלת ההשמה.

חברת כוח אדם – חברה אשר מתקשרת עם מעסיקים שונים לגיוס עובדים. היא מנהלת מאגר מועמדים ומציעה להם משרות שונות. חברת כוח האדם היא גם מעסיקה בפועל את אותם עובדים, ובעצם נקשרים בניהם יחסי עובד-מעביד. החברה יכולה להעסיק עובדים במקום עבודה אחד או במספר מקומות שונים, אולם בסופו של יום היא זו שתוציא את תלוש השכר לעובדים שלה. לחברת כוח אדם ישנה מגבלה חוקית, מכיוון שאם עובד נמצא אצל מעסיק מסויים 9 חודשים, הוא הופך לעובד בפועל של המעסיק (למעט חריגים כמו תחום המחשוב). לכן חברת כוח האדם נאלצות לפעמים להעביר את העובדים למעסיקים שונים או לפטר אותם ולקלוט שוב בהמשך, כדי שהעובדים יוכלו להמשיך לעבוד אצלה. לחברות כוח אדם יש חוקים מגבילים יותר והיא גם נדרשת להפקדת ערבויות כספיות מכיוון שהיא זו שצריכה לשלם בסופו של יום את המשכורות של העובדים.

מיקור חוץ (Outsourcing) – חברות מיקור החוץ מעסיקות עובדים אשר משוייכים לפרויקטים שונים קצובים בזמן, לצורך הקמה וניהול של פרויקט או מוצר. חברת מיקור החוץ דואגת לאיתור עובדים רלוונטים (לעיתים הם כבר קיימים באותה החברה ועובדים בה, ומועברים מפרויקט לפרויקט). היא מעסיקה את העובדים וגם מנהלת אותם בזמן הפרויקט. חברות רבות משתמשות במיקור חוץ לפרויקטים שונים כגון: פרויקטים שהחברות רוצות לדחוף במהירות האפשרית, פרויקטים שהן לא רוצות לנהל בעצמן, או פרויקטים שצריך ידע מאוד מקצועי והוא אינו תחום מומחיות החברה.

הד-האנטר (Headhunter) – או בתרגום נקי לעברית "צייד ראשים". הוא יוזם פניות לעובדים בפועל, שאינם מחפשים כרגע עבודה, ומציע להם לקבל משרה חדשה, אטרקטיבית יותר. כמובן שאותו Headhunter יכול לפנות גם לאנשים שמחפשים עבודה, או שהם יפנו אליו. אולם מהות הרעיון הוא, לאתר אנשים בתפקיד מסויים, לעיתים אפילו בחברה אשר מתחרה באותו מעסיק שעובד עם אותו Headhunter ולהציע לו קידום בשכר / בתפקיד / בתנאים, כדי שיעבור לעבוד בחברה אחרת. מדובר לעיתים רבות בצורך נקודתי שנוצר לחברה במישהו שמומחה בתחום מסויים, וכך למעשה הד-האנטרים "שולפים" מועמדים מעולים מחברה אחת ומעבירים לחברה אחרת איתם הם עובדים. בדרך כלל הד-האנטרים עובדים על משרות בכירות, ולא על משרות זוטרות, ומרביתם עושים זאת בעולם ההייטק, אולם ניתן למצוא גם הד-האנטרים בעולמות הבכירים, הרפואה, או עולמות נוספים.

משרד הכלכלה מבדיל בין הישויות האלו, ולכן במאמר זה נדבר על קבלת רישיון של חברת השמה, שנקרא "לשכה פרטית לתיווך של עובדים ישראלים".

חשיבות חברות ההשמה בישראל

ניהול חברת השמה בישראל הוא משימה בעלת משמעות רבה, הנוגעת לא רק ליכולת של חברה למצוא עובדים מתאימים, אלא גם להשפעה על שוק העבודה כולו. בשוק תחרותי ודינמי, שבו הדרישות מהעובדים משתנות במהירות, חברות השמה נדרשות לא רק לספק שירותים מקצועיים, אלא גם להבין את צרכי הלקוחות והמועמדים. ניהול נכון מאפשר להבטיח שהחברה תעמוד באתגרים כמו זיהוי הכישרונות המובילים, שמירה על קשרים עם לקוחות ויצירת מוניטין חיובי. בעידן שבו המידע זמין לכל, חברות השמה שמצליחות להציע שירות איכותי וחדשני יכולות לבלוט ולהשיג יתרון תחרותי. המדריך הזה מציע לכם את הכלים והעקרונות הנדרשים לניהול מוצלח ורווחי של חברת השמה בישראל.

פרק ב – בחירת נישה ושוק יעד

כשאתם מתחילים את הדרך להקמת חברת השמה, אחד הדברים הכי חשובים שאתם צריכים לעשות הוא לבחור נישה ושוק יעד. זה בעצם כמו למצוא את הפינה שלכם בעולם הזה, איפה שאתם יכולים באמת לזרוח!
חשוב להתחיל עם מחקר שוק כדי להבין מה קורה בשוק העבודה. האם יש תחומים שבהם יש יותר ביקוש לעובדים כעת, כמו הייטק, בריאות או מוקדים?

האם לבחור תחום אחד או כמה תחומים?

כאשר אתם בוחרים את הכיוון להקמת חברת השמה, עולה השאלה האם להתמקד בתחום אחד או להרחיב למספר תחומים. לכל אפשרות יש יתרונות וחסרונות.

אם תבחרו תחום אחד, תוכלו לבנות מומחיות עמוקה ולהיות ידועים כמומחים בתחום הזה. זה יכול לעזור לכם לבלוט בשוק, למשוך לקוחות שמעריכים את ההתמקדות שלכם, ולהציע שירותים מותאמים אישית. עם זאת, מגבלה כזו יכולה להוביל לתלות גבוהה בשוק הזה, ואם ייווצר שינוי בביקוש, אתם עשויים להיתקל בקשיים.

לעומת זאת, אם תבחרו להפעיל חברת השמה בכמה תחומים דומים, תוכלו לגוון את מקורות ההכנסה שלכם. זה מפחית את הסיכון במקרה שתחום אחד לא יניב תוצאות טובות. מצד שני, אם תתפרסו על פני כמה תחומים שאינם קשורים, תדרשו ליותר משאבים (לדוגמא יותר פרסומי משרות), כמו כוח אדם וכישורים שונים, מה שעלול להקשות על ניהול החברה בצורה יעילה.

בבחירה בין האפשרויות, חשוב להעריך את הידע והניסיון שלכם, כמו גם את התנאים בשוק. איזון נכון בין התמחות לגיוון יכול לסייע לכם להצליח לאורך זמן.
בדר"כ מומלץ להתחיל בתחום אחד (צר או רחב, אבל ממוקד) – ולהיות בו הכי טובים – כדי לחדור לשוק מהר יותר. לאחר מכן – ניתן לשקול להתפרס לתחומים נוספים.

איזון בין ביקוש להיצע

בבחירת תחום להקמת חברת השמה, כדאי לשקול מספר גורמים:

1. הרבה ביקוש ומעט היצע: תחום שיש בו הרבה ביקוש (ביקוש לעובדים הוא המשרות הפתוחות) ומעט היצע (מעט היצע כלומר יש מעט מועמדים) יכול להוות הזדמנות מצוינת. זה אומר שיש יותר לקוחות פוטנציאליים שמחפשים מועמדים מתאימים, ולכן אתם יכולים למנף את זה להגדלת ההכנסות. זה אומר שכל עובד מתאים "יחטף". מצד שני – אתם צריכים לדעת איך להגיע למועמדים ולייצר תשתיות שיווקיות ממוקדות מאוד.
2. מעט היצע והרבה ביקוש: תחום עם מעט היצע (מעט משרות), אך גם הרבה ביקוש (הרבה מועמדים), ידרוש מכם יותר יכולת סינון ופחות יכולת הגעה למועמדים. אולם מהצד השני, זה אומר שהמעסיקים יקבלו מראש הרבה מאוד מועמדים ויוכלו לגייס אותם באופן עצמאי יחסית בקלות. הוא מצריך ממכם להיות מומחים בתחום כדי לאתר את העובד המתאים ביותר מתוך הרבה מועמדים. השקעה בלמידה והבנת השוק תאפשר לכם להציע שירותים איכותיים יותר.
3. מאזן: תחום מאוזן, שבו יש גם ביקוש וגם היצע, יכול להבטיח יציבות.

בסופו של דבר, כדאי למצוא את הנישה שבה אתם מרגישים הכי נוח ובעל ידע, וכמובן לקבוע את האסטרטגיה שלכם בהתאם לנתוני השוק. עם זאת צריך לראות שהתחום שבחרתם הוא גם רווחי – כך שיהיו לכם משרות לעבוד עליהן, עם צורך אמיתי של המגייסים, ויש לכם גם יכולת להגיע למועמדים רלוונטים ומתאימים.

כל נישה כזו יכולה להיות רווחית, אבל כדאי לבחור משהו שמתאים גם לכישורים שלכם. אם יש לכם ניסיון בתחום מסוים, זה יכול להוות יתרון משמעותי.

ההבדל בין בחירת נישה שיש בה מעט משרות לבין תחום עם הרבה משרות הוא קריטי. נישה עם מעט משרות עשויה להעניק לכם יתרון תחרותי, אבל זה גם אומר שתצטרכו להשקיע יותר זמן ומאמץ כדי למצוא את המועמדים המתאימים. מצד שני, תחום עם הרבה משרות יאפשר לכם גיוסים רבים, אך העמלות עשויות להיות נמוכות יותר.

לגבי הבחירה בין נישה מצומצמת לתחום רחב יותר או התפרסות על כל התחומים – לכל אפשרות יש יתרונות וחסרונות. נישה מצומצמת מאפשרת לכם להיות מומחים בתחום ספציפי ולבנות מוניטין חזק, אך עשויה להגביל את מספר הלקוחות. לעומת זאת, תחום רחב יותר או התפרסות על כל התחומים מאפשרת לכם להגדיל את בסיס הלקוחות שלכם, אך עשויה לדרוש יותר משאבים ואנרגיה כדי לנהל את כל המשרות השונות. בסופו של דבר, נישה ברורה תעזור לכם להתמקד, לבנות מוניטין טוב ולמשוך את הלקוחות שאתם רוצים.

בדיקת מתחרים

קחו רגע לבדוק את המתחרים שלכם. מה הם מציעים? מה עובד להם ומה פחות? זה יכול לעזור לכם למצוא את הדרך שבה אתם יכולים להתבלט ולהציע משהו ייחודי.
לפי זה נוכל לדעת אם יש שוק, כלומר אם יש צורך בחברת השמה באותו התחום.

לדוגמא: אם נפתח חברת השמה של "פסלים וציירים" – זה יכול להיות נורא נחמד, השאלה היא האם יש ביקוש למשרות האלו? כמה משרות כאלו נפתחות בשנה בישראל? האם החברות יסכימו לשלם עליהן השמה?
דוגמא אחרת: אם נפתח חברת השמה בתחום המוקדים – כנראה שיש המון משרות שנפתחות כל הזמן, מצד שני יש הרבה תחרות בשוק בגלל הביקוש הגדול לעובדים – אז תהיה לנו הרבה תחרות.
לכן עלינו למצוא מקום בכל העולם הזה, מקום שיש לנו את הידע והניסיון, שאנחנו טובים בו, שנוכל להגיע ללקוחות רלוונטים, וכדומה.

היתרון היחסי של החברה שלנו

כשמדובר בהקמת חברת השמה, אחד הדברים החשובים ביותר הוא להבין מהו היתרון היחסי שלנו בשוק. היתרון הזה הוא למעשה מה שמבדל אותנו ממתחרים אחרים ומאפשר לנו להציע שירותים ייחודיים. זה יכול להיות כל דבר — החל ממומחיות ספציפית בתחום מסוים ועד ליחס אישי ומקצועי עם לקוחות ומועמדים.

אולי יש לכם ניסיון רב בתחום מסוים, כמו הייטק או בריאות, או שיש לכם רשת קשרים רחבה שמסייעת לכם למצוא מועמדים איכותיים במהירות. אפשר גם להתמקד בטכנולוגיות מתקדמות שיכולות לייעל את תהליך ההשמה, כמו שימוש בכלים דיגיטליים מתקדמים לניהול קשרי לקוחות או פלטפורמות גיוס חדשניות.

כמו כן, הגישה שלכם לשירות לקוחות יכולה להוות יתרון משמעותי. אם תציעו שירותים מותאמים אישית, תשימו דגש על זמינות ותהיו מוכנים ללוות את הלקוחות בכל שלב, זה בהחלט יכול לבנות מוניטין חיובי ולהשפיע על נאמנות הלקוחות.

בסופו של דבר, עליכם לזהות את היתרונות הייחודיים שלכם ולשווק אותם בצורה ברורה כדי למשוך את הלקוחות הנכונים ולהצליח בשוק התחרותי.

פרק ג – מי אני ואיפה אני רוצה להיות בעתיד

הסיבות לפתיחת החברה

פתיחת חברה היא צעד משמעותי, ובדרך כלל היא נובעת ממספר סיבות מרכזיות שמניעות אנשים לשקול את המעבר מעובד עצמאי ליזם. אחת הסיבות הנפוצות היא הרצון להרוויח יותר כסף. יזמים רבים מאמינים שהקמת עסק עצמאי תאפשר להם למקסם את ההכנסות שלהם, במיוחד כאשר הם יכולים להציע שירותים ייחודיים או לנצל הזדמנויות בשוק.

בנוסף, ישנם אנשים שמעוניינים לשפר את איכות חייהם על ידי גמישות בעבודה. פתיחת עסק יכולה לאפשר עבודה מהבית או מתנאים נוחים יותר, מה שיכול לשפר את האיזון בין עבודה לחיים אישיים. זה במיוחד רלוונטי בעידן המודרני, שבו עבודה מרחוק הפכה לנפוצה.

עוד סיבה משמעותית היא הרצון לנהל את עצמך. רבים מהיזמים שואפים לחופש ויכולת לקבל החלטות עצמאיות, מבלי להיות כפופים להנחיות של מנהלים. זה מאפשר להם לבנות את החזון האישי שלהם ולעצב את עתידם המקצועי בהתאם לערכים ולמטרות האישיות שלהם.

מומלץ למקד ולשלב את בניית התוכנית העסקית ביחד עם הסיבות בגינן פתחתם את חברת ההשמה.

האם כדאי בכלל לפתוח חברת השמה?

בעידן הנוכחי, כשיש מגוון רחב של אפשרויות להקמת עסקים, פתיחת חברת השמה מציעה יתרונות ייחודיים שיכולים להוביל להצלחה גבוהה. ראשית, חברות השמה עוסקות בשוק שמתפתח באופן מתמיד, עם ביקוש הולך וגובר למציאת עובדים מתאימים. הבנה בתחום הגיוס והשמה יכולה לספק יתרון משמעותי, שכן הידע המקיף על צרכי המעסיקים והמועמדים יכול להניע את החברה להצלחה רבה יותר.

בנוסף, אם יש לכם רקע מקצועי או ניסיון בתחום משאבי אנוש, זה יכול להפוך את המעבר להקמת חברת השמה ליותר טבעי. הכישורים שנצברו יכולים לשפר את איכות השירותים שאתם מציעים, ולהביא לתוצאות טובות יותר עבור לקוחותיכם. כך, אתם לא רק נכנסים לשוק עם רעיון, אלא עם יתרון תחרותי מבוסס.

חשוב גם לציין שהשוק לחברות השמה מציע פוטנציאל רווח גבוה. בעוד שעסקים אחרים עשויים להתמודד עם עלויות גבוהות יותר להקמה או תחרות קשה יותר, חברת השמה יכולה להתחיל עם השקעות יחסית נמוכות ולהתמקד בשירותים בעלי ערך גבוה, כמו ייעוץ גיוס והכשרה.

