תהליכי הגיוס שאנחנו מבצעים כוללים מספר רב של שלבי מיון למועמדים, חלק מן השלבים כולל גם ראיונות פרונטליים או מבחני מיון. במקרים כאלו, עלינו לשלוח מכתב דחיה למועמד במידה והחלטנו שלא לקבלו – ומדובר לא רק בהמלצה הנוגעת להתנהלות אנושית שלנו בתהליך הגיוס, אלא גם לחוק שקיים בנושא זה.
על מה נדבר במאמר זה:
- החשיבות של תהליך דחיה מכבד ומקצועי
- הסיבות והתועלת של מכתב תשובה שלילית בתהליך גיוס עובדים
- ההיבט החוקי של מכתב תשובה שלילית למועמד בתהליך הגיוס – החוק בישראל
- מבנה המכתב: עקרונות מרכזיים לכתיבת מכתב דחייה
- הטיה שלילית וחוויה שלילית – אתם לא רוצים שמועמדים יחוו אותה בתהליך הגיוס שלכם
- איך לאכזב את המועמדים – דוגמאות לטעויות נפוצות בנושא מייל דחיה
- תגובת המועמד: כיצד ניתן לצפות לתגובה מצד המועמד לאחר קבלת המכתב
- מועמדים מיוחדים: איך להתנהג כאשר המועמד הוא עובד נוכחי, מוכר לנו אישית או ברמה גבוהה
- מגוון דוגמאות למכתבי תשובה שלילית למועמד
אז איך מנסחים מכתב דחיה למועמד? ומה אומר החוק? הפרטים המלאים כאן.
החשיבות של תהליך דחייה מכבד ומקצועי
בעולם התעסוקה של היום, תהליך הגיוס הוא לא רק מציאת המועמד המתאים ביותר, אלא כולל גם יצירת חוויה חיובית עבור כל מי שעובר דרך החברה – גם אלו שלא יהפכו להיות חלק ממנה. תהליך דחייה מכבד ומקצועי אינו רק עניין של נימוס, אלא חלק בלתי נפרד מניהול משאבי אנוש אפקטיבי ובניית מוניטין חיובי לחברה. יותר מכך – הוא גם מחוייב על פי החוק.
ראשית, יש להבין את ההשפעה הרחוקה של תהליך הדחייה. מועמד שחווה דחייה מכבדת ומקצועית ישאר עם רושם חיובי על החברה. זה יכול להיות קריטי, במיוחד בעידן שבו חוויות של מועמדים נחלקות בקלות ברשתות החברתיות ובפלטפורמות דירוג מעסיקים על ידי העובדים. חוויה חיובית יכולה להפוך לפרסום מילולי חיובי עבור החברה, בעוד שחוויה שלילית יכולה לגרום לנזק לתדמיתה.
בנוסף, גישה מכבדת ומקצועית בתהליך הדחייה משדרת תרבות ארגונית של כבוד, שקיפות ומקצועיות. זה מעביר מסר לעובדים הנוכחיים על הערכים שהחברה מחזיקה בהם. עובדים רואים איך החברה מתייחסת למועמדים שלא התקבלו ולומדים מכך על הגישה הכללית של החברה כלפי אנשים וכלפי התהליך המקצועי.
כמו כן, תהליך דחייה מתוכנן ומקצועי יכול להוות הזדמנות לפידבק ולשיפור תהליכים. מכתב דחייה שמכיל פידבק מסודר ובונה, לא רק שמועיל למועמד, אלא גם מצביע על רמה גבוהה של מחשבה ותשומת לב מצד החברה. זה מעיד על רצון אמיתי לראות שיפור והתפתחות, גם אצל אלו שלא הופכים להיות חלק מהצוות.
ניהול תהליך דחייה בצורה מקצועית ומכבדת יכול להיות כלי חשוב בבניית תדמית חיובית ומכבדת לחברה, המשפיעה לא רק על המועמדים הנוכחיים אלא גם על המועמדים העתידיים ותפיסת החברה בקרב הציבור.
לכן, תהליך דחייה מכבד ומקצועי אינו רק טוב למועמדים שלא התקבלו, אלא גם משפר את תדמית החברה, מקדם תרבות ארגונית בריאה, ומשדר מקצועיות ורצינות. בעולם שבו המוניטין הוא הכל, גישה כזו יכולה להיות מפתח להצלחה ארוכת טווח.
רוצים לשלוח ולתעד מייל עם תשובה שלילית למועמד בקלות עם תבניות אוטומטיות?
