תהליך הגיוס מורכב מסינון ראשוני של קורות חיים וגם טלפונים רבים. הרבה "עבודה שחורה" וזמן מבוזבז. אם כל זה היה קורה אוטומטית עם תוכנת גיוס חכמה?
כשפיתחנו את מערכת גיוס העובדים Civi, חלמנו על תהליכי גיוס כמה שיותר יעילים, שמאפשרים לנו גם הצלחה רבה יותר בגיוסים וגם חסכון בזמן ובכסף. הרי כשאנחנו מפרסמים משרה אנחנו יכולים לקבל במצטבר עשרות, מאות או אלפי פניות לאותה המשרה (תלוי במשרה כמובן, ובכמה זמן עובדים עליה).
כאשר אנחנו מקבלים פניות של מועמדים למשרה, יש צורך לעבור עליהן, לקרוא את קורות החיים, לסנן אותם ולראות למי בכלל כדאי לנו לפנות ולהמשיך את התהליך מולו. התהליך הזה גם מלא בטעויות, כי כמה אפשר לקרוא קורות חיים? אנחנו מקדישים לכל מסמך בין חצי דקה לדקה, אבל לפעמים לא מצליחים לקרוא הכל ופספסנו מידע חשוב שהמועמד רשום בסוף המסמך. בנוסף לזה צריך לא רק לקרוא את קורות החיים אלא גם לעבור בניהם, לפתוח אותם ולסגור אותם, ותוך כדי יש לנו כל מיני הפרעות והסחות דעת. בסופו של דבר התהליך הזה לוקח שעות רבות (על כל 30 קו"ח ביום, מדובר על 11 שעות בחודש!) והוא גם תהליך מאוד מפרך.
החזון שלנו בפיתוח מערכת הגיוס Civi, הוא מערכת גיוס שתעבוד בשבילנו. תוכנת גיוס שתוכל לעשות בשבילנו את הסינון של המועמדים, שתוכל לקרוא את קורות החיים, ולהבין ברמה שלנו, האם המועמד מתאים או לא. במצב זה אנחנו נגיד למערכת מה לעשות, כמו שאנחנו היינו רוצים, והיא תעשה בעבורנו. מבחינתנו זה צריך לקרות הן אם מדובר בארגון מגייס, הד-האנטרים או חברות השמה.
אולי יעניין אותך גם: האם חברת השמה בתחילת הדרך צריכה מערכת לגיוס עובדים? או מערכת השמה – כל היתרונות של תוכנת גיוס עובדים לחברות השמה
תוכנת הגיוס שלנו יודעת גם להשתמש במאגר קיים ולשלוף מתוך המאגר מועמדים מתאימים למשרה חדשה שפתחנו, כך שנוכל אפילו להתחיל את תהליך הגיוס לפני שפרסמנו את המשרה. מומלץ מאוד לקרוא עוד על שימוש במאגר מועמדים לגיוס עובדים יעיל.
לאחר השקעה אדירה בחשיבה, אפיון תהליכים, התייעצות עם מומחים, פיתוח ,עיצוב – מערכת גיוס Civi יודעת לעשות את העבודה בשבילך. איך כל זה קורה? בואו נלמד.
קבלת קורות חיים מכל הערוצים באופן אוטומטי למערכת הגיוס
כאשר מועמד יפנה אלינו, לא משנה באיזו דרך, אנחנו רוצים שהפנייה הזו תכנס באופן אוטומטי למערכת הגיוס. בין אם מדובר באתר דרושים, רשת חברתית, פניה במייל או באתר שלנו. המטרה שלנו שכל הפניות יתנקזו לתוך מערכת הגיוס ללא מגע יד אדם, ומשם יהיה אפשר להמשיך את תהליך הגיוס.