האם חברת השמה זה העסק שבאמת מתאים לי?

רגע לפני שמקימים את החברה – חשוב לציין! חייבת להיות סיבה אמיתית למה לפתוח חברת השמה ולא כל עסק אחר? האם זה רעיון שבחרתם כי נראה לכם שתרוויחו בו הרבה כסף? חבר אמר לכם שכדאי לפתוח חברת השמה? בדיוק התפנה לכם זמן ואתם בין עבודות? או שיש לכם תשוקה וניסיון בתחום.

למה בכלל לפתוח חברת השמה ולא עסק אחר מתוך אפשרויות רבות אחרות? היתרון שלכם הוא בחברת השמה ולא בפתיחת עסק שמתאים לכם יותר. בחרו את סוג העסק לפי היתרונות היחסיים שלכם וכך תוכלו להתפרנס טוב יותר ומהר יותר. אם אין לכם ניסיון בתחום ההשמה והגיוס, תגיעו באופן אוטומטי עם חסרון משמעותי ביחס לשוק, כך שתצטרכו ללמוד את התחום מאפס. זה אומר שיקח לכם זמן ללמוד אותו ויתכן שתהיה תקופה ארוכה ללא פרנסה.

בחרו את הדרך שלכם בצורה נכונה על מנת להצליח בצורה הטובה והמהירה ביותר.

איך לגדול נכון ולגייס עובדים לחברת השמה

איך אני רוצה שהחברה שלי תראה – כדי לגדול נכון בחברת השמה, חשוב להגדיר את הרצון שלכם מראש: שאלו את עצמכם אם אתם רוצים להיות חברת השמה של איש אחד, שמתמקדת בהשמה אישית ומקצועית, או חברת השמה גדולה עם צוות עובדים מגוון. האם אתם רוצים לנהל חברה עם מספר עובדים, או שאתם רוצים לעשות הכל לבד ולא סובלים ניהול עובדים. שתי הבחירות אפשריות וכל אחד יחליט מה מתאים לו יותר, וכמובן יוכל לשנות את ההחלטה בהמשך הדרך. ההחלטה הזו תשפיע על כל האסטרטגיה שלכם ותהליכי הגיוס שלכם.

פרילאנסרים מול שכירים – כשמדובר בגיוס עובדים לחברה, שקלו את הצורך שלכם בפרילנסרים מול שכירים.

פרילנסרים – כלומר, תשלום לפי הצלחה. אלו יכולים להציע גמישות וביצועים מהירים, והתשלום יכול להיות גם על בסיס הצלחה בלבד. מצד שני, אין מחוייבות אליכם, כלומר הפרילאנסר יכול להחליט בכל רגע נתון לא להמשיך איתכם, יתכן וזה בגלל שלא הכניס כסף מספיק מהר והוא עובר לדבר הבא שיותר רווחי עבורו. זה יצריך מכם לתחזק יותר את הפרילאנסרים, ולגייס יותר כאלו.
כך שבפועל – הסיכון קטן יותר וגם הסיכוי קטן יותר, והתחזוקה רבה יותר.
אם אתם בכל זאת עובדים עם פרילאנסרים – תוכלו לשקול האם להקצות להם משתמש במערכת הגיוס שלכם, או לעבוד איתם כמגייסים חיצוניים (ואז ניתן להשתמש במודול מיוחד למגייסים חיצוניים – מודול האנטרים שקיים במערכת Civi).

לקריאה נוספת: הסכם שיתוף פעולה בין מגייסים לדוגמא

שכירים – יכולים להביא יציבות ומחויבות לטווח הארוך. אמנם אתם משלמים להם (כך שהסיכון גדול יותר) אולם מצד שני המחויבות שלהם לעסק שלכם רבה יותר (כך שהסיכוי גדול יותר).
לכן אם מגייסים שכירים, כדאי להגדיר את היעדים שלהם בצורה טובה, לראות שהיעדים אכן ריאליים, ולדאוג גם לעצור בזמן ולחשב מסלול מחדש במידה ורואים שמשהו לא עובד בתוכנית.
במקרה זה, הקצו תקציב יעודי מראש לפרויקט, והניחו מראש שיתכן והעובד הראשון לא יהיה העובד ש"יספק את הסחורה", כך שכדאי לקחת כרית ביטחון גדולה יותר.

היקף המשרה – אם גייסתם עובד שכיר, על מנת להקטין את הסיכון, ניתן לגייס עובד בהיקף משרה קטן יותר.
בכל מקרה, קבעו אם אתם זקוקים למשרות מלאה או חצי משרה, והאם יש אפשרות להגדיל את היקף המשרה בהמשך, בהנחה והעובד יגיע לתוצאות הרצויות.

מיקום העבודה – הגדירו אם המודל שלכם יכלול עבודה מהבית או עבודה מהמשרד.
כיום ניתן לעבוד גם מהבית יחסית בקלות, מה שלא היה אפשרי בעבר, וניתן גם לקבל רישיון לחברת השמה מהבית.
בעזרת מערכת הגיוס ניתן למדוד את העובד על בסיס יעדים ותוצאות בצורה קלה ויעילה.

לצורך הגדילה, חשוב לפתח אסטרטגיות גיוס ממוקדות. זה יכול לכלול שימוש ברשתות חברתיות כדי למצוא מועמדים מתאימים, פרסום משרות באתרי גיוס פופולריים, ופנייה לרשתות מקצועיות. כמו כן, הקפידו להציע תנאי עבודה אטרקטיביים ותרבות ארגונית חיובית, כדי למשוך את הכישרונות הטובים ביותר.

באמצעות תכנון מוקפד והבנה של הצרכים העסקיים שלכם, תוכלו לגדול בצורה נכונה ולגייס עובדים שיתאימו לחזון שלכם.

מומלץ לקריאה: איך לגייס את המגייסים? טיפים וסודות לגיוס אנשי גיוס

הסבה מתפקיד של מנהל גיוס/מנהל משאבי אנוש בארגון – לתפקיד של מנהל/בעלים של חברת השמה

המעבר מתפקיד של מנהל משאבי אנוש או מנהל גיוס בארגון למנהל חברת השמה מצריך הכנה קפדנית, מכיוון שהשניים דורשים מיומנויות וידע שונים. כך שגם אם יש לנו את ההבנה העסקית בעולם הגיוס, עדיין חסרה לנו ההבנה העסקית של ניהול חברה וההבנה של תהליכי השמה.

הכנה לקראת המעבר

הבנת השוק: חשוב להכיר את שוק ההשמה, להבין את הצרכים של המעסיקים והדרישות של המועמדים. נדרש להעמיק את הידע בנוגע למגמות בשוק העבודה ובתחומים שונים.
בניית רשת קשרים: שימו דגש על פיתוח קשרים עם חברות, מועמדים ומוסדות לימוד. רשת קשרים חזקה תסייע לכם בגיוס מועמדים איכותיים.

חוזקות ויתרונות שיש לנו

מנהל משאבי אנוש או מנהל גיוס מביא עימו מספר חוזקות ויתרונות משמעותיים כאשר הוא עובר לתפקיד של מנהל חברת השמה:

הבנה מעמיקה של תהליכי גיוס: הניסיון בניהול תהליכי גיוס מעניק למנהל השמה יתרון ברור, שכן הוא מכיר את שלבי התהליך, מהסינון ועד להעסקה. זה מאפשר לו להפעיל תהליכים בצורה חלקה ויעילה.

קשרים מקצועיים: המנהל כבר יצר קשרים עם מועמדים פוטנציאליים, ארגונים שונים ומוסדות לימוד, מה שמקנה לו רשת קשרים שיכולה להוות יתרון בהבאת מועמדים איכותיים.

מיומנויות תקשורת: העבודה בתחום משאבי אנוש מחייבת מיומנויות תקשורת מצוינות, דבר שמסייע למנהל השמה לבנות יחסים טובים עם לקוחות ומועמדים, ולנהל מו"מ באופן אפקטיבי.

היכרות עם צרכי המעסיקים: המנהל יודע מה מחפשים המעסיקים במועמדים, מה שמאפשר לו לספק שירות מותאם יותר ולהציע מועמדים שמתאימים לצרכים המדויקים שלהם. הוא יודע לדבר בשפה שלהם ובעצם להתחבר אליהם ואל הצרכים שלהם.

כישורי ניהול פרויקטים: ניסיון בניהול פרויקטים ובקרה על תהליכים מאפשרים למנהל השמה לארגן את העבודה בצורה מסודרת, לייעל את התהליכים ולהשיג תוצאות טובות יותר.

יכולת לשיפור מתמיד: מי שיש לו ניסיון בתחום משאבי אנוש מודע לחשיבות של חוויית המועמד והלקוח, והוא יכול ליישם שיפורים בתהליכים השונים כדי להבטיח שביעות רצון גבוהה.

חולשות וחסרונות שצריך להתמודד איתם – וללמוד אותם

חוסר ניסיון בשיווק: מנהלי משאבי אנוש לרוב לא מתמקדים בשיווק ובמיתוג, ואילו חברת השמה צריכה לפתח אסטרטגיות שיווקיות ממוקדות כדי למשוך לקוחות ומועמדים. חוסר ידע בתחום זה עלול להקשות על הצלחה בשוק התחרותי.

תלות בארגון: מנהלי גיוס בארגונים רגילים לעבוד תחת מבנה ארגוני מסודר, מה שעשוי להקשות עליהם להתמודד עם החופש והגמישות הנדרשים בניהול חברה עצמאית.

חוסר ידע טכנולוגי: לא כל מנהלי משאבי אנוש מכירים את הכלים והטכנולוגיות החדשות בתחום הגיוס, כמו מערכות ניהול גיוס (ATS) או תוכנות CRM מתקדמות, דבר שעשוי להקשות עליהם לייעל את התהליכים בחברה. לעיתים מערכות הגיוס של הארגון יהיו שונים ממערכת גיוס לחברת השמה.

שינוי מנטלי: המעבר מתפקיד פנימי לתפקיד חיצוני, שבו צריך למכור שירותים, עשוי להיות קשה. מנהלי משאבי אנוש עשויים להרגיש לא נוח במצב שבו הם צריכים למכור את עצמם ואת השירותים שלהם, במקום להיות פשוט מקשרים בין מועמדים למעסיקים.

לחץ תחרותי: בשוק ההשמה יש תחרות רבה, והצורך לעמוד בסטנדרטים גבוהים ולספק תוצאות מהירות עשוי להוביל ללחץ גבוה, מה שיכול להשפיע על תהליכי העבודה וההצלחה הכללית של החברה.

ניהול רב משימות: מנהלי חברות השמה נדרשים לנהל מספר משימות במקביל, וזה יכול להיות מאתגר במיוחד עבור מי שמגיע מתפקידים פחות דינמיים.

ניסיון עסקי – מנהלי חברות השמה צריכים לדעת לנהל עסק כיחידת רווח והפסד, לנהל את ההוצאות וההכנסות, לגבות תשלום, ולהגיע לרווחיות.

מה צריך ללמוד

שירות לקוחות: במשרד השמה ישנה חשיבות רבה לשירות לקוחות מצוין, מכיוון שהצלחה בתחום תלויה במוניטין ובקשרים עם לקוחות.

הבנה עסקית: נדרשת הבנה פיננסית וניהולית כדי להבטיח שהחברה רווחית, כולל ניתוח ROI (החזר על השקעה) על תהליכים שונים.

הבדלים מרכזיים

מיקוד: בתפקיד במשרד גיוס, המיקוד הוא על השמת עובדים לארגון מסוים, בעוד שבחברת השמה המטרה היא לספק מועמדים לעסקים שונים בו זמנית.
תהליכים: תהליכי העבודה והמדדים להצלחה שונים. בחברת השמה, יש להתמקד בביצועים, כמו כמות המועמדים שהושמו בזמן נתון ובסיפוק הלקוחות.

לכן הסבה לתפקיד במשרד השמה יכולה להיות הזדמנות מרגשת, אך היא דורשת הכנה מעמיקה והשקעה בלמידה של כישורים חדשים.

פרק ד – בניית תוכנית עסקית וניהול פיננסי

בניית תוכנית עסקית היא שלב קרדינלי בהקמת חברת השמה, והיא משמשת כמדריך להצלחתכם. תוכנית עסקית ברורה ומדויקת תעזור לכם להגדיר את המטרות שלכם, להבין את השוק שבו אתם פועלים ולפרט את האסטרטגיות שלכם להגעה להצלחה.

בתחילת התהליך, כדאי להתחיל עם תיאור החברה שלכם, כולל החזון, המשימה והערכים שלכם. לאחר מכן, יש לערוך ניתוח שוק שבו תסקרו את המתחרים, תזהו את קהלי היעד ותבחנו את המגמות בשוק העבודה.

בנוסף, חשוב לקבוע תוכנית פיננסית שכוללת תחזיות הכנסות והוצאות, כך שתוכלו להבין מהן המשאבים הנדרשים להשגת המטרות שלכם. אל תשכחו לכלול גם אסטרטגיות שיווק, כיצד תגיעו ללקוחות פוטנציאליים ומהן הדרכים לגייס מועמדים איכותיים.

תוכנית עסקית היא לא רק מסמך ניהולי, אלא גם כלי חשוב לגיוס משקיעים או שותפים פוטנציאליים. אם תבנו תוכנית מסודרת וברורה, תסייעו לעצמכם להישאר ממוקדים במטרותיכם ולתכנן את הצעדים הבאים בדרך להצלחה.

הערה: בניית תוכנית עסקית היא עבודה ומומחיות בפני עצמה, כך שמלבד מאמר זה, ניתן לקרוא בגוגל עוד המון מידע ודוגמאות על בניית תוכניות עסקיות. פשוט חפשו בגוגל: בניית תוכנית עסקית.

הגדרת מודל עסקי

הגדרת מודל עסקי היא שלב קרדינלי בבניית תוכנית עסקית, שמספקת את הבסיס להצלחה הכלכלית של חברת השמה שלכם. מודל עסקי מגדיר כיצד החברה תייצר הכנסות, מהן הפעילויות המרכזיות שלה, ואילו משאבים דרושים להגשמת מטרותיה.

סוג ההכנסות – ראשית, יש לקבוע את סוג ההכנסות שאתם מתכוונים לייצר. רוב חברות ההשמה מתמקדות בעמלות עבור השמת עובדים, אבל אפשר לשקול גם מודלים נוספים. לדוגמה, ניתן להציע שירותי ייעוץ לתהליכי גיוס או הכשרה למועמדים, מה שיכול להניב הכנסות נוספות. כמו כן, יש לחשוב על אפשרות לגביית תשלום מראש עבור שירותים מסוימים (לדוגמא: מקדמה בתחילת השירות, תהליכי סינון ראשוניים, חבילות מותאמות אישית, מיתוג מעסיק, ועוד), מה שיכול להבטיח לכם תזרים מזומנים יציב יותר.

פעילויות מרכזיות – שנית, חשוב להבין אילו פעילויות מרכזיות תהיינה נדרשות כדי להפעיל את המודל העסקי שלכם. זה כולל תהליכי גיוס, ראיונות, והכנה של מועמדים לפני השמתם. תהליכים אלו צריכים להיות מעוצבים בצורה אפקטיבית כדי להבטיח שהמועמדים המתאימים ימצאו את מקומם במהירות וביעילות.

צורת התשלום – עליהם לציין גם מהו מודל התשלום אל מול הלקוחות – מתי תקבלו תשלום, האם תשלום יחיד או מספר תשלומים, האם תשלום לפי שלבים, מהי תקופת האחריות שתיתנו על מועמד, ומהן הדרכים בהן תגבו את התשלום.