הסיבות והתועלת של מכתב תשובה שלילית בתהליך גיוס עובדים
מכתב הדחיה הוא הצורה שבה המעסיק מבשר למועמד על כך הוא לא התקבל לתפקיד. נכון, הודעה למועמד שהוא לא התקבל עלולה להיות פעולה קצת מבאסת, אבל היא חלק מהתהליך, וחשוב לעשות את זה ממספר סיבות:
1. מתן משוב אמיתי למועמד
שליחת מכתב דחיה מאפשרת למעסיק לתת משוב אמיתי וכנה למועמד בגין אי קבלתו לעבודה. זה בדיוק הזמן להסביר במקצועיות ובכבוד למועמד למה הוא לא נבחר לתפקיד (האם בגלל שהמשרה נסגרה? כישורים חסרים? השכלה חסרה? ניסיון מקצועי חסר? אולי היו מועמדים שהיו מקצועית יותר טובים ממנו? סיבה אחרת?). מתן הפידבק הזה בצורה נכונה למועמד, מתקבל בצורה מאוד טובה על ידי המועמדים, שיכולים באמת להבין כיצד להשתפר ומה היה חסר להם בתהליך כדי להתקבל לעבודה.
2. יציבות ותחימה בזמן של תהליך הגיוס
שימוש במכתב תשובה שלילית למועמד לעבודה, תוחם בזמן את תהליך הגיוס, ותורם ליציבות של שני הצדדים בתהליך. גם מצד המעסיק – שיודע שהתהליך נסגר והמועמד קיבל את התשובה וההסברים המפורטים, וגם מצד המועמד שיודע שהתהליך הושלם וכך הוא יכול להתפנות לתהליכים אחרים (לעיתים מועמדים מחכים לתשובה ממעסיק אחד, ולכן לא מתחילים תהליכים עם מעסיקים אחרים, או אפילו לא נותנים תשובות חיוביות למעסיקים אחרים, בשל ההמתנה לתשובה ממעסיק שנראה להם יותר, דבר שעלול לפגוע להם משמעותית בתהליכי גיוס אחרים).
3. בניית תדמית ומתן הכבוד הראוי למועמד
שליחת מכתב דחיה מקצועי ואנושי, משפרת את תדמית המעסיק בעיני המועמד, ואף בעיני מכריו. המועמד יודע שהוא קיבל את הכבוד המגיע לו ואת המשוב שרצה, שלא זלזלו בו ונתנו לו את ההזדמנות האמיתית להשלים את התהליך עד סופו, למרות שהוא לא התקבל בסופו של יום. מדובר בגלגל, מאחר ולכל מועמד יש חברים רבים באותו מקצוע, וההבדל בין שליחת מכתב דחיה מנומק לבין אי שליחתו, היא ההבדל במיתוג המעסיק שלכם מול המועמד ומול חבריו לעבודה, שגם הם יום אחד אולי ירצו להתראיין אצלכם.
–> מומלץ לקריאה נוספת בנושא חווית המועמד: איך מנסחים מייל תודה מנצח? כולל דוגמאות
4. כל האופציות על השולחן – אפשרויות עתידיות
מכתב הדחיה יכול לשמור אופציות עתידיות מול המועמד. יתכן ובסופו של יום מועמד אחר שבחרנו לא השתלב בחברה ונרצה לפנות שוב למועמד, או שיהיו לנו תפקידים אחרים שיכולים להתאים יותר למועמד בעתיד. חשוב לסיים את התהליך בצורה נעימה ואנושית, מאחר ואולי בעתיד דווקא נרצה לגייס את המועמד לתפקיד או פרויקט אחר.
5. הסיבות המשפטיות
אם לא השתכנעתם עד לכאן, אז חשוב לציין, שיש גם חוק שמחייב אותנו לשלוח מכתב תשובה שלילית למועמד לעבודה במקרה והוא הגיע לראיון או מבחני מיון אצל המעסיק. ראו הרחבה בנושא בהמשך.
ההיבט החוקי של מכתב תשובה שלילית למועמד לעבודה בתהליך הגיוס – החוק בישראל
בקצרה: מעסיק חייב למסור למועמד לעבודה שהשתתף בראיון או בחינה או מיונים, הודעה בכתב על אי קבלתו.
החובה חלה על מעסיק על מעל 25 עובדים, בעבודה שאינה זמנית (מעל 30 ימים), ושאינה בענף ההסעדה.
מהו החוק ומה כתוב בו
חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה (תנאי עבודה והליכי מיון וקבלה לעבודה), תשס"ב-2002 קובע בסעיף 3א את החוק החוקית של מסירת הודעות למועמד לעבודה:
נקבע כי מעסיק ימסור למועמד לעבודה המשתתף בהליכי מיון לעבודה הודעה בכתב על אי-קבלתו לעבודה של המועמד.
הודעה כאמור תימסר לא יאוחר מ-14 ימים מהיום שבו אדם אחר התקבל לעבודה שלגביה נערכו הליכי המיון.
ההודעה צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
(1) שם המעסיק ושם המועמד לעבודה;
(2) מועד תחילת הליכי המיון לעבודה, וזהות הגורם שעורך את הליכי המיון – אם אינו המעסיק;
(3) התפקיד או המשרה שלגביהם נערכים הליכי המיון;
(4) שמו של שולח ההודעה מטעם המעסיק ותפקידו.
חריגים לחוק
הוראות סעיף זה לא יחולו על מועמד לעבודה –
(1) בעבודה שתקופת העבודה בה אינה עולה על שלושים ימים;
(2) בעבודה בענף ההסעדה;
(3) בעבודה אצל מעסיק המעסיק לא יותר מ-25 עובדים.