ניתוח אוטומטי ופירוק לשדות של קורות החיים של המועמד בתוך דקה
בתוך מערכת הגיוס Civi אנחנו מבצעים באופן אוטומטי קליטה של הפניה מהמקורות השונים. לאחר מכן מערכת Civi תבצע קריאה וניתוח אוטומטיים של קורות החיים, תפרק אותם לשדות שונים של המועמד, למשל: שם פרטי, שם משפחה, עיר מגורים, טלפון, מייל, שפות ועוד. תוכנת הגיוס יודעת לקרוא את קורות החיים, ולהפיק מהם תובנות רבות. היא יודעת להבין את הפרטים האישיים, אזורי מגורים, מין, מצב משפחתי, רישיון, ניידות, תאריך לידה, גיל, שפות, ניסיון, השכלה, ועוד.
המערכת תתעד מאיזה מקור הגיע המועמד (באיזה ערוץ ראה את המודעה והגיש את המועמדות), וגם לאיזו משרה פנה. ניתן ליצור במערכת גם "תגיות חכמות" לפי מילות מפתח אשר יתייגו את המועמד תחת תגיות מסויימות כגון: השכלה, ניסיון מקצועי, חברות שעבד בהן, ועוד. כך מערכת הגיוס יודעת להבין מה הניסיון של אותו מועמד בתפקיד המבוקש! וזאת באמצעות מילות מפתח חכמות שאנחנו מכניסים לתוכנת הגיוס. מערכת Civi היא מערכת גיוס שניתן ללמד אותה, כך שניתן לשפר את ביצועי המערכת עם הכנסת מילים נוספות, או הורדת מילים לא רלוונטיות.
אז איך תוכנת גיוס CIVI מסננת את המועמדים בעבורי באופן אוטומטי?
לאחר שנקלטה הפניה החדשה במערכת, וגם מערכת הגיוס ניתחה וקראה את קורות החיים, הבינה את הפרטים כמו באיזו משרה מדובר ומקור הגיוס ממנו הגיעה הפניה, המערכת יכולה לבצע פעולות אוטומטיות שמגדירים לה מראש, ע"י רכזי הגיוס המשתמשים במערכת, וזאת באמצעות הגדרות מתקדמות וידידותיות הנמצאות תחת כל משרה שנפתח במערכת.
לדוגמא: אם אנחנו מחפשים איש מכירות דובר סינית, נוכל לבקש מתוכנת הגיוס Civi להציג לנו את כל המועמדים שפנו למשרה הרלוונטית, שהמילה סינית מופיעה בקורות החיים שלהם (נוכל אפילו להחריג את המילים "מסעדה סינית"), ושיש להם ניסיון במכירות. נוכל לקבל מתוך ה-200 מועמדים שפנו את ה-50 מועמדים הכי רלוונטים ואליהם לפנות באופן מיידי (כאשר אפשרי בהחלט לפנות גם לאחרים לאחר מכן). כך במקום לעבור על 200 מועמדים נוכל לעבור רק על ה-50 הכי רלוונטים בעבורנו. מדובר על חסכון אדיר של שעות עבודה, ובנוסף לכך, גם הגדלת הסיכוי לגייס מאחר והגענו למועמד מהר יותר.
אפשר לקרוא עוד על איך הגדלנו את הגיוסים עם מערכת גיוס עובדים Civi.
הפניה אוטומטית למנהל מגייס בארגון באמצעות תוכנת הגיוס
אם האחראי על הגיוס הוא מנהל מגייס בארגון, שמבקש מאיתנו לפרסם את המשרה ולהעביר לו קורות חיים רלוונטים לאחר סינון שלנו, נוכל לבקש ממערכת הגיוס Civi לשלוח באופן אוטומטי את המועמדים שעברו סינון ראשוני לפי הפרמטרים בקורות החיים שלהם, ישירות אל המנהל המגייס, ללא מעורבות שלנו. זה אומר שהמנהל המגייס יקבל באופן אוטומטי קורות חיים מסוננים לפי דרישותיו, בלי שנצטרך לעשות דבר. זה גם אומר, שהדבר הזה יקרה באופן אוטומטי ולא יצטרכו לחכות שאנחנו נעבור על קורות החיים, ובעצם כך יחסך זמן רב בתהליך הגיוס.