הסכם השמה – ערכו הסכם השמה משפטי (מומלץ להעזר באיש מקצוע), על מנת שתוכלו להשתמש בו אל מול הלקוחות שלכם.
הגדירו בהסכם את גובה דמי ההשמה, תנאי התשלום, צורת התשלום, תקופת האחריות ועוד.
ניתן לקרוא עוד בנושא כאן: חוזה השמה לדוגמא ומידע על הסכם התקשרות עם חברת השמה

חשוב לא פחות להתייחס לשוק שלכם. הבינו מי הלקוחות שלכם ומה הצרכים שלהם. האם מדובר במעסיקים גדולים שזקוקים למועמדים בכירים, או עסקים קטנים שמחפשים עובדים זוטרים? כל קהל יעד ידרוש גישה שיווקית שונה, מה שמחייב התאמה בין המודל העסקי שלכם לצרכים של השוק.

הכנסות והוצאות

בכל עסק, כולל חברות השמה, ניהול הכנסות והוצאות הוא קריטי להצלחה פיננסית. הכנסות הן הסכומים שמתקבלים ממכירת שירותים, והשקפה ברורה על מקורות ההכנסה תעזור לכם להבין מהו המודל הכלכלי שלכם. בחברות השמה, ההכנסות מגיעות בעיקר מעמלות עבור השמת עובדים, אך גם משירותים נוספים כמו הכשרות, ייעוץ או סדנאות.

מצד שני, ההוצאות כוללות את כל העלויות הנדרשות לתפעול החברה. זה כולל שכר עובדים, עלויות פרסום ושיווק, תשלומים עבור טכנולוגיות כמו מערכות ניהול, הוצאות משרדיות, וכן עלויות נוספות כגון הכשרות והדרכות.

כדי לנהל את העסק בצורה אפקטיבית, חשוב לעקוב אחרי הכנסות והוצאות באופן קבוע ולבצע ניתוחים כדי להבין אילו שירותים מניבים את ההכנסות הגבוהות ביותר ואילו הוצאות ניתן לצמצם. זה יאפשר לכם לקבל החלטות מבוססות נתונים, לשפר את הרווחיות ולתכנן את העתיד הכלכלי של החברה.

בעבודה עם תקציב מאוזן וניתוח מתמיד של הכנסות והוצאות, תוכלו להבטיח שהחברה תישאר יציבה ותוכל להתרחב בעתיד.

טיפ: קחו גרייס – זו מדינת ישראל וחברת השמה היא מעט עונתית

מאחר ומדובר במדינת ישראל, שום דבר לא צפוי. לכן בתוכנית העסקית שלנו, כדאי לקחת 2-3 חודשים שלא יהיו בהם השמות בכלל.

לדוגמא: חודשי החגים / חודש אוגוסט כשכולם בחו"ל / תקופת פסח / תקופת מלחמה/מבצע צבאי. כל אלו כביכול לא צפויים אך בפועל הם צפויים מאוד, ולכן חשוב לזכור שבתוכנית העסקית אי אפשר לצפות לאותם הכנסות כל חודש, ויש חודשים שיהיו ירידות וחודשים אחרים שיהיו עליות. לכן יש לקחת את זה בחשבון בתוכנית העסקית.

טיפ: שימו לב לתקופות גאות ושפל והערכו בהתאם

המשק והכלכלה נעים בתקופות של גאות ושפל. בגאות העסקים צומחים, צריכים יותר לגייס, והרווחים עולים. בשפל – עסקים מצמצמים, מפטרים, פחות מגייסים, ויותר קשה להרוויח. זה יכול להיות גם בתקופות של מלחמה או מגפה או כל דבר אחר. יש להערך לתקופות השפל מבעוד מועד, להשאיר רזרבות של 3-6 חודשי הוצאות בחשבון הבנק, על מנת להצליח לצלוח אותן. זכרו שלאחר כל תקופת שפל תגיע הגאות. בזמן תקופות השפל אנחנו יכולים לחזק את העסק שלנו פנימה – לשדרג תשתיות, לבנות תהליכי עבודה, לבנות שיווק נכון, לבנות תוכניות, לבנות מוצרים חדשים, וכדומה. כך יהיו לנו מנועים חזקים לצאת קדימה ברגע שהגאות מגיעה.

הצורך במשרד

* הגדירו אם אתם שוכרים משרדים לצורך ניהול חברת ההשמה (הערה: כיום זה לא חובה)
* הגדירו מהיכן תעבדו על מנת ליצור לכם סביבת עבודה ללא הפרעות.

רווחיות

רווחיות היא אחד הפרמטרים הקריטיים להצלחתה של חברת השמה, והיא מהווה אינדיקטור חשוב לבריאות הכלכלית של העסק. ללא רווחיות, החברה עלולה למצוא את עצמה מתקשה לכסות הוצאות, לשלם שכר לעובדים ולבצע השקעות נדרשות לפיתוח והתרחבות. חשיבה על רווחיות מתחילה כבר בשלב תכנון העסק, כאשר יש צורך להעריך את הכנסות הצפויות לעומת ההוצאות.

כאשר נפתח את החברה, נרצה שהיא תהיה רווחית כמה שיותר – על מנת שנוכל להתפרנס בצורה הטובה ביותר. חשוב לציין – אתם נכנסים לתחום העסקי ולכן זו לא בושה להרוויח כמה שיותר – זו בדיוק המטרה של החברה שאתם מקימים.

כדי להבטיח רווחיות, חברות השמה חייבות לא רק לקבוע מחירים תחרותיים עבור שירותיהם, אלא גם לייעל את תהליכי העבודה כדי להפחית עלויות מיותרות. זה כולל שימוש בטכנולוגיות שיכולות לייעל את הגיוס, שיפור איכות השירותים המוצעים, והשקעה בשיווק ממוקד כדי למשוך לקוחות חדשים.

בנוסף, חשוב לעקוב אחרי נתונים פיננסיים באופן שוטף כדי להבין מהו מצב הרווחיות בכל רגע. ניתוח נתונים זה יכול לסייע לזהות מגמות ולבצע התאמות נדרשות בזמן אמת. במציאות העסקית המשתנה, חברות השמה שמבינות את חשיבות הרווחיות ומיישמות אסטרטגיות לשיפור אותה רווחיות, יהיו מוכנות יותר להתמודד עם אתגרים עתידיים ולנצל הזדמנויות שצצות בשוק.

הכנסות ומעבר לרווחיות – מתי?

עלינו לקחת בחשבון שהקמת עסק בישראל כרוכה בהוצאות שונות. הקמת בית קפה למשל – יכולה לעלות כמליון שקלים רק על מנת "לפתוח את הדלת". פתיחת חברת השמה היא זולה יותר, וניתנת לעשות בעלויות מינימליות מאוד, אך עדיין עלינו לחשוב על כל הוצאה כהוצאה שתקדם אותנו אל המטרה ותחזיר את ההשקעה.
לכן עלינו להגדיר תקציב הוצאות מסודר ולדעת כמה כסף נוציא במהלך השנה הראשונה.
מאידך – נרצה גם לדעת כמה כסף נכניס במהלך השנה הראשונה.
את שניהם נעשה לפי חודשים – וכך נדע מה הרווחיות.
עלינו לקחת בחשבון שבניכוי ההוצאות, יתכן ומעבר לרווחיות יקח זמן, ובממוצע עסק בישראל עובר לרווחיות לאחר שנה.
כך שחשוב לעשות תוכנית ריאלית, ולקחת בחשבון גם את הפסדי השכר שלכם בחודשים בהם לא תמשכו משכורות.

לדוגמא- אם נפתח חברת השמה, לא נכניס כסף כמו שכירים מהחודש הראשון. אנחנו נוציא כסף בחודשים הראשונים כדי למתג את עצמנו, לגייס לקוחות, למשוך משכורת לעצמנו.
מקרה בוחן:
לקח לנו חודש לגייס את הלקוח הראשון (אנחנו כבר בחודש מתחילת העסק)
ועוד חודשיים לעשות את הגיוס הראשון (אנחנו כבר ב-3 חודשים מתחילת העסק)
המועמד התחיל לעבוד אחרי שבועיים (אנחנו כבר ב-3 חודשים מתחילת העסק)
ונתנו חודש אחריות (אנחנו כבר ב-4.5 חודשים מתחילת העסק)
עם תנאי תשלום שוטף + 30. (שזה בממוצע עוד חודש וחצי, ואנחנו כבר ב-6 חודשים מתחילת העסק לקבל תשלום ראשון).

כמובן, מקרה בוחן זה יכול להתקצר קצת או להתארך קצת, יתכן כמובן שאחרי 6 חודשים לא נכניס כסף בכלל (ואז צריך בהחלט לחשב מסלול מחדש), או שאחרי 6 חודשים כבר נצליח להגיע ל-6 השמות ותשלומים מוצלחים שלהם. הכל תלוי בכם. מה שכן חשוב זה לקחת זאת בחשבון.

חשוב גם לקחת את היעדר השכר שתמשכו בזמן שלא יהיו השמות.

לכל זה צריך להערך בצורה הטובה ביותר ולהתאים את עצמנו לתנאי השוק המשתנים.

זה כולל מעמ או לא כולל מעמ?

זהו, נכנסתם לעולם העסקי. אז כבר לא צריך לשאול ספקים "זה כולל מעמ או לא כולל מעמ", ובטח שלא להגיד לספק "חשבתי שהמחיר כולל מעמ".
זה מראה לכולם שאתם "חדשים" בתחום.

אז מה זה המע"מ?

מע"מ הוא מס ערך מוסף, זהו מס שמשלמים בכל עסקה עם עוסק מורשה, או חברה בע"מ.
לא משלמים את המע"מ לעוסק פטור, ולא לעמותה.

בשיח והצעות מחיר בין עסקים, המחיר צריך להיות לפני מע"מ (לדוגמא: אם נגבה עמלת השמה בסך 10,000 ש"ח, ואנחנו עוסקים מורשים, או חברה בע"מ, אז נגבה עמלה של 10,000 + מע"מ. אם אנחנו עוסק פטור, אז נגבה עמלה של 10,000 ש"ח, כי לעוסק פטור אין גביית מע"מ).
בשיח והצעות מחיר בין עסק לבין לקוח שאינו עסק, המחיר צריך להיות כולל מע"מ (לדוגמא: בסופר כשאנחנו קונים מוצרים, המחיר שאנחנו רואים זה מה שאנחנו משלמים, אבל בחשבונית תראו שורה שמציגה לכם כמה מעמ שילמנו סך הכל).

אז מה קורה עם המע"מ הזה?

אז ככה. המע"מ (אם נגבה), הולך מהגובה למדינת ישראל. כך שנניח שעסק אחר שילם לכם 10,000 + מע"מ, אתם קיבלתם את המע"מ אליכם, ואתם "הנציג של המדינה" בנושא.
את המע"מ שגבינו – אנחנו צריכים להעביר אחת לחודשיים בדרך כלל, בחזרה אל המדינה. כלומר, זה לא כסף שלנו. גבינו אותו ואנחנו מחזירים אותו למדינה.
המשלם (אם הוא חברה בע"מ או עוסק מורשה), פונה למדינה, ומבקש החזר על המע"מ ששילם, והיא מחזירה לו את המע"מ.
זה בגדול הסיפור – מעגל אחד גדול.

אז, אם ככה, תשתדלו לא להגיד לעסקים אחרים "חשבתי שהמחיר כולל מע"מ" או "תבטל לי את המע"מ" כי זה לא כסף שלו, ולא שלכם. זה הולך למדינה. ואם הוא יוותר לכם על המע"מ, הוא פשוט יעשה לכם הנחה בגובה המע"מ, שתהפוך כנראה את העסקה ללא משתלמת עבורו, כי את המע"מ הוא בכל מקרה יצטרך לשלם למדינה.
הערה: אם אתם עוסקים פטורים – לא תוכלו להתקזז על המע"מ. כלומר: אתם תשלמו מעמ אבל לא תוכלו לקבל אותו בחזרה.
לכן אפשר להגיד שהמטרה שלכם בעסק החדש, להפוך כמה שיותר מהר לעוסק מורשה (דבר שתלוי ברמת ההכנסות שלכם או בסיווג העסק שלכם). נכון, אתם תשלמו קצת יותר לרואה החשבון, אבל מצד שני תרוויחו יותר כסף כי המחזור העסקי גדל וגם תוכלו להתקזז על תשלומי המע"מ.

פרק ה – הוצאת רישיון לשכה פרטית

על מנת לנהל חברת השמה לפי החוק, יש צורך להוציא רישיון לשכה פרטית.

חברת השמה – גוף העוסק בגיוס עובדים ותיווך עבודה, בין מעסיקים לבין מחפשי העבודה.

תיווך עבודה – הוא בעצם ההגדרה של חיבור בין מחפשי העבודה לבין המעסיקים.

לשכה פרטית – מי שעיקר עיסוקו או מקצתו בתיווך עבודה, למעט שירות התעסוקה.

לצורך הקמת לשכה פרטית קראו את המדריך המלא: איך מקימים חברת השמה עם רישיון לשכה פרטית

פרק ו – אסטרטגיות גיוס והשמה

הגדרת האסטרטגיה

אסטרטגיות גיוס והשמה הן מרכיב מרכזי להצלחת חברת השמה, והן מצריכות תכנון מדוקדק והבנה מעמיקה של השוק. אחת האסטרטגיות החשובות היא הגדרת קהל היעד: האם אתם מתמקדים במשרות זוטרות או בכירות? הכרת הצרכים של המעסיקים והמועמדים תאפשר לכם לבנות פרופילים מדויקים ולמשוך את המועמדים המתאימים ביותר.

יש לבנות את תהליך הגיוס אותו תעבירו – מהרגע שקיבלתם את המשרה ועד לרגע שקיבלתם את התשלום. לדוגמא:
אפיון המשרה מול הלקוח והבנת הדרישות, ניסוח המשרה, פרסום המשרה בערוצים השונים והגדרתם, קבלת המועמדים, סינון ראשוני, ראיון טלפוני, כתיבת חוו"ד, שיחת ממליצים, העברה ללקוח, מעקב אחרי התהליך, לייוי בעת קבלה לעבודה, שליחת חשבונית, גביית התשלום.

לקריאה נוספת: תסריט שיחה עם ממליצים; דוגמא לשיחת ממליצים

שימוש בכלים דיגיטליים הוא אסטרטגיה נוספת שיכולה לשדרג את תהליכי הגיוס. פלטפורמות כמו פייסבוק, לינקדאין, פורומים מקצועיים ורשתות חברתיות מציעות הזדמנויות מצוינות לפרסום משרות ולחיפוש מועמדים פוטנציאליים. בנוסף, כלים לניהול קשרי לקוחות (CRM) ומערכות לגיוס עובדים (ATS) יכולים לעזור לייעל את המעקב אחרי מועמדים ולשפר את התקשורת עם לקוחות.

שיתופי פעולה – אסטרטגיה נוספת היא לקיים שיתופי פעולה עם חברות נוספות או מוסדות לימוד. שותפויות אלו יכולות להוביל לשיחות עם מועמדים פוטנציאליים עוד לפני שהם נכנסים לשוק העבודה, וכך לאפשר לכם לגייס כישרונות איכותיים מוקדם יותר.

שירות לקוחות – לבסוף, חשוב להשקיע בשירות לקוחות מעולה. מועמדים שמרגישים שהיו בידיים טובות במהלך התהליך ימליצו עליכם ויחזרו אליכם בעתיד. הגישה הממוקדת במועמד ובשירות אישי יכולה להוות יתרון תחרותי משמעותי בשוק השמה הרווי.

מי הלקוח שלנו – המועמד או המעסיק?

בכל חברת השמה, הלקוחות הם למעשה גם המועמדים וגם המעסיקים, אך כל אחד מהם מקבל מענה לצרכים שונים.