צורת ההודעה למועמד
"הודעה" – לרבות הודעה באמצעי אלקטרוני או אמצעי טכנולוגי אחר;
מהם הליכי מיון לעבודה
"הליכי מיון לעבודה" – ריאיון או בחינה.
קנסות ופיצויים על הפרת החוק
בחוק נקבע מה קורה במקרה של הפרתו:
דינו – הקנס האמור בסעיף 61(א)(1) לחוק העונשין, התשל"ז-1977.
נכון למועד כתיבת מאמר זה מדובר על קנס בגובה של עד 14,400 שקלים חדשים.
כמו כן נרשם בחוק כי בית המשפט יכול לפסוק פיצויים בסכום שלא יעלה על 15,000 שקלים חדשים, ואף יותר מכך מטעמים מיוחדים שירשמו.
ראו גם: הודעה למועמד לעבודה על תוצאות הליך המיון לעבודה באתר כל זכות
נטל ההוכחה – על המעסיק
לפי סעיף 5א לחוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה נטל ההוכחה הוא על המעסיק:
"בתובענה של עובד נגד מעסיקו שבה שנוי במחלוקת עניין מהעניינים לפי סעיף 2, והמעסיק לא מסר לעובד הודעה שהוא חייב במסירתה כאמור בסעיפים 1 או 3, בכלל או לגבי אותו עניין, תהיה חובת ההוכחה על המעסיק בדבר העניין השנוי במחלוקת, ובלבד שהעובד העיד על טענתו באותו עניין, לרבות בתצהיר לפי פקודת הראיות [נוסח חדש], התשל"א-1971."
כלומר, יש חשיבות גדולה מאוד לתיעוד הפעולה של שליחת מכתב השלילה מצד המעסיק!
תיעוד כזה מומלץ לבצע בתוך מערכת גיוס עובדים מסודרת, על מנת שיהיה קל למצוא אותו, וכך שלא יהיה תלוי בתיבת דוא"ל של עובד כזה או אחר ובהיסטוריית ההודעות שלו. באמצעות מערכת גיוס עובדים Civi תוכלו לשלוח בקלות מייל דחיה למועמד, עם תבניות מוכנות מראש, והטמעת שם המועמד, שם התפקיד, שם שולח ההודעה, ושם החברה – באופן אוטומטי.
ראו גם: כל הסיבות מדוע כדאי להשתמש במערכת גיוס לארגון
מבנה המכתב: עקרונות מרכזיים לכתיבת מכתב דחייה
כתיבת מכתב דחייה היא אמנות שדורשת עדינות ורגישות. כדי להבטיח שהמכתב יהיה מכבד ומקצועי, חשוב לכלול בו מספר אלמנטים חיוניים:
תחילת המכתב – הודיה והכרת תודה: התחילו את המכתב עם ביטוי תודה למועמד על הזמן והמאמץ שהשקיע בתהליך המיון. זה נותן כבוד למועמד ומקנה תחושת ערך, גם אם התשובה שלילית. בסך הכל, המועמד אכן הקדיש הרבה זמן – החל משליחת הפניה הראשונית, שיחה טלפונית, הכנה לראיון עבודה, לבוש ואיפור לראיון, נסיעות, זמן הראיו, ועוד. מן הסתם, שליחת מכתב הדחיה הוא המאמץ המינימלי שנוכל להקדיש לו בחזרה.
ביטוי כנה של ההחלטה: חשוב לבטא במכתב את ההחלטה לדחות את המועמד באופן ברור אך עדין. ניסוחים כמו "לאחר שיקול דעת מעמיק" או "לאחר תהליך מיון מקפיד" יכולים להעניק משקל להחלטה, על מנת לראות שהדחיה של המועמד לא נעשתה בהינף יד, אלא בהחלטה מושכלת ובחינת מגוון מועמדים ושיקולים רב.
פידבק מקצועי ובונה: נתינת פידבק מקצועי היא חלק חשוב מאוד של המכתב. פידבק זה צריך להיות ענייני, ספציפי ובונה. מטרתו לעזור למועמד להבין איפה יכולות להיות השיפורים הנדרשים. כמובן שחשוב לנסח את הפידבק בצורה כזו, שהוא לא יהווה גורם מעליב עבור המועמד, אלא גורם בונה לשיפור.
ביטוי תמיכה ועידוד: חשוב לסיים את המכתב בצורה חיובית. עידוד המועמד להמשיך בחיפושיו ואף הצעת עזרה או משאבים יכולים להיות מעשה מכבד. למשל, ניתן הצביע הפנייה לאתרי קריירה, מקורות מידע, קישורים למאמרים, סדנאות, רשתות מקצועיות, חיבור למגייסים וחברות השמה, הפניות לקולגות או טיפים לחיפוש עבודה) ניתן כמובן לציין כי קורות החיים של המועמד ישמרו במאגר המועמדים של החברה, למקרה שיתפנה תפקיד שיתאים את כישורי המועמד בהמשך. אם יש לחברה משרות אחרות שעשויות להתאים למועמד, ניתן להפנות אותו לאלו.