לצערנו ארגונים רבים אינם משתמשים ביכולות האלו, עושים את הכל בצורה ידנית, וכך מפספסים מועמדים, מאריכים את תהליך הגיוס, וגם שורפים שעות עבודה יקרות. אפשר לקרוא כאן עוד על כל הסיבות מדוע כדאי להשתמש במערכת גיוס לארגון
שאלוני סינון אוטומטיים למועמדים באמצעות מערכת הגיוס
עוד דבר שניתן לעשות, הוא להשתמש בכלי של שאלון סינון למועמדים, שגם הוא אוטומטי לחלוטין. אותה ה-50 מועמדים המתאימים יכולים לקבל באופן אוטומטי ומיידי שאלון סינון ראשוני, עם פרטי המשרה ומספר שאלות סינון ראשוניות, אשר מחליפות סינון טלפוני ראשוני. זה קורה בתוך דקה מרגע שהם שלחו קורות חיים, כך שהסינון מהיר מאוד, וגם אחוזי המענה על השאלונים מאוד מאוד גבוהים. סינון באמצעות שאלונים יכול לחסוך שעות רבות של סינון טלפוני ראשוני, ולהביא את המועמדים אלינו כאשר הם מגובשים ורלוונטים למשרה שלנו.
תחשבו כמה זמן חסכנו בתהליך עם הסינון האוטומטי, וגם הגיוס שלנו יהיה יותר מהיר! כמובן שכל זה מוביל לחסכון בזמן בתהליך הגיוס, מערכת הגיוס Civi יודעת כמובן גם לחסוך כסף בפרסום משרות.
אבל איך מערכת הגיוס Civi יודעת מה אנחנו רוצים?
הרבה אנשי מאוד מגיעים עם חששות או שמועות שהמערכת לא תעשה מה שהם מבקשים ממנה וממשיכים לעבוד ידנית. מי שזה קורה לו ממשיך לעבוד ידנית, עושה בעצמו טעויות רבות, ומבזבז זמן יקר. אפשר לקרוא מאמר בנושא: כל האמת: מיתוסים על מערכת גיוס עובדים שהגיע הזמן לנפץ.
זה כבר קל מאוד, פשוט מסבירים לה (כמו שמסבירים למישהו שעובד איתך). עם הגדרות פשוטות מאוד, פרמטרים נוחות וקלים לשימוש, בתוך כל משרה שאנחנו פותחים. אפשר לבקש מהתוכנה להעביר אלינו להמשך תהליך רק מועמדים שעומדים בקריטריונים שבחרנו. זה אומר שבמקום שאנחנו נצטרך לעשות את העבודה הזו של מיון המועמדים, מערכת גיוס Civi תעשה את זה בשבילנו, לפי מה שאנחנו בוחרים. אנחנו רק נמשיך משם לראיון המקצועי/אישיותי שאנחנו צריכים לעשות. כלומר המערכת עובדת אך ורק לפי ההגדרות שאנחנו מגדירים לה, ומבצעת באופן מדוייק מה שביקשנו ממנה.
טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור
כמי שמכיר את תחום הגיוס שנים רבות, וניהל אנשי גיוס רבים, אני מכיר ויודע כמה זמן מושקע בתהליך הגיוס וכמה הוא סיזיפי ומפרך. הזמן הזה שווה המון מאחר ועם חסכון של הזמן הזה אנחנו יכולים להשתמש בו כדי לעשות המון דברים שיקדמו אותנו משמעותית בתהליך.
במהלך השנים שאני בתחום הגיוס, ניהלתי מעקבים ורישומים רבים של שעות העבודה של אנשי הגיוס, במה הן מושקעות ואיך ניתן לייעל את התהליכים. לאחר שראינו שיש הרבה פעולות שניתן לעשות באופן אוטומטי החלטתי להקים את מערכת הגיוס Civi שתשפר באופן משמעותי את מהירות הגיוס ותהליכי הגיוס, באמצעות כלים אוטומטיים.
מערכת הגיוס Civi יכולה לעשות לכם סדר בתהליכים, וגם לחסוך זמן יקר. בסופו של יום – זה יבוא לידי ביטוי בתוצאות שלכם.
אם בא לכם להכיר ולקבל עוד פרטים, אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