המעסיקים: הם הלקוחות הראשיים של חברת ההשמה, שכן הם מחפשים עובדים מתאימים שיתאימו לצרכים שלהם. המטרה של חברת ההשמה היא להבין את הדרישות של המעסיקים, לבנות פרופילים של המועמדים האידיאליים, ולספק להם מועמדים איכותיים בזמן קצר. הצלחת החברה תלויה במידה רבה ביכולת שלה לספק את המועמדים הנכונים ולהתאים אותם לצרכים המדויקים של המעסיקים. עם זאת, חשוב לציין שמי שמשלם לחברת ההשמה הוא המעסיק.

המועמדים: הם גם לקוחות של חברת ההשמה, שכן הם מקווים למצוא משרות שמתאימות להם. חברת השמה מספקת למועמדים שירותים כמו הכנה לראיונות, סדנאות לשיפור קורות חיים, ותמיכה במהלך תהליך הגיוס. על חברת ההשמה להיות קשובה לצרכים ולשאיפות של המועמדים, כדי להציע להם את ההזדמנויות המתאימות ביותר.

שני סוגי הלקוחות כמובן יוכלו גם להמליץ לחברת ההשמה לקולגות וחברים.
בסופו של דבר, חברת השמה מוצאת את האיזון בין שני סוגי הלקוחות, ומצליחה לשרת את האינטרסים של המעסיקים מצד אחד, ואת המועמדים מצד שני. ההצלחה נובעת מהיכולת לספק ערך לשני הצדדים, כך שכל אחד מהם מרגיש שהוא מקבל את השירות הטוב ביותר.

השמה כמכירות

אנשים שיש להם רקע מכירתי – יכולים להיות טובים מאוד בעולם ההשמה, מאחר ויש מגייסים רבים שרואים את תהליך ההשמה כתהליך מכירתי.

לפי הגישה הזו – השמה היא למעשה תהליך מכירה, שבו המגייסים פועלים בעצם למכור המשרות שמוצעות על ידי המעסיקים מול המועמדים, ואת המועמדים אל מול המעסיק. כמו במכירות, יש צורך לזהות את הצרכים של הלקוחות—במקרה זה, המועמדים והמעסיקים—ולהתאים את ההצעה כך שתענה על הציפיות של שני הצדדים. בנוסף, לעיתים רבות יש פערים בין הרצון של כל צד (הרצוי או הציפיה) לבין מה שאפשר לקבל בפועל (המצוי או האיתור הנוכחי), ולכן המגייסים צריכים בעצם לתווך, ולהסביר שאמנם חשבת על X אבל גם Y יכול מאוד להתאים לך. מגייסי עובדים צריכים להיות מומחים בתקשורת, לשדר ביטחון ולבנות קשרים אמינים, בדיוק כמו אנשי מכירות.

כן, חשוב לציין, שהתהליך צריך להיות מכירתי עדין, על מנת שלא יהיה פיצוץ בין הצדדים. להלן דוגמא:
המעסיק רצה מועמד עם 5 שנים ניסיון בשכר של 12,000, אבל יש לנו בדיוק מועמד איכותי עם 3 שנים ניסיון שרוצה 14,000. יתכן מאוד והוא יתאים למעסיק ולכן ננסה כמגייסים למכור תכונות נוספות שלו בנוסף לניסיון.
מצד שני, המועמד רצה שכר של 14,000 אבל המעסיק משלם רק 12,000, אז נוכל לשקף למועמד שברמת הניסיון שלו, יש כאן מעסיק איכותי שרצה 5 שנים אבל כדאי לו לקחת את המשרה כי ציפיות השכר שלו גבוהות כרגע.

מאידך, בדוגמא אחרת: המגייס יכול לשכנע מועמד לעבוד במשרה שאינה מתאימה לו, ולהציג לו שכרגע אין לו אופציה אחרת ושיקח את המשרה, אבל המשרה באמת לא מתאימה למועמד, ולכן הוא החליט להתפטר אחרי שבועיים. זה תהליך "מכירה" לא טוב, מאחר והוא לא עונה באמת על הצורך של הצדדים. תהליך כזה גם יפגע באמינות חברת ההשמה בטווח הארוך אל מול המעסיק.

המגייסים מציעים מועמדים למעסיקים, ולכן הם צריכים להדגיש את היתרונות של כל מועמד, בדיוק כפי שעושים אנשי מכירות כאשר הם מציגים מוצר. בנוסף, כמו במכירות, נדרשת יכולת לשכנע ולהתמודד עם התנגדויות—אם זה משא ומתן על תנאי עבודה או פתרון בעיות תקשורת. השמה דורשת הבנה מעמיקה של השוק, כמו גם יכולת ליצור קשרים ולבנות רשתות, על מנת להצליח ולסגור עסקאות שמועילות לכולם.
חשוב לציין – בסופו של יום – המטרה היא לגשר על הפערים כך ששני הצדדים יהיו מרוצים.

פרסום משרות דרושים

פרסום משרות הוא חלק חיוני בתהליך הגיוס, וישנם מספר מקורות יעילים שבהם ניתן להיעזר כדי להגיע למועמדים מתאימים. על מנת שתוכלו להגיע למועמדים רלוונטים , עליכם לחשוב על המקומות המתאימים לפרסם משרות. פרסום המשרות והמיקומים תלויים רבות בקהל היעד, היכן הוא מסתובב ואיך מגיעים אליו בצורה המיטבית.

ראשית, כדאי ללמוד איך לכתוב מודעת דרושים בצורה טובה. מדובר פה גם על כתיבה שיווקית, עיצוב המודעה, הגדרת דרכי הפניה אליכם, ועוד.
ניתן להעזר ב- המדריך השלם: איך לכתוב מודעת דרושים מנצחת (איך לשווק משרה)

אחד המקורות הפופולריים הוא אתרי דרושים לפרסום משרות – אתרים אלו מציעים פלטפורמות נוחות לפרסום משרות, והם פופולריים בקרב מחפשי עבודה שמחפשים הזדמנויות חדשות.

הנה מאמר על מקורות גיוס עובדים: מעל 50 לוחות דרושים לפרסום משרות

בנוסף, רשתות חברתיות כמו לינקדאין, פייסבוק, וואטסאפ פופולריות מאוד גם כן. לינקדאין מאפשרת לארגונים לא רק לפרסם משרות, אלא גם לחפש מועמדים פוטנציאליים על סמך פרופילים מקצועיים. קהילות מקצועיות ופורומים קשורים יכולים גם לשמש כזירה מצוינת לפרסום משרות, במיוחד בתחומים מסוימים כמו טכנולוגיה או בריאות.

הנה מאמר על מקורות גיוס עובדים: מעל 100 קבוצות וואטסאפ לפרסום דרושים
הנה מאמר על מקורות גיוס עובדים: מעל 250 קבוצות פייסבוק לפרסום דרושים

אפשרות נוספת היא פרסום במוסדות לימוד. שיתופי פעולה עם אוניברסיטאות, מכללות ובתי ספר מקצועיים יכולים לספק גישה למועמדים טריים ומוכשרים. קיימת גם אפשרות לפרסם בלוחות מודעות פיזיים במקומות אסטרטגיים כמו מרכזי קהילה או מסעדות, כך שתגיעו לקהל מקומי.

חשוב גם לא לשכוח את השיווק הדיגיטלי. קמפיינים ממומנים בגוגל או ברשתות חברתיות יכולים להגביר את החשיפה של המשרות שלכם ולמשוך מועמדים חדשים. כך גם פרסום אורגני ברשתות החברתיות השונות.

ככל שתשקול מגוון רחב של מקורות לפרסום משרות, כך תוכל להרחיב את טווח ההגעה שלך ולמצוא את המועמדים המתאימים ביותר. חשוב לחשוב מחוץ לקופסא וליצור את התשתיות הפרסומיות שלכם בצורה טובה.

הנה מאמר על מגייסים מחוץ לקופסה: 30 טכניקות חשובות ולא שגרתיות לשיפור גיוס עובדים

ניהול מאגר מועמדים

חשוב ביותר לנהל מאגר מועמדים, על מנת שתוכלו לפנות למועמדים שפנו אליכם בעבר, פעם נוספת, כאשר תכנס לכם משרה מתאימה, ולא תצטרכו לפרסם שוב ושוב את אותן המשרות.

ניהול מאגר מועמדים הוא אחד המרכיבים המרכזיים בתהליך הגיוס, ותוכנת גיוס מתקדמת יכולה לשפר באופן משמעותי את היעילות והארגון של תהליך זה. מאגר המועמדים מכיל מידע על כל המועמדים שנרשמו, כולל קורות חיים, נתוני קשר, תהליכי ראיון והערכות, מה שמקל על גישה מהירה למידע חיוני.

תוכנת הגיוס מאפשרת לסנן ולמיין מועמדים על פי קריטריונים שונים, כמו ניסיון עבודה, השכלה, כישורים מיוחדים וסטטוס בתהליך הגיוס. זה עוזר לחברות למצוא בקלות את המועמדים המתאימים ביותר לכל משרה פתוחה.

בנוסף, ניהול מאגר המועמדים בתוכנה מספק תובנות על תהליכי הגיוס. באמצעות נתונים אנליטיים, ניתן להבין את שיעורי ההצלחה של מועמדים ממקורות שונים, לזהות את זמני ההמתנה הממוצעים בכל שלב של הגיוס, ולשפר את תהליכי הקבלה וההכשרה.

תוכנה לניהול גיוס גם מאפשרת תקשורת ישירה עם המועמדים, דרך הודעות אוטומטיות או מעקב אישי, מה שמסייע לשמור על קשרים טובים ולבנות מערכת יחסים עם המועמדים, גם אם הם לא התקבלו למשרה הנוכחית.

בסופו של דבר, ניהול מאגר מועמדים בצורה מסודרת ותוך שימוש בטכנולוגיה יכול להוביל לשיפור התהליכים, להגברת היעילות ולמציאת המועמדים המתאימים ביותר במהירות רבה יותר.

הנה מאמר על ניהול מאגר מועמדים – למה הוא חשוב ואיך לנהל אותו נכון

מעקב מקורות גיוס

חשוב שתיצרו ותנהלו את תשתיות הפרסום שלכם, כך שתדעו לגבי כל משרה היכן כדאי לפרסם אותה. מעקב כזה ניתן גם לנהל בתוך מערכת גיוס העובדים שלכם. חשוב לעקוב אחר הצלחת הפרסומים שלכם ולראות איזה מהם אפקטייביים ומחזירים את ההשקעה (ROI).

מעקב אחרי מקורות הגיוס הוא חלק קרדינלי בתהליך הגיוס, והוא יכול לשפר משמעותית את האפקטיביות של חברת השמה. מערכת גיוס מתקדמת מאפשרת לעקוב אחרי מקורות שונים שמביאות מועמדים, כגון אתרי פרסום משרות, רשתות חברתיות, הפניות או שיתופי פעולה עם מוסדות לימוד.

על ידי ניתוח המידע שנאסף, ניתן להבין אילו מקורות מציעים את המועמדים האיכותיים ביותר, מה שמאפשר לבצע התאמות בתהליכי השיווק והגיוס. לדוגמה, אם תגלו כי רוב המועמדים המוצלחים מגיעים מלינקדאין, תוכלו להקדיש יותר משאבים לפרסום שם ולשפר את האסטרטגיות שלכם ברשת החברתית הזו.

בנוסף, מערכת גיוס שמספקת אפשרות למעקב אחרי מקורות הגיוס מאפשרת גם להעריך את החזר ההשקעה (ROI) על קמפיינים שיווקיים שונים. זה מסייע לקבל החלטות מבוססות נתונים, כך שתוכלו למקד את המאמצים שלכם במקורות שמניבים את התוצאות הטובות ביותר.

מעקב קפדני על מקורות הגיוס יכול להוביל לייעול תהליכים, חיסכון בעלויות, ובסופו של דבר, לשיפור איכות המועמדים המגויסים.

הנה מאמר על איך מערכת גיוס Civi חוסכת לי כסף בפרסום משרות דרושים?

פרק ז – ניהול זמן ויעילות

תהליכים בחברת השמה

ראשית, חשוב להכיר את התהליכים שמבצעת חברת השמה. חברת השמה מתנהלת בתהליכים רבים ומגוונים, שכל אחד מהם חיוני להצלחתה. להלן סוגי התהליכים העיקריים:

1. תהליך גיוס: זהו התהליך המרכזי בחברת השמה. הוא כולל פרסום משרות, סינון קורות חיים, ראיונות ראשוניים עם מועמדים, והערכה של הכישורים וההתאמה למשרה. התהליך הזה דורש ידע מעמיק בשוק העבודה ויכולת להבין את צרכי המעסיקים.

2. תהליך שיווק: כדי למשוך לקוחות חדשים ולמצוא מועמדים, חברות השמה צריכות לפתח אסטרטגיות שיווקיות. זה כולל פרסום ברשתות חברתיות, שימוש בכלים דיגיטליים, ויצירת שיתופי פעולה עם חברות נוספות או מוסדות לימוד. מומלץ מאוד לפתח תשתיות שיווקיות ולהעזר בהן. שימו לב שמדובר כאן ב-2 ערוצי שיווק שונים, אחד ללקוחות והשני למועמדים.

3. ניהול קשרי לקוחות: שמירה על קשר עם לקוחות ומעסיקים היא קריטית. תהליכים אלו כוללים עדכון הלקוחות על התקדמות הגיוס, תקשורת שוטפת, והבנת הצרכים המשתנים שלהם.

4. ניהול מאגר מועמדים: תהליך זה כולל תחזוקה של מאגר הנתונים של המועמדים, סינון ועדכון מידע שוטף. זה חשוב כדי להבטיח שהמועמדים המתאימים יהיו זמינים במקרים של משרות פתוחות.

5. תהליך הכשרה: במקרים מסוימים, חברות השמה מציעות הכשרה למועמדים כדי לשפר את סיכוייהם להתקבל למשרות. זה עשוי לכלול סדנאות, הכנה לראיונות או קורסים מקצועיים.

6. תהליך בקרה ואנליזה: כדי להבין את הביצועים של החברה, יש לקבוע מדדים ולבצע ניתוחים תקופתיים. זה כולל הערכה של שיעורי הצלחה, זמן ממוצע לגיוס, והבנת מקורות הגיוס היעילים ביותר.

7. ניהול פיננסי: תהליך זה כולל ניהול התקציב, מעקב אחרי הכנסות והוצאות, והכנה של תחזיות פיננסיות. זה קריטי להבטחת יציבות כלכלית של החברה.

יש לבנות את התהליכים בצורה נכונה, ולחלק את זמן העבודה נכון בניהם, כדי להצליח לגעת בכל התהליכים הללו.

חלוקת הזמן בין התהליכים

חלוקת הזמן בין התהליכים השונים בחברת השמה היא קריטית כדי להבטיח יעילות ותוצאה מוצלחת. הנה כמה טיפים לחלק את הזמן בצורה נכונה:

תכנון שבועי: הקדישו זמן בתחילת כל שבוע או בסוף השבוע, כדי לתכנן את השבוע הבא. זה יאפשר לכם להקדיש זמן לכל אחד מהתהליכים על סמך דחיפות וצרכים. תכננו לוחות זמנים מדויקים לתהליכי גיוס, שיווק, ניהול קשרי לקוחות ועוד.
לדוגמא: הקצו שעה ביום לשיווק, הקצו 4 שעות ביום לראיונות וקשר עם מועמדים, הקצו שעה ביום לפרסום משרות, ושעתיים נוספות לתפעול ומשימות שוטפות.

הקצאת שעות קבועות: קבעו שעות קבועות ביום עבור כל תהליך. לדוגמה, אפשר להקדיש שעה בכל יום, לצורך שיווק ופיתוח קשרים עם לקוחות.

פגישות סדירות: קבעו פגישות צוות שבועיות או דו שבועיות לעדכון על התקדמות בתהליכים השונים. זה מאפשר לכל חבר צוות לדעת מה קורה ולכוון את מאמצי העבודה בהתאם.