סגירה חמה ואישית: סיימו את המכתב בביטוי אישי של תקוות להצלחה בעתיד ובברכה חמה. זה מעביר את המסר שהמועמד נתפס כאדם ולא רק כמספר בתהליך. לעיתים רבות המועמדים באמת נכנסים לנו ללב, וניתן גם לציין את ההיבט האישי של החיבור למועמד, ואת הרצון שלכם שאכן יצליח בתהליך חיפוש העבודה.
טיפ: שיטת הסנביץ – ניתן להשתמש בשיטה הזו הדוגלת בפידבק חיובי, טיפ לשיפור, פידבק חיובי (כלומר: הטיפ לשיפור עטוף ב-2 פידבקים חיוביים, מלפניו ואחריו). זאת על מנת שהמועמד יגיע אל הטיפ לשיפור בגישה חיובית ויסיים את המכתב בצורה חיובית.
טיפ: כתיבה אישית ולא ברבים: על מנת שהמועמד ירגיש שבאמת התייחסו אליו, נסו לכתוב את המכתב בצורה אישית. לדוגמא: "שמחתי להפגש איתך" במקום "תודה על הזמן שהקדשת לתהליך איתנו". דוגמא נוספת- אפשר לכתוב "לצערי לא נוכל להמשיך את התהליך עמך למרות התרשמותי החיובית ממך" במקום "ברצוננו להודיע לך כי החלטנו שלא להמשיך עמך את התהליך".
בניית מכתב דחייה נכון היא עניין של איזון עדין בין להיות ישיר וכנה לבין לשמור על טון מכבד וחמים. מכתב כזה לא רק שמכבד את המועמד שלא התקבל, אלא גם מקדם תדמית חיובית ומקצועית של החברה.
הטיה שלילית וחוויה שלילית – אתם לא רוצים שמועמדים יחוו אותה בתהליך הגיוס שלכם
תופעה מוכרת הנקראת "הטיה שלילית" (Negativity Bias), היא תופעה שבה אנשים נוטים להפנות יותר תשומת לב, לזכור טוב יותר ולהיות מושפעים יותר מחוויות שליליות מאשר מחוויות חיוביות. כלומר – אנחנו נזכור הרבה יותר טוב ונחווה רגש יותר עוצמתי – כאשר אנחנו עוברים חוויה שלילית.
בהקשר של דחיית מועמדים לעבודה, הטיה שלילית יכולה להשפיע באופן משמעותי על תפיסת המועמדים של החוויה שעברו מול החברה שלנו. כאשר מועמד מתמודד עם דחייה, הטבע האנושי להתמקד בהיבטים השליליים של החוויה יכול לגרום לו לזכור את הדחייה בצורה חזקה וממושכת. מכתבי דחייה שאינם מנוסחים בצורה מכבדת ומקצועית עלולים להשאיר רושם שלילי עמוק, המשפיע על התחושות והתדמית של המועמד כלפי הארגון. לעומת זאת, מכתב דחייה המספק פידבק בונה ומבטא הערכה למועמד עלול להיות נתפס באור חיובי יותר, ולכן הוא חשוב לא רק מבחינת המקצועיות אלא גם מבחינת השפעתו הרגשית והארוכת טווח על המועמד. זה אומר שאם לא ננהל את הדחיה של המועמדים בצורה טובה, אנשים עלולים לזכור אותנו ואת המותג ממש לרעה, ולטווח ארוך.
דוגמאות לחוויות שלילית מצד מועמד – להבין את התסכול והצורך
מועמד מספר שנסע לראיון עבודה. הוא התכונן לראיון, התארגן מבחינת לבוש, לקח יום חופש, נסע לראיון העבודה שלא היה קרוב אליו. הוא עבר ריאון פרונטלי וקיבל מבחן בית. לאחר שהגיש את מבחן הבית, איש לא טרח לחזור אליו עם תשובה. הוא מחכה כבר 10 שנים, וזוכר טוב מאוד את שם החברה הזו והמיקום שלה, כבר 10 שנים.
מועמד נוסף מספר, שהלך לראיון עבודה, לתפקיד שמאוד רצה. הוא התכונן לראיון, התארגן, התייעץ עם קולגות על שאלות צפויות, קרא על החברה, וכבר דמיין את עצמו זוכר בתפקיד הנכסף. לאחר שהתראיין קיבל הודעת סמס שלא יתקדמו איתו בתהליך, אבל הוא לא יודע למה עד היום, בעצם לא קיבל פידבק. מאחר והוא התכונן והשקיע זמן רב לפני הראיון, הוא חווה את הנושא בצורה מאוד מתסכלת, וזוכר את שם החברה, מיקום הראיון, אפילו את המיקום שהיה בו קיבל את הודעת הסמס, והחוויה השלילית זכורה לו עד היום – כבר 8 שנים.
מועמד אחר מספר, שהוא היה בראיון עבודה בחברה שרצה מאוד לעבוד בה. לאחר הראיון הוא קיבל תשובה חיובית מ-2 מקומות עבודה, אבל ביקש להחזיר תשובה בהמשך מאחר וחיכה לתשובה מאותה חברה. התשובה לא הגיעה לעולם. המועמד מאוד התאכזב, ולצערו שני המעסיקים האחרים כבר איישו את התפקידים בעובדים אחרים. לאותו מועמד נגרם מכך גם נזק כלכלי לא קטן, וגם תסכול רב.
מועמדת אחרת מספרת כי היתה בראיון עבודה וגם יום מיון למקום עבודה שהוא רשת מזון גדולה, השקיעה בכך זמן רב ומאמץ ולא קיבלה תשובה. היא מספרת שהתסכול היה כל כך רב, שמאז היא לא קונה את המוצרים של אותה רשת מזון (זה מזכיר לי את התסכול) וגם מבקשת ממשפחה וחברים לא לקנות את המוצרים של אותה רשת.
איך לאכזב את המועמדים – דוגמאות לטעויות נפוצות בנושא מייל דחיה
חוסר כבוד ורגישות: כתיבת מכתב דחייה שאינו מביע הערכה לזמן ולמאמץ שהמועמד השקיע יכולה להיות מעליבה.
דוגמה לטעות: "לאחר שקראנו את קורות החיים שלך, ברור שאין לך את מה שנדרש לתפקיד אצלנו".
ניסוח שלילי וחריף: שימוש בביטויים שליליים כגון "אינך מתאים" או "הראיון היה מאכזב" יכול לפגוע במועמד.
דוגמה לטעות: "מהראיון עלה שאתה חסר ניסיון וידע בתחומים חשובים".
חוסר פידבק בונה: מכתב שאינו מספק פידבק בונה או מציע דרכים לשיפור עלול להשאיר את המועמד תחושת תסכול ובלי כיוון להמשך.
דוגמה לטעות: "החלטנו שאתה לא מתאים לתפקיד ולא נוכל להמשיך את התהליך איתך".
התעלמות מן הניסיון והכישורים של המועמד: כשמכתב הדחייה לא מזהה או לא מכיר בכישורים ובמאמצים שהמועמד הראה, זה יכול להרגיש מחוסר כבוד.
דוגמה לטעות: "לא משנה מה הישגיך בעבר, אינם רלוונטיים למה שאנחנו מחפשים".
שימוש בתבניות גנריות: מכתב דחייה שנראה כמו תבנית סטנדרטית ולא מותאם אישית יכול להרגיש כאילו המועמד לא זכה בשיקול רציני.
דוגמה לטעות: "תודה על הגשת מועמדותך. לא התקבלת לתפקיד".
חוסר מידע מספק: מכתב שלא מסביר באופן ברור את סיבות הדחייה יכול להיות מתסכל ולהותיר את המועמד בחושך.
דוגמה לטעות: "בחרנו לא להמשיך עימך בתהליך, אך לא ניכנס לפרטים".
אי הפניה לעתיד: מכתב שלא מציע פתח להזדמנויות עתידיות עם החברה או שהוא משאיר את הדלת סגורה יכול להיות מאוד מאכזב.
דוגמה לטעות: "אנו מצטערים, אך לא נוכל להציע לך משרה. בהצלחה בחיפושים שלך".
תגובת המועמד: כיצד ניתן לצפות לתגובה מצד המועמד לאחר קבלת המכתב
תגובת המועמד למכתב דחייה היא נושא חשוב ומורכב, והיא יכולה להשתנות מאדם לאדם. במקרים רבים, תגובת המועמד תהיה תלויה באופן כתיבת המכתב ובטון שבו הוא מועבר. ניתן לצפות למגוון תגובות, וכן להתייחס לפחדים של המגייסים לגבי שליחת המכתב. הנה כמה נקודות לגבי תגובת המועמד וההתמודדות עם פחדים אפשריים:
תגובה רגשית: מועמדים רבים עלולים לחוות תחושת אכזבה או עצב לאחר קבלת מכתב דחייה. זהו תגובה אנושית טבעית. הצור הבה המכתב ינוסח יכולה לעזור להפחית את האכזבה ולהקנות תחושת תקווה והערכה.
קבלת הפידבק: רוב המועמדים שיקבלו את הפידבק באופן חיובי ויראו בו הזדמנות ללמידה והתפתחות. לכן חשוב לנסח את הפידבק בצורה בונה ותומכת, ולהשאיר את הדלת פתוחה.
תגובות שליליות: ישנה אפשרות שמועמדים יגיבו בכעס או אף באופן פחות מנומס, במיוחד אם הם מרגישים שלא הוענק להם הכבוד הראוי. במקרים אלו, חשוב לזכור שהתגובה אינה אישית ועלינו להתמודד עם זה בצורה מקצועית. במקרה כזה כדאי לבדוק אם משהו בניסוח התשובה השלילית למועמד היה לא מכבד, ולנסות לקרוא את המכתב מנקודת המבט של המועמד.