גמישות: חשוב לשמור על גמישות בלוח הזמנים שלכם. מצבים בלתי צפויים עשויים לדרוש שינוי מיידי בהקצאת הזמן.

פוקוס: בעת עבודה על תהליך מסויים השארו בפוקוס והתמקדו בו, על מנת לתת לו את מירב תשומת הלב הדרושה.

הנעת הגלגלים: גם אם נכנס משהו דחוף אחר, נסו להקצות לתהליכים את הזמן שלהם. לדוגמא- אם נזניח את תהליך השיווק של לקוחות חדשים כי יש עכשיו הרבה משרות, אז לאט לאט תיעצר כניסת לקוחות חדשים, ומנגד חלק מהמשרות ירדו בגלל שהן אויישו, ואז נהיה בלחץ לגיוס לקוחות שוב. עלינו להקפיד כל העת להניע את הגלגלים בכל התהליכים במקביל.

רוטינות יומיות: פיתוח רוטינות יומיות יכול לשפר את הריכוז והיעילות. זה יכול לכלול זמן קבוע לבדיקה של דוא"ל, ראיונות, ופגישות עם לקוחות.

על ידי חלוקת הזמן בצורה מסודרת וממוקדת, תוכלו להבטיח שכל תהליך יקבל את תשומת הלב הראויה, מה שיוביל לתוצאות טובות יותר עבור החברה.

כלים לניהול זמן

ניהול זמן הוא מיומנות חיונית להצלחת כל עסק, ובפרט בחברות השמה, שבהן יש צורך לנהל תהליכים מרובים בו זמנית. ישנם מספר כלים ושיטות שיכולים לעזור לייעל את ניהול הזמן ולשפר את הפרודוקטיביות.

תוכנות לניהול משימות: כלים כמו Trello, Asana ו-ClickUp או כל מערכת CRM לניהול משימות, מאפשרים למנהלי צוותים ולמגייסים לעקוב אחרי משימות שונות, לקבוע מועדים ולחלק את העבודות בין חברי הצוות. כך ניתן להבטיח שהכל מתנהל בהתאם ללו"ז שנקבע.

יומנים דיגיטליים: שימוש ביומנים כמו Google Calendar או Microsoft Outlook מסייע בתכנון זמנים לפגישות, ראיונות ומועדי פרסום משרות. יומנים אלו מציעים אפשרויות לשליחת תזכורות, כך שלא תפספסו אף מועד חשוב.

מערכת גיוס: תוכנות גיוס מתקדמות, כמו תוכנת גיוס Civi, מציעות אפשרויות לניהול תהליך הגיוס כולו, כולל קליטת מועמדים אוטומטיים, כלי פרסום, מעקב אחרי מועמדים, כלי AI, ודיווח על סטטוסים בתהליכים. מערכות אלו עוזרות לארגון מידע ומביאות לייעול התהליכים.

תיאום פגישות אוטומטיות: כלים כמו Calendly או Doodle מאפשרים לתאם פגישות בצורה אוטומטית. המועמדים או הלקוחות יכולים לבחור זמני פגישה שנוחים להם מתוך לוח הזמנים שלכם, מה שמפשט את התהליך וחוסך זמן רב.

טכניקות ניהול זמן: טכניקות כמו Pomodoro (שיטת עבודה של 25 דקות עבודה ואחריהן 5 דקות הפסקה) או שיטת Eisenhower Matrix (סיווג משימות לפי דחיפות וחשיבות) יכולות לשפר את ריכוזכם ולהגביר את היעילות.

אפליקציות לניהול זמן: כלים כמו RescueTime או Toggl מאפשרים לעקוב אחרי זמן העבודה שלכם ולהבין היכן אתם מבזבזים זמן. זה יכול לסייע בזיהוי תחומים שדורשים שיפור.

אוטומציה: כלים כמו Zapier או Make יכולים לעזור לאוטומט משימות יומיומיות, כמו שליחת מיילים, עדכון נתונים במערכות שונות או פרסום משרות, מה שחוסך זמן ומפנה מקום למשימות חשובות יותר.

כלי AI – כלים אלו יעזרו לכם לנסח משרות, לתקצר קורות חיים, לכתוב שאלות לראיונות, לכתוב מאמרים ולטפל במשימות השוטפות בקלות וביעילות. מומלץ גם לבחור מערכת גיוס שיש בה AI מובנה.

שימוש בכלים הללו יכול לשפר את ניהול הזמן שלכם, להגדיל את הפרודוקטיביות ולסייע לכם לעמוד בלוחות זמנים, דבר שהוא חיוני להצלחת חברת השמה.

פרק ח – טכנולוגיות ומערכות מידע

הטכנולוגיה ומערכות המידע משחקות תפקיד קרדינלי בחברות השמה, ומסייעות לייעל את תהליכי הגיוס, לשפר את איכות השירות ולמקסם את הפרודוקטיביות. ישנן מספר טכנולוגיות וכלים שמיועדים במיוחד לשימוש בתחום ההשמה:

1. מערכות ניהול גיוס (ATS): מערכות כמו Civi מאפשרות ניהול של כל שלבי הגיוס, החל מהגשת קורות חיים ועד לתהליך ההעסקה. המערכות מספקות כלים לפרסום, קבלת קורות חיים, לסינון מועמדים, ניהול ראיונות, מאגר מידע, ושימור נתונים סטטיסטיים על תהליכי הגיוס. הקמת חברת השמה מחייבת גם מערכת לניהול גיוס.

לקריאה נוספת: מערכת גיוס אל מול אקסל; מי מנצח ועם מה כדאי לעבוד?

2. תוכנות לניהול קשרי לקוחות (CRM):  כפי שהרחבנו בסעיף הקודם, כלים אלו יכולים לשפר את התקשורת עם לקוחות ולהקל על ניהול הקשרים עם המעסיקים. זה מאפשר למנהלי הגיוס לעקוב אחרי סטטוס הלקוחות ולבנות מערכת יחסים טובה יותר.

3. כלים לשיווק דיגיטלי: טכנולוגיות כמו Google Ads ו-Facebook Ads מאפשרות לחברות השמה לפרסם את המשרות שלהם ולהגיע למועמדים פוטנציאליים בצורה ממומנת. שיווק דיגיטלי הוא כלי חשוב להגברת החשיפה והיכולת למשוך מועמדים איכותיים. כאן ניתן להכניס גם את תוכנת Canva לצורך עיצוב מודעות דרושים, ואתרים שונים להורדת תמונות.

4. נכסים דיגיטליים – צרו נכסים דיגיטליים שיגדילו את הערך של החברה והמותג. כאן נמצא את אתר האינטרנט של החברה, מאגר המידע של המועמדים, מאגר הלקוחות, כלי דיוור מיילים, סמסים, וואטסאפים, עמודים ברשתות החברתיות, קבוצות ברשתות החברתיות ועוד. ניתן ליצור שימוש ברשתות כמו לינקדאין לא רק כדי לפרסם משרות, אלא גם כדי לחפש מועמדים פוטנציאליים ולעבוד על בניית רשת קשרים מקצועיים.

5. כלי אוטומציה: כלים כמו Zapier יכולים לסייע באוטומטיזציה של תהליכים יומיומיים, כמו שליחת מיילים למועמדים או עדכון נתונים במערכות שונות, מה שמפנה זמן לפוקוס על משימות חשובות יותר.

6. ניתוח נתונים ואנליטיקה (BI): שימוש בטכנולוגיות ניתוח נתונים מאפשר לחברות להשיג תובנות על ביצועי הגיוס שלהן, לעקוב אחרי מקורות מועמדים ולהעריך את היעילות של אסטרטגיות גיוס שונות. ניתן להשתמש במערכת גיוס שיש לה מערכת BI מובנית (כמו מערכת Civi).

7. מערכת חשבוניות – מערכת חשבוניות חיונית בחברת השמה לניהול פיננסי מסודר, כולל הנפקת חשבוניות דיגיטליות, מעקב אחרי תשלומים וניהול מסמכים פיננסיים. היא מאפשרת אינטגרציה עם מערכות אחרות, מספקת ניתוח נתונים חשוב ומשפרת את תהליכי העבודה. השקעה במערכת מקצועית תורמת לתזרים מזומנים חיובי ולניהול יעיל של העסק. לעיתים מערכת זו תהיה כבר כלולה בתוך מערכת CRM שלכם.

8. מערכת תיאום פגישות אוטומטיות: כלים כמו Calendly או Doodle מאפשרים לתאם פגישות בצורה אוטומטית.

9. אתרי דרושים – אתרים אלו מאפשרים לכם לרכוש בנק מודעות ולפרסם בהם את המשרות שלכם.

למה הזמן חשוב ואיך מחשבים החזר השקעה(ROI) בין זמן לכסף

זמן הוא משאב יקר מאוד, במיוחד בעסקים כמו חברות השמה, שבהן כל דקה יכולה להשפיע על הצלחה וגיוס מועמדים. ניהול זמן יעיל לא רק מקדם פרודוקטיביות, אלא גם מאפשר לצוותים להתמקד במשימות החשובות ביותר, לשפר את איכות השירות ולמנוע בזבוז משאבים.

תמיד תמיד, תעשו את החישוב של ה-ROI (החזר על השקעה) בין זמן לכסף, יש לקחת בחשבון את העלויות וההכנסות שנובעות מהשקעה בזמן.

ראשית – חשבו כמה שווה שעה שלכם (זה יכול לקחת אתכם לתוכנית העסקית, בה הגדרתם כמה זמן תעבדו וכמה כסף תרוויחו בחודש).
כעצמאים – עליכם להגיע למספרים של 100-1000 שח לשעה – תלוי בשאיפות שלכם (מומלץ לכוון גבוה). אחרת – במספרים נמוכים יותר, ועם סיכון שלוקחים עלינו בהקמת עסק, עדיף כבר להיות שכירים.
בתחילת הדרך ניתן לקחת 250 שח לשעה.

ניתן גם להעריך את הזמן המושקע בפעולה מסוימת, כמו גיוס עובדים. לדוגמה, אם אתם משקיעים 20 שעות בגיוס מועמד ומצליחים להכניס אותו לעסקה שמניבה 20,000 ש"ח, תוכלו לדעת ששעה שלכם שווה 1,000 ש"ח. לפיכך עליכם לחשב את עלות הזמן לפי שכר העבודה שלכם או עלויות נוספות.

כעת נחשב על כל פעולה שנעשה, כמה זמן היא תיקח לנו, וכמה יעלה לנו להחליף אותה באוטומציה.

שגיאה קריטית – רגע……. 500 ש"ח לחודש זה יקר לי… האמנם?

חשיבה זו מדמה חשיבה של קניות בסופר, אך לא של בעל עסק, אשר צריך לחשוב במונחים של פיתוח העסק ושל החזר השקעה. ולכן מי שיחשוב בצורה כזו, לא יגיע לשום מקום.
חשיבה של ROI היא דרך חיים עסקית שחשוב מאוד לדבוק בה.

לדוגמא: אם שעת העבודה שלנו שווה 250 שח לשעה.
אם אנחנו משקיעים בתיאום פגישות (טלפוניות/פרונטאליות) 5 שעות בחודש, עלות תיאום הפגישות הינה 1250 שח בחודש.
במידה וכלי תיאום הפגישות עולה 50 שח לחודש – מאוד ישתלם לנו לקחת אותו נכון? זאת מאחר והוצאנו 50 שח לחודש, אבל קיבלנו זמן שנוכל להרוויח בו 1250 שח לחודש.

רוצים לחשב אם כדאי לכם להשתמש במערכת גיוס? יצרנו בעבורכם מחשבון החזר השקעה על מערכת גיוס.

בסופו של דבר, הזמן שלכם הוא המשאב הכי יקר לכם.
לכן חישוב ה-ROI בין זמן לכסף מאפשר לחברות להבין את הערך של הזמן המושקע בכל תהליך, וכיצד ניתן לייעל אותו כדי להשיג תוצאות טובות יותר.
לכן אל תהיו "גרידיים" בנושא של כסף. חפשו דווקא להוציא כסף – על דברים שיתנו לכם ערך ויחזירו לכם את ההשקעה פי כמה וכמה בזמן ו/או בכסף.

פרק ט – חלוקת משימות וצוות עבודה

הגדרת תפקידים ותחומי אחריות

הגדרת תפקידים ותחומי אחריות בחברת השמה היא צעד קרדינלי להצלחת הארגון, שכן היא מבטיחה שכל עובד מבין את תפקידו ואת הציפיות ממנו. כאשר ישנה חלוקה ברורה של תפקידים, אפשר לייעל את תהליכי העבודה ולשפר את שיתוף הפעולה בין הצוותים השונים.

בתוך חברת השמה, ניתן להבחין בכמה תפקידים מרכזיים:
מנהלי גיוס – מתמקדים בהובלת תהליך הגיוס, מציאת מועמדים מתאימים וניהול ראיונות, כתיבת חוות דעת. לעיתים הם גם בקשר אל מול הלקוח לגבי המועמדים שנשלחו והסטטוס שלהם.
מנהלי לקוחות – עוסקים בגיוס הלקוחות, תקשורת עם לקוחות, בניית קשרים והבנת צרכיהם. לעיתים הם גם בקשר אל מול הלקוח לגבי המועמדים שנשלחו והסטטוס שלהם.
מנהלי פרסום – עוסקים בשיווק החברה למועמדים ולקוחות. הם יכולים לנסח את המשרות, לפרסם אותם בערוצים השונים, לכתוב תכנים, לשלוח דיוורים, לפנות ללקוחות פוטונציאליים, לנהל את האתר, ועוד.
ניהול חשבונות – עוסקים בנושא הפיננסי – מעקב רווח והפסד, הוצאת חשבוניות, גבייה, תשלומים, ועוד.

נכון, בחברות השמה בתחילת הדרך – מקימי החברה יעשו את הכל. אולם לאט לאט, עם צבירת מוניטין, לקוחות, משרות והכנסות – יתכן מאוד שתרצו לגייס אנשי צוות נוספים, שיסייעו לכם במשימות השוטפות.

בהגדרת תחומי אחריות ברורה, אפשר למנוע חפיפות ולהבטיח שכל עובד יודע מה הוא אחראי עליו. זה לא רק משפר את היעילות אלא גם תורם ליצירת סביבת עבודה מסודרת וממוקדת. בסופו של דבר, הצוות המנוהל היטב יכול להוביל להצלחות רבות ולהגברת הרווחיות של החברה.

בחירת ספקים

בחירת ספקים היא תהליך קרדינלי להצלחת חברת השמה, שכן ספקים יכולים להשפיע על איכות השירותים והמשאבים שאתם מספקים. כדי לבחור ספקים מתאימים, יש להתחיל בהגדרת קריטריונים ברורים, כגון ניסיון בתחום, מוניטין, איכות השירותים, ומחיר.

חשוב לערוך מחקר שוק ולבקש המלצות מלקוחות קודמים כדי להעריך את האמינות של הספקים. ניתן לקבוע פגישות עם הספקים הפוטנציאליים, לבחון את השירותים המוצעים, ולוודא שהם מתאימים לצרכים הספציפיים של החברה.

כמו כן, כדאי לבדוק את התנאים שהספקים מציעים, כגון שירותי תמיכה, זמני אספקה והסכמים על מחירים. בחירת ספקים מתאימים יכולה לשפר את התהליכים הפנימיים של החברה ולהבטיח שהשירותים שאתם מספקים ללקוחות יהיו באיכות הגבוהה ביותר.

נסו להעזר בהמלצות מקולגות – וחשוב לציין – לא חייבים לבחור את הספק הכי זול.
טיפים חשובים:
חפשו את הספק איתו תוכלו לעבוד לטווח ארוך!
חפשו את הספק שיתן לכם עבודה מקצועית ומוכחת!
כי בלי זה, בטווח הארוך הזול יהפך ליקר ויגרום לכם לכאב ראש רציני, עם השקעה כפולה בזמן ובכסף בהמשך.