פחדים של המגייסים: מגייסים רבים חווים פחד מתגובות שליליות, וזה יכול להיות קשה רגשית. חשוב לזכור שתהליך הדחייה הוא חלק בלתי נמנע מתהליך הגיוס ושכתיבת מכתב מכבד ומקצועי יכולה לעזור להפחית את הסיכוי לתגובות שליליות.
בסופו של דבר, חשוב לזכור שהמטרה היא לשמור על יחסי נימוס וכבוד, להעביר מסר ברור ומקצועי, ולהציע פידבק בונה שיכול לסייע למועמד בהמשך הדרך שלו.
מועמדים מיוחדים: איך להתנהג כאשר המועמד הוא עובד נוכחי, מוכר לנו אישית או ברמה גבוהה
במקרים בהם המועמד הוא עובד נוכחי, ידיד או מועמד ברמה גבוהה, חשוב להנהיג תהליך דחייה שמכבד את המועמד ומשמר את הקשרים האישיים והמקצועיים. במקרה של עובד נוכחי, חשוב להבהיר שהדחייה לא משפיעה על משרתו הנוכחית ולהדגיש את הערכת התרומה שהוא מביא לחברה. כאשר מדובר במועמד שידוע לנו אישית, חשוב לשמור על ניסוח עדין ומכבד, תוך הדגשת ההבדל בין הקשר האישי לבין ההחלטה המקצועית. במקרה של מועמד ברמה גבוהה, חשוב להדגיש את הערכת המועמד ולהציע פידבק פתוח ומקצועי, תוך שמירה על כבוד ורמת מקצועיות גבוהה.
דוגמאות למכתבי תשובה שלילית למועמד
דוגמא – נוסח מייל דחייה עם פידבק בונה – הצעת המלצות לשיפור והתפתחות
שלום [שם המועמד/ת],
אני רוצה להודות לך על המחויבות והמאמץ שהשקעת במהלך תהליך המיון לתפקיד [שם התפקיד], שהתקיים בתאריך [תאריך הראיון].
לאחר שיקול דעת מעמיק, אנו נאלצים להודיע לך כי החלטנו לא להמשיך בתהליך המיון עמך. אנו מעריכים את המוטיבציה והתשוקה שהפגנת, ורצינו לספק לך פידבק בונה שיכול לעזור לך בהמשך דרכך המקצועית.
במהלך הראיון, התרשמנו מהיכולת שלך לתת תשובות מפורטות ומחשבתיות. עם זאת, הרגשנו שניתן לשפר את היכולת להביע את עצמך בצורה יותר קצרה וממוקדת. בנוסף, נראה לנו שניסיונך ב[תחום ספציפי לשיפור, כגון ניהול פרויקטים או עבודה עם טכנולוגיות מסוימות] עדיין דורש הרחבה והתמקצעות.
אנו ממליצים להשקיע בהרחבת ידע בתחומים אלו, אולי דרך קורסים מתקדמים או פרויקטים אישיים. הרחבת הכישורים והידע שלך בתחומים אלה יכולה להגביר את ההזדמנויות העתידיות שלך.
שמרנו את קורות החיים שלך במאגר שלנו ונשמח לשקול אותך למשרות עתידיות שיתאימו יותר לכישוריך. אנו מאחלים לך הצלחה רבה בהמשך דרכך ומודים לך על העניין שהראית בהצטרפות ל[שם החברה].
בברכה, [שם שולח ההודעה] [תפקיד שולח ההודעה] [שם החברה]
דוגמא למכתב אי קבלה לעבודה למועמד שהגיע לקו הגמר ולא נבחר, אבל היינו בהחלט שמחים לגייס אותו
שלום [שם המועמד/ת],
אני רוצה להודות לך מקרב לב על הראיון והמחויבות שהפגנת במהלך תהליך המיון לתפקיד [שם התפקיד] אצלנו בחברה.
מהרגע הראשון במהלך הראיון, התרשמנו מאוד ממך, מהניסיון שלך ומהתשוקה שהפגנת לתחום. היה לנו ברור שאתה מועמד מוביל ומוכשר, ולכן החלטת הגמר לא הייתה פשוטה בשבילנו.
לצערנו, עקב שיקולים שונים שלא קשורים אליך אישית, אנו נאלצים להודיע לך כי בחרנו במועמד אחר לתפקיד זה. אני רוצה להבהיר שההחלטה הזו הייתה החלטה קשה ביותר שנאלצנו לקבל, ואנחנו מאוד מבואסים שלא יכולנו להעסיק אותך בפעם הזו.
אנו שומרים את קורות החיים שלך ומאחלים לעצמנו שתהיינה הזדמנויות עתידיות שבהן נוכל לעבוד יחד. אנו בהחלט מעריכים את הכישורים והפוטנציאל שלך ונשמח לפנות אליך בעתיד אם תפתח משרה מתאימה.
אני מאחל לך הצלחה רבה בהמשך המסע המקצועי שלך ובטוח שתמצא/י את המקום המתאים ביותר לך.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמא למייל תשובה שלילית למועמד בסגנון "המשך לחפש, אתה על הדרך הנכונה" – מכתב דחייה מעודד ותומך
שלום [שם המועמד/ת],
בהמשך לראיון שערכנו עמך בתאריך [תאריך הראיון] לתפקיד [שם התפקיד].
ראשית, אני רוצה להודות לך על המאמץ והאנרגיה שהשקעת בתהליך המיון. היה לנו מעניין ללמוד על ניסיונך ולשמוע על המוטיבציה והתשוקה שלך לעבודה. אנחנו מעריכים את הזמן שהקדשת לנו ואת התובנות ששיתפת.
למרות הרושם החיובי שהשארת, ברצוני להודיע לך כי לצערנו החלטנו לא להמשיך בתהליך המיון עימך לתפקיד זה. ההחלטה אינה נובעת מחוסר ביכולותיך, אלא ממציאות תעסוקתית ושיקולים ספציפיים לתפקיד שאינם קשורים לך ישירות.
ברצוני לעודד אותך להמשיך לחפש ולא לאבד תקווה. אתה בהחלט על הדרך הנכונה, ואני משוכנע שההזדמנות המתאימה תגיע אליך בקרוב. אנו שומרים את קורות החיים שלך במאגר המועמדים שלנו וניצור איתך קשר אם תפתח משרה בעתיד שתהיה מתאימה לכישוריך.
אני מאחל לך הצלחה רבה ומקווים שתמצא/י את המקום המתאים ביותר לך.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמא למכתב אי קבלה לעבודה בשל סגירת המשרה או התקן בחברה
שלום [שם המועמד/ת],
אני כותב לך בהמשך לראיון שערכנו בתאריך [תאריך הראיון] לתפקיד [שם התפקיד] ב-[שם החברה],
אני רוצה להתחיל בלהודות לך על הזמן שהקדשת לנו ועל העניין שהראית בהצטרפות לחברתנו. אנו מעריכים מאוד את המאמץ שהשקעת בתהליך המיון.
לצערנו, נאלצים אנחנו להודיע לך כי החלטנו לסגור את המשרה ל[שם התפקיד] ולא להמשיך בתהליך הגיוס לפוזיציה זו. החלטה זו היא תוצאה של שינויים אורגניזציוניים ותכנונים אסטרטגיים שלא קשורים ליכולותיך או לביצועיך בתהליך.
אנו מבקשים להבטיח לך ששמרנו את קורות החיים שלך במאגר המועמדים שלנו. אנו נשמח לפנות אליך בעתיד, אם יפתחו הזדמנויות תעסוקתיות שעשויות להתאים לכישוריך ולניסיונך.
אנו מאחלים לך הצלחה רבה בחיפושיך המקצועיים ומקווים שתמצא/י את המקום המתאים לך בקרוב.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמה למייל דחייה בגלל ניסיון לא מספק
שלום [שם המועמד/ת],
אני כותב אליך בעקבות הראיון שערכנו בתאריך [תאריך הראיון] לתפקיד [שם התפקיד].
ראשית, אני רוצה להודות לך על הזמן שהקדשת לנו ועל העניין שהראית בהצטרפות לצוות שלנו. היה לנו מעניין מאוד לשמוע על רקעך וניסיונך המקצועי. עם זאת, אנו צריכים להודיע לך כי החלטנו לא להמשיך בתהליך המיון עימך לתפקיד זה.
לאחר שיקול דעת, הגענו למסקנה שהניסיון שלך, תוך כדי הערכה גבוהה למה שכבר השגת, אינו מספק ביחס לדרישות הספציפיות של התפקיד. עבור [שם התפקיד], אנו מחפשים ניסיון יותר מקיף ב[ציין תחום ניסיון ספציפי כגון ניהול פרויקטים, פיתוח תוכנה, שיווק וכו'].
אנו מעריכים את ההתמדה והמוטיבציה שלך ולכן, שמרנו את קורות החיים שלך במאגר המועמדים שלנו. במקרה שתפתח משרה עתידית שתהיה מתאימה יותר לכישוריך ולניסיונך, אנו נשמח ליצור עימך קשר שוב.
אנו מאחלים לך הצלחה רבה בהמשך המסע המקצועי שלך ומקווים שתמצא/י את התפקיד המתאים ביותר לך.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמא של מכתב דחייה בגלל כישורים או השכלה לא מספקים
שלום [שם המועמד/ת],
אני פונה אליך בהמשך לראיון שערכנו בתאריך [תאריך הראיון] לתפקיד [שם התפקיד].
ראשית והכי חשוב, אני רוצה להודות לך מקרב לב על הזמן והמאמץ שהשקעת בתהליך. נהניתי להכיר אותך ולשמוע על ניסיונך ורקעך. עם זאת, לאחר שיקול דעת מעמיק, אנו מודיעים לך כי החלטנו לא להמשיך בתהליך המיון עימך לתפקיד זה.
בעיון בדרישות המסוימות לתפקיד, הגענו למסקנה שישנם חוסרים בהתאמה בין הכישורים וההשכלה הנדרשים לבין הפרופיל הנוכחי שלך. אנחנו מחפשים [ציין כישורים או תחום השכלה ספציפיים] שלא היו מובלטים במיוחד בקורות החיים שלך או בראיון.