לדוגמא: אם ניקח "סטודנט" שיבנה לנו את האתר, כי המחיר זול ב-50%, יתן ובעוד שנה כשנרצה לשנות משהו באתר, הסטודנט כבר יעבוד בעבודה "של גדולים" ולא יהיה זמין לנו. במקרה זה, יתכן ותהיה לנו בעיה גדולה בתחזוקה או שיפור של האתר, ונצטרך לבנות הכל מחדש. כך נפסיד לא רק זמן אלא גם הרבה כסף. לעומת זאת, אם נשלם יותר, אבל ניקח חברה מקצועית, אנחנו יודעים שיש לנו ספק שיתן לנו "ראש שקט" ולמרות שהוא יותר יקר, יש גם סיבה טובה לזה.

ספקים רלוונטים

אתרי דרושים – בחרו את אתרי הדרושים המתאימים לכם על מנת להגיע לקהלי היעד הרלוונטים. כל אתר דרושים יכול לגעת בקהל שונה מעט, וחשוב לבחור את האתרים שנותנים לכם את החזר ההשקעה הגבוה ביותר.
מערכת גיוס – בחרו מערכת גיוס מתקדמת, שתעשה את העבודה עבורכם ככל הניתן, בשילוב AI, ובשילוב של שירות לקוחות מעולה.
בניית אתרים – בחרו חברת בניית אתרים מקצועית, שיוכל לבנות לכם אתר איכותי (כולל עיצוב), ולתחזק אותו לטווח ארוך.
שיווק דיגיטלי – בחרו חברת שיווק דיגיטלי מתאימה, שמבינה את עולם הגיוס, ותוכל לכתוב עבורכם תכנים ו/או לנהל עבורכם את הרשתות החברתיות, באורגני או בממומן.
מערכת ניהול עסק/חשבוניות – בחרו מערכת ידידותית שתיתן לכם מענה לנושא ניהול העסק ולניהול החשבונות.
רואה חשבון – קחו רואה חשבון שהתחברתם לחשיבה שלו, על מנת שילווה אתכם בכל הנושא של פתיחת עסק ודיווחים לרשויות.

כמובן שיתכנו ספקים נוספים, בחרו את הספקים שהם "בני אדם", שיהיו איתכם באותו ראש, יתכנו לכם שירות מכל הלב, לטווח ארוך, ויש עליהם המלצות מקצועיות.

העזרו ביועצים עסקיים

בין אם יש לכם רקע עסקי ובין אם לאו, עבודת יועצים עסקיים יכולה להיות כלי משמעותי לצמיחה ולניהול מוצלח של חברת השמה. יועצים אלו מביאים איתם ניסיון רחב וידע מעמיק בתעשייה, והם יכולים לסייע בניתוח המצב הנוכחי של החברה, בזיהוי הזדמנויות לצמיחה ובפתרון בעיות קיימות.

היועצים יכולים לסייע בהגדרת אסטרטגיות גיוס, פיתוח מודלים עסקיים חדשים, או אפילו בניהול שינויים פנימיים. הם יכולים להציע כלים ושיטות עבודה מתקדמות, כמו גם לשתף בניסיון מהעבר על מנת למנוע טעויות נפוצות.

כמו כן, בעבודה עם יועצים, ניתן לקבל תמונה אובייקטיבית על פעילות החברה ועל תהליכים שיכולים להשתפר. תהליך זה עשוי לכלול סדנאות צוותיות, פגישות תכנון אסטרטגי והכוונה לאורך כל הדרך. ההשקעה ביועצים עסקיים עשויה להניב תשואות גבוהות בטווח הארוך, ולעזור לחברה לגדול בצורה מבוקרת ומסודרת.

ניתן לעבוד עם יועצים עסקיים של חברת מעוף לעסקים, מטעם משרד הכלכלה – הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים.
יעוץ זה הינו מסובסד ע"י המדינה ובמחיר זול מאוד, ונועד לסייע לעסקים לצמוח.
אולם ניתן לעבוד כמובן עם כל יועץ עסקי אחר
בחרו את היועצים העסקיים לפי הצרכים שלכם, והנקודות שתרצו לחזק.
לדוגמא- אם אין לכם ניסיון עסקי בכלל, קחו יועצים שיסייעו לכם בפאן העסקי.
אם אין לכם ניסיון בגיוס עובדים – קחו יועץ שמכיר את תחום גיוס העובדים.

מומלץ לעבוד באופן קבוע עם יועצים עסקיים על מנת לקבל זויות ראיה שונות לניהול העסק שלכם.

פרק י – שיווק ומיתוג

אסטרטגיות שיווק לחברת השמה

אסטרטגיות שיווק הן חלק בלתי נפרד מהצלחת חברת השמה, ודרכם ניתן למשוך לקוחות חדשים ולבנות מוניטין בשוק.
להלן הרשימה הראשונה של הדברים שעליכם להגדיר:

בניית מותג ברור

* הגדרת חזון, משימה וערכים של החברה.
* בתחירת תחום ההתמחות
* יצירת לוגו, צבעים וסגנון גרפי שמייצגים את המותג.

פיתוח אתר אינטרנט מקצועי

* אתר שמציג את שירותי החברה, הגשת קורות חיים של מועמדים, משרות פתוחות, צור קשר, למה לעבוד איתנו, והמלצות מלקוחות.
* אופטימיזציה של האתר למנועי חיפוש (SEO) כדי לשפר את הנראות ברשת.

דומיין עסקי ותיבת מייל עסקי

* רכשו דומיין עסקי על מנת לשמור את אתר האינטרנט על הדומיין ולתת לו היבט מקצועי.
* הקימו תיבות מייל עסקי על מנת לתת מראה של חברה מקצועית

יצירת תוכן שיווקי

* פיתוח בלוג או מדור תוכן באתר שיכלול מאמרים, מדריכים וטיפים בתחום הגיוס.
* שיתוף תוכן ברשתות החברתיות כדי למשוך קהל ולהציג מומחיות.

קביעת אסטרטגיית שיווק דיגיטלית

* זיהוי קהלי היעד ופיתוח קמפיינים ממומנים ברשתות חברתיות כמו וואטסאפ, לינקדאין, פייסבוק ואינסטגרם.
* קביעת תכנית לניוזלטרים ודיוורים שיווקיים כדי לשמור על קשר עם לקוחות ומועמדים.

שימוש בכלים טכנולוגיים
* השקעה במערכת גיוס לניהול מאגר המועמדים ותהליכי הגיוס השונים
* השקעה במערכות CRM לניהול קשרי לקוחות, שיעזרו במעקב אחרי מועמדים ולקוחות.
* כלים לניתוח נתונים כדי להבין את התנהגות הקהל ולשפר את האסטרטגיות.

לקריאה נוספת: האם חברת השמה בתחילת הדרך צריכה מערכת לגיוס עובדים?

פיתוח קשרים עם מוסדות וחברות
* יצירת קשרים עם אוניברסיטאות, מכללות וחברות טכנולוגיה כדי לקדם את השירותים ולגייס מועמדים איכותיים.
* קיום סדנאות, כנסים והרצאות לקידום המותג.

בניית רשתות חברתיות
* פתיחת דפי חברה ברשתות החברתיות והתחלת פעילות שוטפת לשיתוף תוכן, אינטראקציה עם קהל ופרסום משרות.
* הצגת מקרים של הצלחות ושיתופים מלקוחות מרוצים.

איסוף המלצות
* בקשה מהלקוחות המתרצים לספק המלצות, שיעזרו לבסס אמון בקרב לקוחות פוטנציאליים.
* פרסום ההמלצות באתר ובשיווק הדיגיטלי.

בניית פרופיל חברה ומייל שיווקי

* צרו פרופיל חברה שיווקי וממוקד המספר על החברה והתחום המקצועי שלה
* צרו תבנית מייל מדוייקת לצורך שליחתה ללקוחות פוטנציאליים.

השתמשו בתשתיות שיצרתם

העלו פרסומים ברשתות החברתיות – חלקם מדברים למועמדים וחלקם ללקוחות.
תוכלו לעקוב אחר חברות השמה נוספות, ולראות את התוכן שלהם, וכך לקבל רעיונות, או להתייעץ עם AI בנושא.

פנו באופן ישיר לחברות – ניתן להגיע אליהן דרך אתר האינטרנט שלהן, או בעזרת הרשתות החברתיות (לפי פרסומי המשרות, או איתור בעלי תפקידים בלינקדאין.
שלחו הודעה המציגה אתכם והציעו לשוחח בנושא של גיוס עובדים.

הקצו זמן לשיווק – מומלץ להקצות בתחילת הדרך חצי יום כל יום, ולאט לאט להוריד עד שמשאירים מינימום שעה ביום בממוצע לשיווק!

הגיעו לכנסים – הכירו אנשים חדשים בכנסים ונסו ליצור חיבורים עסקיים לצורך גיוס לקוחות.

השתמשו בקשרים שלכם – ספרו לקולגות שהקמתם חברת השמה ובקשו מהם לחבר אתכם למנהל הגיוס בחברה על מנת לבחון אפשרות לעבודה משותפת.

דייקו את הקהל – פנו אך ורק לחברות בתחום האסטרטגי שהגדרתם שמתאים אליכם, על מנת לא להתפזר. זה יעזור לכם להיות מקצועיים יותר וכך להצליח יותר בגיוס לקוחות ומועמדים.

איך אני לשווק ללקוחות בתסריט שיחה הכולל התשתיות שבנינו

באמצעות התשיות שנבנה, הלקוחות יוכלו לשמוע עלינו וכך לפנות אלינו. הם יסתכלו בין היתר על הנראות והמוניטין שלנו ברשת.
בנוסף לכך, אשר אנחנו נפנה ללקוחות, נוכל להציג את היכולות והמקצועיות שלנו.
לדוגמא:
– אנחנו חברת השמה מקצועית בתחום של אנשי מכירות.
– יש הרבה אנשי מכירות שפונים אלינו דרך המוניטין והפרסומים שלנו ברשתות.
– יש לנו מאגר מועמדים של 10,000 מועמדים שהתעניינו בתחום, אליהם נוכל לפנות בקליק באמצעות מערכת הגיוס שלנו.
– יש לנו מערכת גיוס שיכולה לבצע סינון ומיון בצורה יעילה, וגם כוללת מודול AI מובנה בעברית שתדע לנסח את המשרות בצורה שיווקית ונכונה לכל רשת.
– כך נוכל להגיע למועמדים שאתם כמעסיק לא תוכלו להגיע אליהם, ולייצר פרסומים בצורה שאתם לא יכולים לייצר, ולגייס עבורכם מהר יותר.
– יש לנו הצלחות מוכחות וכבר גייסנו מספר רב של אנשי מכירות
– ניתן לראות המלצות מלקוחות באתר הבית שלנו.

בסופו של דבר, אסטרטגיות שיווק מגוונות ונכונות יכולות להביא לתוצאות משמעותיות, להפוך את חברת ההשמה שלכם למובילה בשוק ולהבטיח שהלקוחות והמועמדים יתפנו אליכם.
אנחנו רוצים לפתח תשתיות שיגרמו למחפשי עבודה להגיע אליכם באופן יזום (למשל ע"י המלצות, או חיפוש ברשת), וכמובן גם לחזור אליכם בכל פעם שיחפשו עבודה מחדש.
אל תשכחו להקצות זמן מספק לנושא השיווק והמיתוג של החברה, בתחילת הדרך תצטרכו להקצות זמן רב לכך, יתכן שאף אחת כל הזמן, ולאט לאט, עם כניסת משרות נוספות ועבודה שוטפת, ניתן להפחית בכמות הזמן בנושא זה. אולם חשוב מאוד, לעולם אל תזניחו את הנושא של השיווק, השאירו תמיד חצי יום בשבוע לפחות לנושא זה, אם ברצונכם להמשיך לגדול ולהתפתח.

פרק יא – שירות לקוחות

חשיבות השירות ללקוחות

שירות לקוחות איכותי הוא עמוד תווך מרכזי בהצלחתה של חברת השמה. במערכת יחסים שבה המעסיקים והלקוחות הפוטנציאליים תלויים בחברה שלכם כדי למצוא את העובדים המתאימים, איכות השירות יכולה לקבוע את האמון ואת המוניטין שלכם בשוק. שירות לקוחות טוב לא רק מספק פתרונות מהירים ואפקטיביים לבעיות שמתעוררות, אלא גם יוצר תחושת שותפות עם הלקוחות.

כאשר המעסיקים מרגישים שהם מקבלים יחס אישי ומענה מקצועי לצרכיהם, הם נוטים להיות מרוצים יותר מהשירות ומוכנים להמליץ על החברה לאחרים. זה לא רק משפר את שביעות הרצון אלא גם יכול להוביל ללקוחות חוזרים, דבר שחשוב מאוד בעסקי ההשמה, שבהם האמון והקשרים הם קריטיים.

בנוסף, שירות לקוחות טוב כולל גם מתן תמיכה למועמדים. כאשר מועמדים מקבלים סיוע והכוונה במהלך תהליך הגיוס, הם מרגישים מוערכים ומחוברים יותר לחברה. חוויות חיוביות מצד מועמדים עשויות להניב המלצות ולהשפיע על המוניטין של החברה בשוק.

לבסוף, שירות לקוחות איכותי מצריך הקשבה והבנה לצרכים ולצרכים המשתנים של הלקוחות. תקשורת פתוחה, פידבק מתמשך ושירות מותאם אישית יכולים לשפר את איכות השירות וליצור יחסים ארוכי טווח עם לקוחות ומועמדים כאחד.

בסופו של דבר, השקעה בשירות לקוחות איכותי היא לא רק השקעה בטווח הקצר אלא גם בבניית מותג חזק ומוניטין חיובי בשוק.

כלים לשיפור חווית הלקוח וחווית המועמד

שיפור חווית הלקוח הוא תהליך מתמשך שדורש השקעה בכלים וטכניקות מתקדמות. אחד הכלים המרכזיים הם מערכת גיוס עובדים (ATS) ומערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM), שמאפשרות לעקוב אחרי אינטראקציות עם לקוחות ומועמדים, לנהל נתונים ולספק שירות מותאם אישית. באמצעות אלו, חברות השמה יכולות לנהל תיקי לקוחות, לשמור על היסטוריית תקשורת ולהתאים את השירותים לצרכים הייחודיים של כל לקוח.

כלי נוסף הוא אוטומציה של תהליכים, שיכול לעזור בשיפור חווית המועמד, כמו שליחת דוא"ל אוטומטי למועמדים במהלך תהליך הגיוס.
לדוגמא – מייל תודה למועמד על פנייתו. אוטומציה זו חוסכת זמן ומבטיחה שמועמדים לא ירגישו מוזנחים. שיפור חווית המועמד תוביל לשביעות רצון גדולה יותר מהמועמדים ולהמלצה עליכם לחברים.
אל תשכחו גם לשלוח עדכונים כאשר המועמדים נדחו עם מייל או וואטסאפ עם תשובה שלילית מתבנית ששמורה במערכת הגיוס, ובצורה רגישה. ניתן לקרוא כאן איך מנסחים מכתב תשובה שלילית למועמד? כולל דוגמאות

שימוש בטכנולוגיות אנליטיות הוא גם חשוב. באמצעות ניתוח נתונים, חברות יכולות להבין את העדפות הלקוחות, לזהות מגמות ולבצע התאמות בזמן אמת. כלים לניתוח פידבק מלקוחות יכולים לסייע בזיהוי תחומים לשיפור, מה שמאפשר לחברה להיות קשובה לצרכים המשתנים.