אנחנו מעריכים את העניין שלך ב[שם החברה] ורוצים להבטיח לך ששמרנו את קורות החיים שלך במאגר המועמדים שלנו. במקרה שתפתח משרה עתידית שתהיה מתאימה יותר לכישוריך ולניסיונך, אנו נשמח ליצור איתך קשר.
אנו מאחלים לך המון הצלחה בהמשך דרכך המקצועית ובמציאת התפקיד המתאים לך. אנא תמיד חושב/ת על [שם החברה] כאפשרות בעתיד.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמא של מייל תשובה שלילית למועמד בסגנון "זה לא אתה, זה אנחנו"
שלום [שם המועמד/ת],
אני פונה אליך בהמשך לראיון שערכנו בתאריך [תאריך הראיון] לתפקיד [שם התפקיד].
ראשית, אני רוצה להביע את הערכתי לזמן ולמאמץ שהשקעת בתהליך. אין ספק שיש לך הרבה להציע ושכישוריך וניסיונך מרשימים. עם זאת, לאחר שיקול דעת מעמיק, עלינו להודיע כי החלטנו לא להמשיך בתהליך המיון עימך לתפקיד זה.
ההחלטה היא בעיקרה תוצאה של שיקולים אסטרטגיים וארגוניים שאינם קשורים אליך אישית. בתקופה זו, [שם החברה] עוברת שינויים אסטרטגיים שמשפיעים על היקף וסוגי המשרות שאנחנו מגייסים. אנו מבקשים להדגיש שהבחירה לא להמשיך בתהליך אינה משקפת על הערכתנו לתהליך איתך ויכולותיך.
אנו מאחלים לך הצלחה רבה בהמשך דרכך המקצועית ומודים לך על העניין שהראית בהצטרפות ל[שם החברה]. תמיד תוכל/י לפנות אלינו בעתיד, כאשר יתפנו משרות נוספות שעשויות להתאים לך.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמא למכתב דחיה לאחר מכון אבחון חיצוני
שלום [שם המועמד/ת],
בהמשך לתהליך המיון אותו עברת בחברת [שם החברה] בתאריך [תאריך] לתפקיד [שם התפקיד/המשרה].
במסגרת זו עברת אבחון על ידי [שם גוף מאבחן].
לאחר עיון בחוות הדעת של מכון האבחון ובחינת מועמדים נוספים בתהליך זה, התקבלו החלטה שלא להמשיך בתהליך המיון עימך לתפקיד זה.
חשוב לי להדגיש כי ההחלטה היא תוצאה של איתור המועמד המתאים עבורנו מתוך כלל המועמדים ולא משקפת בהכרח על הכישורים או היכולות שלך.
אנחנו מעריכים מאוד את הזמן והמאמץ שהשקעת בתהליך ורוצים להודות לך על הרצון להיות חלק מ-[שם החברה].
ברצוני לאחל לך המון הצלחה במציאת התפקיד המתאים לך ובכל המטרות העתידיות שלך.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
דוגמא למכתב דחיה עם הזמנה להגיש מועמדות בעתיד
שלום [שם המועמד/ת],
אני כותב לך בהמשך לתהליך המיון לתפקיד [שם התפקיד], שערכנו בתאריך [תאריך הראיון].
ראשית, אני רוצה להודות לך על הזמן והמאמץ שהשקעת בתהליך. היה מרשים לראות את התשוקה והמוטיבציה שלך לעבודה ולהכיר את הכישורים שלך. לצערנו, בשלב זה אנו לא יכולים להציע לך את התפקיד.
עם זאת, אנו מודיעים לך ששמרנו את קורות החיים שלך במאגר המועמדים שלנו. אנו מעריכים את היכולות שלך ורוצים להזמין אותך להמשיך ולהתעניין בהזדמנויות עתידיות שיתפנו בחברתנו. אנו מאמינים שבעתיד עשויות להתפתח הזדמנויות שיתאימו לך בצורה מושלמת.
אנו מאחלים לך הצלחה רבה בהמשך המסע המקצועי שלך ומקווים לראות אותך שוב בתהליכים עתידיים בחברתנו. אנא שמור על קשר והמשך לעקוב אחר פרסומי המשרות שלנו.
בברכה,
[שם שולח ההודעה]
[תפקיד שולח ההודעה]
[שם החברה]
רוצים לשלוח ולתעד מייל עם תשובה שלילית למועמד בקלות עם תבניות אוטומטיות?
בהצלחה!
מאמר זה הוא מקור מידע בלבד, הוא אינו מהווה יעוץ משפטי/חוקי/עסקי או אחר. מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים (כמו עורך דין, רואה חשבון) בנושא זה. השימוש במאמר זה באחריות הקורא בלבד. המאמר עלול לכלול כתיבה בלשון זכר ו/או נקבה מטעמי נוחות בלבד. התוכן מתאים לנשים וגברים כאחד.