כמו כן, כדאי להשתמש בפלטפורמות חברתיות כדי לשפר את הקשר עם הלקוחות. יצירת תוכן איכותי, פרסום טיפים, ועדכונים שוטפים יכולים לשמור על מעורבות גבוהה עם הקהל. תקשורת פעילה ברשתות חברתיות מאפשרת לבנות קהילה סביב המותג ולהגביר את האמון של לקוחות במותג.

לבסוף, חשוב להקפיד על שירות לקוחות מצוין. זה כולל הכשרה מתמשכת של הצוות, כך שהעובדים יהיו מיומנים וקשובים לצרכים של הלקוחות. השקעה בכלים ובמשאבים לשיפור חווית הלקוח לא רק משפרת את שביעות הרצון, אלא גם בונה קשרים ארוכי טווח עם לקוחות ומועמדים.

כלים להגדלת ההשמות בעזרת שירות הלקוחות ושימור

ליווי מחפשי העבודה במהלך תהליך ההשמה הוא מרכיב חיוני להצלחתם ולשביעות רצונם.

חיפוש המשרות – זה מתחיל כבר בשלב חיפוש המשרות, שבו חשוב לסייע להם לזהות משרות שמתאימות לכישורים ולצרכים האישיים שלהם. באמצעות שיחות אחד על אחד, ניתן להמליץ על משרות רלוונטיות ולהתאים את קורות החיים שלהם כך שיבלטו בפני המעסיקים.

הכנה לראיונות – בעת הכנה לראיונות, הציעו טיפים מועילים, כגון איך להציג את עצמם בצורה הטובה ביותר, מה להגיד ומה להימנע מלומר, וכיצד להתמודד עם שאלות קשות.

תזכורת על ראיונות – יש לעקוב אחרי מועדי הראיונות ולוודא שהם מגיעים בזמן. יש להסביר להם על חשיבות ההגעה לראיון בזמן, וכמובן שאם מתכוונים לא להגיע, יש להודיע מראש.

תיווך מול המעסיק – במצבים שבהם יש פערים בתקשורת בין המעסיק למועמד, חשוב להיות מעורבים ולפעול במהירות. זה יכול לכלול הבהרת ציפיות, פתרון אי הבנות, או מתן מידע נוסף על החברה או על התפקיד, כך שכל צד יוכל להבין את השני בצורה טובה יותר.

התחלת העבודה – ביום הראשון בעבודה (או יום לפני), אל תשכחו לאחל להם בהצלחה ולוודא שהם מתארגנים כראוי. ליווי זה יכול לכלול גם תזכורות לגבי חשיבות הזמן, הצגת המסגרת החברתית במקום העבודה, וכיצד לבנות קשרים עם צוות העובדים.

שימור בתקופת האחריות – חשוב להיות זמין לשיחות תמיכה ולחיזוק המועמד ברגעים קשים. הפגנת אכפתיות ונכונות לעזור יכולה להבטיח שהמועמד ירגיש בטוח ומוכוון, ובכך להגדיל את הסיכויים להצלחה בתפקיד החדש שלו.

באופן כללי, ליווי צמוד ומקצועי לאורך כל התהליך לא רק מגדיל את הסיכויים להצלחה של המועמדים, אלא גם מחזק את המוניטין של חברת ההשמה בעיני המעסיקים.

פרק יב – מדדי הצלחה ורווחיות

איך למדוד הצלחה בחברת השמה

מדדי הצלחה ורווחיות הם קריטיים לניהול חברת השמה ולקביעת האסטרטגיות לעתיד. כדי למדוד הצלחה בחברת השמה, חשוב להתמקד בכמה מדדים מרכזיים:

שיעור ההשמה: זהו אחוז המועמדים שהושמו בהצלחה לעומת מספר המועמדים המיועדים למשרות. מדד זה מספק תמונה ברורה על האפקטיביות של תהליך הגיוס.
לדוגמא: אם קיבלתי 100 קורות חיים, מתוכם שלחתי 10 מועמדים ללקוח, 2 התקבלו, ו-1 גם המשיך כך שאנחנו זכאים לעמלת השמה מלאה עליו.
זה אומר שיש לי יחס השמות של 10% מההפניות, ויחס השמות של 1% מכמות קורות החיים, ויחס השמות של 50% מהמתקבלים (או יחס נטישה של 50% מהמתקבלים)
נוכל למדוד את היחס גם בכסף, אם הכנסנו 10,000 ש"ח בזכות ההשמה הזו, נוכל לומר שעל כל 100 קו"ח שנסנן נקבל 10,000 ש"ח, או שעל כל 10 מועמדים שנשלח נקבל 10,000 ש"ח, או שעל כל 2 מועמדים שיתקבלו נקבל 10,000 ש"ח.

השוואת שיעור ההשמה בין לקוחות – כדאי להשוות את שיעור ההשמה בין לקוחות, כך למשל אם שלחנו ללקוח אחד 10 מועמדים ומועמד אחד מזכה אותנו בהשמה (שיעור של 10% מהפניות), ולעומתו ללקוח אחר שלחנו 50 מועמדים ומועמד אחד מזכה אותנו בהשמה (שיעור של 2% מהפניות), עלינו להבין מדוע זה קורה, לבצע שיחה מול הלקוח ולשקף זאת אל מול הלקוח, על מנת לראות איך לשפר את התוצאות הללו, ביחד עם הלקוח. ניתן להוציא גם דוח של סיבות הפסילה של המועמדים, על מנת להבין יותר, מה הסיבות המרכזיות בגינן מועמדים לא מתקבלים ולראות עם הלקוח כיצד ניתן לשפר את זה. זה בהחלט יכול להיות ערך מוסף מעולה של חברת ההשמה אל מול הלקוח.

השוואת הכנסה מול השקעה בין לקוחות – בחינת כמות ההשקעה בלקוח (עלות פרסום, שעות ראיונות, כמות מועמדים, כמות הפניות) אל מול התוצאות (כמות השמות וכמות הכנסות). כך ניתן לראות אם משתלם לנו להמשיך לעבוד מול הלקוח הזה. זו לא בושה להתריע בפני לקוח שהעבודה איתנו אינה משתלמת כלכלית, ולבחון אפשרויות לשפר את התוצאות או להעלות את עמלת ההשמה.

זמן גיוס: המדד הזה מודד את הזמן שנדרש לסיים את תהליך הגיוס ממועד הפרסום ועד ההשמה בפועל. צמצום הזמן לגיוס יכול להצביע על יעילות גבוהה יותר בתהליכים.

שביעות רצון הלקוחות: ניתן למדוד זאת באמצעות סקרים או משובים מלקוחות ומועמדים. שביעות רצון גבוהה מצביעה על הצלחה בתהליכים ובשירותים המוצעים.

הכנסות ורווחיות: יש לעקוב אחרי הכנסות החברה והוצאותיה כדי להבין את הרווחיות. מדדים אלו כוללים רווחיות על כל משרה שהושמה, הכנסות חודשיות ושנתיות, והוצאות תפעוליות.

טיפים לשיפור הרווחיות

כדי לשפר את הרווחיות, חברות השמה יכולות לנקוט בכמה צעדים:

ייעול תהליכי הגיוס: אוטומציה של תהליכים, שימוש בכלים טכנולוגיים כמו מערכות CRM ומערכת גיוס CIvi, ושיפור התקשורת עם מועמדים יכולים לחסוך זמן וכסף.
כך למשל – קליטת קורות חיים אוטומטית, ניסוח משרות אוטומטי עם AI, סינון מועמדים אוטומטי עם פרמטרים או AI, שליחת מיילים/וואטסאפים אוטומטיים או מתבניות, שימוש במאגר מועמדים, ועוד.

התמקדות בנישות רווחיות: זיהוי תחומים שבהם יש ביקוש גבוה אך היצע נמוך יכול להניב רווחים גבוהים יותר. התמחות בנישה מסוימת עשויה להביא לתוצאות טובות יותר. זיהוי לקוחות שאיתם יש פוטנציאל רווח גבוה יותר מאשר לקוחות אחרים והתמקדות בהם.

שיפור שיטות השיווק: השקעה בשיווק דיגיטלי, תוכן איכותי ומסעות פרסום ממומנים יכולה למשוך לקוחות חדשים ולשפר את המוניטין.

חיזוק קשרים עם לקוחות קיימים: שמירה על לקוחות קיימים באמצעות שירות מצוין יכולה להוביל להזמנות חוזרות והמלצות, מה שמפחית את העלויות של גיוס לקוחות חדשים.

ניתוח נתונים: שימוש בכלים לניתוח נתונים מאפשר להבין אילו תהליכים עובדים ואילו לא, מה שיכול לסייע בשיפוט מדויק של מה שצריך לשפר.

באמצעות מדידה קפדנית של הצלחה ויישום של טיפים לשיפור הרווחיות, חברות השמה יכולות להבטיח את הצלחתן בטווח הארוך ולצמוח בשוק תחרותי.

פרק יג – לומדים מהמקצוענים – בעלי חברות השמה משתפים בהמלצות שלהם

לצורך בניית המאמר, פנינו אל הבעלים חברות השמה מצליחות,  וביקשנו מהם לשתף בטיפים להצלחה בניהול חברת השמה.
בעלי חברות השמה אלו צברו ניסיון רב, בהקמת העסק, בגאות ובשפל, בכשלונות ובהצלחות, ויש להם ניסיון מצטבר של מעל 150 שנים בניהול חברות השמה!
כך שברור שיש המון מה ללמוד מהם. ביקשנו מהם לתת את הטיפ המנצח שלהם לבעלי חברות השמה בתחילת דרכם.
לשמחתנו הם הסכימו (לא מובן מאליו, והתודה הרבה שמורה להם על כך), ולהלן הטיפים שלהם:

הטיפ של עו"ד ויויאן שלום, A-one Legal Recruitment. החברה קיימת 18 שנים

"1. חייבים לאהוב את התחום. לאהוב לעבוד עם אנשים, לאהוב את האינטראקציה והליווי של המועמדים והמעסיקים, להיות סבלניים ולא לקחת שום דבר אישית. לדעתי זה תחום שקשה להצליח בו לטווח ארוך אם לא אוהבים אותו. קל לאהוב אותו כשהכל מצליח אבל כשיש ירידות (ויהיו כאלה כי תמיד יש) יהיה קשה לתחזק את העסק אם לא מאוהבים בעבודה הזאת שהיא סופר שוחקת וסיזיפית לעתים אבל גם סופר מתגמלת.

2. אם החלטתם לעסוק בתחום, קחו את זה ברצינות ולא כתחביב. תכינו חזון , תכנית עסקית, לאן אתם רוצים להגיע תוך 5 שנים, תכינו אבני דרך איך מגיעים לשם וכדומה. האם אתם רוצים להתפתח לעסק גדול (חברת השמה) או להיות בוטיק איכותי (הד האנטר/ית). האם אתם רוצים לעבוד עם מספר חברות גדולות ולגייס להם את כל הגיוסים או להתמחות בתחום ספציפי אחד ולגייס אותו לכל השוק? לאיזה סוג של אוכלוסיה אתם הכי מתחברים? תצמדו לסוג האוכלוסיה שנוח לכם איתו ויש לכם שפה משותפת ונוחה איתו. תחשבו בגדול ותקשיבו רק למצליחנים בשוק הזה."

הטיפ של אייל לוין, קבוצת CivilEng. החברה קיימת 15 שנים

הטיפ של ליאת חי בלטמן, נתיב אישי. החברה קיימת 14 שנים

"כשמתחילים משהו חדש, ההתחלה בדרך כלל לא קלה.
מנסיוני, ההמשך יותר קל אם לוקחים מראש כמה החלטות אסטרטגיות – במה רוצים להתמקד ובמה לא, איך לבדל את עצמכם ובאיזה סקטור מתמחים.
מיקוד בסקטור מסויים מאפשר יותר ריכוז של מאמצים הן מול מועמדים למשרות מסוג מסוים והן מול ארגונים בתחומים מסויימים.
נתיב אישי הוקמה לפני כ-14 שנים. התחלנו עם מעט לקוחות טובים והיום אנו נותנים שירות איכותי וממוקד לעשרות לקוחות נאמנים. ממליצה לא להתחיל בשיווק אגרסיבי מדי שעלול להוביל לעודף משרות שלא תוכל לטפל בהן ולגרום ללקוחות מאוכזבים ופגיעה במותג שלך, אלא להתמקד. בהצלחה!"

הטיפ של מירב נדלר, יתד השמות. החברה קיימת 14 שנים

"קשר אישי עם מועמדים ועם חברות ויכולת להגיע לכמה שיותר מועמדים מתאימים בעזרת כלים טכנולוגים מתקדמים"

הטיפ של ליאור מליחי אשתר, Job-Time. החברה קיימת 13 שנים

"הצלחה בניהול חברת השמה נבנית קודם כל על מערכות יחסים אמיתיות עם הלקוחות, המועמדים והצוות שלי. לקוחות צריכים לדעת שאנחנו לא רק מוצאים להם עובדים – אנחנו מבינים לעומק את הצרכים שלהם ומציעים פתרונות מותאמים אישית שמקדמים את החברה שלהם. המועמדים צריכים להרגיש שיש להם מישהו שמלווה אותם לאורך התהליך ודואג להם באמת.
ולבסוף, העובדים שלי הם עמוד התווך של החברה. כשהם מרגישים מחוברים לחזון שלי, מקבלים את הכלים להצליח ויודעים שיש להם מקום לגדול ולהתפתח, הם נותנים את כל הלב. זה מה שמוביל לתוצאות איכותיות ולשביעות רצון של כל הצדדים המעורבים.
השורה התחתונה – זה לא רק למצוא את המועמד הנכון, אלא לבנות אמון, ליצור חיבורים אמיתיים, ולהבטיח שכולם מרגישים שהם בידיים טובות. זה מה שמביא להצלחה מתמשכת ולרווחיות לאורך זמן."

הטיפ של ורד כהן, ל.ו מומנט בע"מ. החברה קיימת 12 שנים

"ותרו על האגו מול לקוחות : לא להיות צודק- להיות חכם, תבדקו היטב את חוזה העבודה, על כל הסעיפים."

הטיפ של רונית ביטון, עמיתים גיוס והשמת עובדים. החברה קיימת 10 שנים

"למתחילים חשוב לקחת בהתחלה ליווי עסקי ולהשקיע באוטומציות".

הטיפ של עדי שגב, השמת איכות. החברה קיימת 10 שנים

"על אף שגיוס הוא לא תחום נישתי, ממליצה בחום להתמקד בתחום גיוס אחד (תעשיות למינהן) – לחקור וללמוד אותו, להפוך להיות מקצוענים – זה יהיה הבידול שלך. כשלקוח רוצה לסגור עסקה הוא יעדיף את החברה שמתמחה בתחום שלו."

הטיפ של חזי כוכבי, עבודה עכשיו. החברה קיימת 9 שנים

"צרו קשר קרוב כמה שיותר ללקוח. זה יאפשר לכם להכיר את הלקוח , את תהליך הגיוס , את הדרישות ואת הכדאיות.
בחרו בחוכמה את הלקוחות שלכם – גם לקוח צריך להיות בשל , מוכן ורוצה לעבוד איתכם".

הטיפ של גל מלמוד, מלמוד השמה. החברה קיימת 8 שנים

"תהיו חזקים בפולואפ , הכל מתחיל ונגמר בפולואפ.
לכו עם קו עבודה ברור מאד ומי שלא מצטרף לקו ולתכנית תנפו אותו מהדרך שלכם, אין צורך להתעקש על מי שלא חלק מהחזון לא משנה כמה הוא פוטנציאלי."

הטיפ של חגית אביטל, Capsula HR Solutions. החברה קיימת 8 שנים

"משהו שלמדתי מאחד מבתי הספר הטובים שעבדתי בהם לניהול עסקים (חברת תקשורת): ההצלחה נמצאת בשירות!
זה משהו שלקחתי לחיים העסקים שלי ומיישמת את זה walk the talk.
שירות טוב כולל קשיבות, שקיפות, חדשנות, ליווי ושמירה על קשר. מה שמייצר אדוות של הצלחות, כשהשירות במהות הכל מעצמו יעשה."

הטיפ של גלעד בן חיים, מימד אנושי. החברה קיימת 7 שנים

"בעולם העסקים, ולא רק בתחום הגיוס, מה שלא מנוהל בצורה מסודרת ואפקטיבית פשוט לא מתפקד כראוי. ניהול נכון של חברת השמה דורש בניית תשתית של יעדים ומדדי איכות ברורים. הגדרת מטרות מדויקות מאפשרת לצוות להבין את הכיוונים והציפיות, תוך שימת דגש על מדדים כמותיים ואיכותיים שינחו את ביצועי החברה.
יעדים כמו זמן השמה ממוצע, שביעות רצון לקוחות ומועמדים, ושיעור הצלחה בהשמות, הם קריטיים להערכת אפקטיביות התהליכים.
מדדי איכות מאפשרים לזהות נקודות חולשה ולייעל את העבודה באופן רציף. תכנון אסטרטגי ושימוש קבוע במדדים אלו יוצרים תשתית ליציבות וצמיחה לאורך זמן, משפרים את השירות ללקוחות, ומבטיחים רווחיות בתנאי שוק משתנים.

הטיפ של אורן בנני, Banani HR. החברה קיימת 6 שנים

"תבינו שאתם לא מתקיימים בוואקום – יש סביבכם שותפים וקולגות מקצועיים שיכולים להיות עבורכם משענת, עזרה מקצועית ולמידה ולעיתים שחקני חיזוק נוספים בעלי התמקצעות והתמחות בזכותם תוכלו להעניק שירות טוב יותר ללקוחות שלכם על ידי שיתוף פעולה.
אין מה לחשוש מתחרות, יש מקום לכל מי שטוב, תהיו טובים!
תמיד טוב יחד!"

הטיפ של איילת שחר, שחר גיוס והשמה. החברה קיימת 5 שנים

"ערכו תיאום ציפיות בהיר אל מול הלקוחות, בנוגע ללוחות הזמנים, ובין היתר תוך כמה זמן מתקבלת תשובה לגבי מועמד, על מנת להגדיל את יחס ההשמות שלכם."

הטיפ של מיכל רוקר, ROCKER גיוס והד האנטינג מקצועי לענף הבנייה והנדל"ן. החברה קיימת 5 שנים

"להקפיד על שירות מעולה וקשר אישי מכבד ואיכותי גם לחברה שאתם מגייסים לה וגם למועמדים."

הטיפ של שמעון ליבוביץ', eXact HR. החברה קיימת 4 שנים

"יחס אישי ומקצועיות אלו הגורמים הכי חשובים להצלחה ואיתן יגיע כל השאר.
תמיד תדאגו להיות בקשר עם הלקוחות ולהבין את הצרכים שלהם לעומק ולא להיות ממוקדים דווקא על משרות ותנסו רגע להבין מה קורה בצד השני.
כנ"ל גם לגביי מועמדים חשוב לייצר להם חוויה חיובית וללוות כל אחד באופן אישי למרות שזה מורכב .
מקצועיות ללא פשרות זה אחד הדברים הכי חשובים את או אתה יכולים לשווק מעולה, לגבות כספים , לנהל מו"מ אך אם בקצה של התהליך אין מקצועיות והלקוח לא מקבל את מה שהוא צריך אז שום דבר לא שווה."

הטיפ של דניאל סקל, סיאל גיוס והשמה. החברה קיימת 4 שנים

"טיפ 1 – קשר טוב עם מועמדים זה חלק משירות איכותי שילווה לאורך כל המשך הדרך.
טיפ 2 – מעקב אחרי הגבייה באופן שוטף, הרבה פעמים נתקלתי בכך שפספסו את החשבונית על ההשמה/ זה לא היה בטיפול הרכזת אלא בטיפול מחלקה אחרת וזה גם כן התפספס. חשוב תמיד להיות במעקב."

הטיפ של ערן אל השחר, טיימינג השמה. החברה קיימת 3 שנים

"הדבר הראשון להכין תוכנית עבודה סדורה עם יעדים ומדדים ברורים, התכנית מחולקת לטווחים קצרים של חודשים ורבעונים. למשל, כמות לקוחות חדשים וכמות משרות.
הכי חשוב בעיניי זו תוכנת ניהול הגיוסים ההשמות והפרסום, שמתאימה לצרכים שלך שתוכל לאפשר גידול בקצב הפעילות של החברה, כמות רכזי ההשמה וכו'.
לאחר כל זה חייבים לנתח את הבקרות להתאים נהלים לקצב גידול הפעילות כל הזמן."

הטיפ של אריק בן ברוך, וורקי. החברה קיימת 3 שנים

"אם לא אתה לא מכיר את הנישה מלמטה כולל להיות רכז השמה ומנהל תיקי לקוחות אז אל! תיכנס לתחום"

הטיפ של דניאל פריזנט, פריזנט גיוס והשמה. החברה קיימת 2 שנים

"לדבוק במתן פידבקים על מועמדים שנשלחו אל מול תיאום ציפיות ברור מול המעסיק (המלצה תגובה עד 24 ש' מרגע ההפנייה).
לעבוד על משרות שמחזקות מוניטין ולא רק רווחיות בייחוד בתחילת הדרך! בהצלחה!"

הטיפ של מאיה רוזנברג, מאיה ניהול גיוס והשמה. החברה קיימת 2 שנים

"עצתי היא לעבוד בשיטתיות ולא לעצור, באופיי אני בולדוזר ולא עצרתי לרגע. חייבים כל הזמן לייצר לקוחות, לייצר משרות ולייצר השמות.. כן צריך המון אנרגיות… דאגו למלא את המיכל שלכם כל הזמן. בהצלחה!"

הטיפ של לינא ח'יר, JobLee. החברה קיימת 2 שנים

"אחד הטיפים החשובים ביותר שאני יכולה להציע הוא לבצע את תהליך הסינון עבור הלקוח בצורה המקצועית והיסודית ביותר. זה לא רק עניין של התאמה בין מועמדים למשרות, אלא הבאת ערך מוסף על ידי זיהוי צרכי הלקוח והצגת מועמדים שיש להם את הכישורים והאופי המתאימים לתרבות הארגונית. הסוד הוא לא בכמות המועמדים שמציגים, אלא באיכותם. כשחברת ההשמה מספקת סינון מדויק וממוקד, הלקוח מרגיש שהוא מקבל תמורה אמיתית להשקעתו. פעמים רבות אני שומעת מלקוחות שהם מרגישים כאילו הם עובדים עבור חברות ההשמה, במקום שזה יהיה ההפך. מטרתנו היא לפשט את התהליך עבור הלקוח, כך שירגיש שהשירות שלנו מספק ערך משמעותי ומקל עליו."

הטיפ של אשכר רז, אשכר השמה. החברה קיימת 1 שנים

"ההחלטה לפתוח חברת השמה היא מסע מרתק ומלא באתגרים, אבל עם מיקוד נכון, אפשר להפוך את החלום להצלחה. אחד הסודות הגדולים שלי להצלחה הוא מציאת הנישה הייחודית שלך – המקום שבו אתה מביא ערך מוסף שאין לאחרים. אני מצאתי את המקום שלי בעולם הקיבוצים – תחום ייחודי שמעטים התעמקו בו ואני גם מכירה היטב, וזה מה שהבדיל אותי מאחרים. חפשו את הנישה שלכם, שם תוכלו להיות פורצי דרך.

בנוסף, שימוש נכון בפלטפורמות הפרסום המתקדמות הוא קריטי: אינסטגרם, טיקטוק, פייסבוק – כולן מעניקות הזדמנות להגיע לקהלים חדשים בצורה יצירתית ומדויקת. התעדכנו תמיד בטכנולוגיות ובכלים החדשים, כדי להישאר רלוונטיים ותחרותיים בשוק.

ולא פחות חשוב – אהבו את מה שאתם עושים. כשתאהבו את מה שאתם עושים, האנרגיה שלכם תהיה מדבקת. חייכו תמיד, כי חיוך ואהבה למה שאתם עושים הם אלו שימשכו אליכם אנשים. עם תשוקה אמיתית ויצירתיות, ההצלחה לא תאחר להגיע!

סיכום והמלצות

עקרונות מרכזיים להצלחה

כדי להצליח בהקמת וניהול חברת השמה, יש לאמץ מספר עקרונות מרכזיים שיכולים להנחות אתכם בדרך להצלחה. ראשית, חשוב להבין את שוק העבודה ואת הצרכים של המעסיקים והמועמדים. ניתוח שוק מעמיק יכול לסייע לכם לבנות אסטרטגיות גיוס ממוקדות ויעילות.

שנית, השקיעו במערכות ניהול מתקדמות, כמו Civi, שיכולות לעזור לכם לייעל את תהליכי הגיוס, לעקוב אחרי מועמדים ולנהל את קשרי הלקוחות בצורה אפקטיבית. טכנולוגיה היא כלי עוצמתי שיכול לשפר את ביצועי החברה ולחסוך זמן יקר.

בנוסף, אל תשכחו על חשיבות השירות האישי. קשרים טובים עם לקוחות ומועמדים יכולים להוביל להמלצות וללקוחות חוזרים. השקעה בשירות לקוחות מצוין תיצור מוניטין חיובי ותבדל אתכם בשוק תחרותי.

לבסוף, יש לזכור שהצלחה אינה מגיעה בן לילה. התמדה, גמישות ויכולת ללמוד מטעויות הן תכונות חיוניות. שמרו על חשיבה חיובית ואל תפחדו להתנסות בדרכים חדשות ובאסטרטגיות שיווקיות.

באמצעות יישום העקרונות הללו, תוכלו לבנות חברת השמה מצליחה, לשפר את הרווחיות ולהשפיע לטובה על שוק העבודה.

משאבים נוספים והמלצות לקריאה

בעולם העסקי ובעולם הגיוס המשתנים, למידה והתפתחות אישית הם חלק מהמפתח להצלחה. לכן חשוב מאוד ללמוד ולרכוש ידע לאורך כל הדרך, על מנת לקבל ידע וערכים נוספים לצורך ניהול והצלחת העסק. כחלק מהיותך בעלים של עסק, כל נושא הלמידה וההתפתחות האישית מוטל עליך, כך שמומלץ מאוד לפנות חצי יום בשבוע לצורך למידה, רכישת כלים חדשים והתפתחות אישית – שתביא איתה גם חשיבה חדשה, והתפתחות עסקית.

פודקסטים – שמעו פודקסטים בנושא גיוס עובדים. פודקסטים לדוגמא:
מגייסים השראה – של שי בכור (מנכ"ל Civi)
גיוס זה מקצוע – הפודקסט של מורית רוזן
גיוס ומה שמסביב – של טל אסייג
כשמוזה וגיוס נפגשים – של דורית חלפון

קורסים / וובינרים – חפשו קורסים מקצועיים בעולמות הגיוס או ניהול עסקים והרשמו אליהם.
קורסי מעוף לעסקים – מומלץ ביותר להעזר בקורסים של מעוף לעסקים – הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים של משרד הכלכלה, אשר מציעים קורסים בתחומים שונים ומגוונים לבעלי עסקים, החל מהקמת עסקים, שיווק דיגיטלי בפלטפורמות שונות, אוטומציה, עיצוב בקנבה, ועוד. הקורסים מאוד פרקטיים וממוקדים לבעלי עסקים, כך שהם יתנו לכם את הכלים לניהול המוצלח ביותר של העסק. מומלץ להתחיל מקורס של הקמת עסק ומשם להמשיך לקורסים נוספים בתחומים שלדעתכם יתנו לכם את הערך המוסף הגבוה ביותר. הקורסים של מעוף גם במחיר מסובסד, כך שאין באמת סיבה שלא לעשות אותם אחד אחרי השני.

ספרים – קראו ספרים על תחומי הגיוס או ניהול עסקים.

בלוגים ואתרי מידע – קראו באינטרנט מאמרים על עולם הגיוס והניהול העסקי. חפשו את המאמרים והתכנים הרלוונטים אליכם, לפי הצרכים המשתנים שלכם, וזאת על מנת לנהל את העסק בצורה המקצועית ביותר.
ניתן למשל להעזר בבלוג של Civi המכיל מידע רב למגייסים.
ניתן גם לעיין באקדמיה שלנו Civi Academy שמכילה מדריכים שונים לפי נושאים.
האתר של מורית רוזן – מכיל מידע רב ומאמרים בנושא גיוס עובדים
אתר HRPORTAL – מכיל מאמרים ומידע בנושא משאבי אנוש וגיוס
אתר HRUS – מכיל מידע ומאמרים מקצועיים בנושא משאבי אנוש וגיוס

רשתות מקצועיות – הצטרפו לרשתות מקצועיות בתחום משאבי אנוש וייעוץ גיוס בישראל, הרשמו להשתלמויות מקצועיות בתחום.

ניוזלטרים – הצטרפו והרשמו לניוזלטרים בעולם הגיוס והניהול, על מנת לקבל ידע וכלים נוספים.

רשתות חברתיות – הצטרפו לקבוצות ברשתות החברתיות (פייסבוק, לינקדאין, וואטסאפ) בעולמות הגיוס והניהול, עקבו אחרי התכנים, השאלות והתשובות, על מנת לרכוש ידע נוסף.
כדי לאתר את הקבוצות האלו חפשו את המילים "גיוס עובדים" או "משאבי אנוש" בחיפוש, ואתרו את הקבוצות המתאימות.

ניסיון – רכשו ניסיון. כדאי לפני הקמת חברת השמה לרכוש ניסיון בעולם הגיוס ו/או ניסיון בעולם הניהול, ולהגיע לפתיחת החברה כאשר אתם מוכנים.

*טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור*

כאשר אתם מקימים חברת השמה, כדאי שתעשו את התהליך בצורה המקצועית ביותר, כי כך תגיעו לתוצאות הטובות ביותר בזמן הקצר ביותר.

חלק מהאנשים חושבים בתחילת הדרך על חסכון בעלויות, ולכן "שורפים זמן יקר". בפועל, המטרה שלכם היא להגיע בכמה שפחות זמן ליותר הכנסות, ולכן כדאי לכם לחפש כלים שידאגו לעבוד בשבילם ויהפכו את העבודה שלכם ליעילה ככל הניתן.

הזמן שלכם הוא המשאב היקר ביותר שלכם וכדאי ששעות העבודה שלכם יושקעו בדברים עם מקסימום ערך, ולא פעולות שניתן לעשות בצורה אוטומטית עם כלים קיימים.

מערכת הגיוס Civi היא כזו, אשמח לתאם איתכם זום הכרות ללא עלות, בו נוכל לסייע לכם בהטמעת מערכת גיוס היחידה בארץ עם FLOW מותאם אישית לחברת השמה!

מערכת הגיוס תדאג שתוכלו לעבוד פי 5 יותר מהר מעבודה ידנית, רגילה, וכך להגיע למקסימום תוצאות בזמן הקצר ביותר, ולהעיף את העסק שלכם קדימה.

אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.

בהצלחה!

Civi מערכת גיוס שעובדת בשבילך!

השאירו פרטים לתיאום הדגמה חינם

שם מלא

שם החברה

טלפון

אימייל

לתיאום הדגמה בזום למערכת Civi -->

מאמר זה סוקר את תהליכי הקמת חברת השמה בישראל וטיפים להצלחה. המאמר הינו כללי ואינו מותאם אל הקורא הספיציפי. מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים (כמו עורך דין, רואה חשבון) בכל קבלת החלטה בנושא זה. אין להסתמך על מאמר זה בשום נושא משפטי, כספי חוקי או עסקי, והוא מהווה מאמר מידע בלבד. השימוש במאמר זה באחריות הקורא בלבד.