איך עושים שיחת ממליצים נכונה, מה צריך לשאול ואיך מפיקים ממנה ערך אמיתי? מידע על שיחת ממליצים, תשאול ממליצים ושאלון ממליצים לדוגמא כאן.
שיחת הממליצים היא שיחה שמבצעים אנשי הגיוס עם ממליצים שהגיש המועמד, אשר עבדו עימו בעבר ויכולים לתת להם מידע חשוב שיסייע בהחלטה האם להעסיק את המועמד. ישנם ויכוחים שונים בנוגע לשיחת ממליצים, כגון: האם שיחת ממליצים באמת עוזרת, מול מי עושים את שיחת הממליצים (מעסיק, מנהל ישיר, קולגה, או אולי אפילו ספק), ובאיזה שלב בתהליך צריך לעשות אותה. במאמר זה נענה על כל השאלות הקשות וגם ניתן לכם את הכלים לביצוע שיחת הממליצים בצורה הטובה ביותר. שנתחיל?
מטרתה של שיחת הממליצים
שיחת הממליצים מתבצעת ממספר סיבות עיקריות:
אימות פרטים:
* אנחנו רוצים "לאמת" את הפרטים בקורות החיים של המועמד, לראות שאכן מה שכתב הוא נכון.
* אנחנו רוצים "ללמוד מטעויות" של אחרים – האם היו בעיות עם המועמד, תקלות, דברים שצריך להזהר מהם.
מידע על המועמד בעבודה:
* אנחנו רוצים לקבל עוד מידע על המועמד ממישהו שעבד איתו ומכיר אותו לאורך זמן
* אנחנו רוצים לדעת איך המועמד מבחינה מקצועית בפועל, דבר שאנחנו לא יכולים למדוד בראיון עבודה
* אנחנו רוצים לדעת איך המועמד מבחינת יחסי אנוש ואיך הוא מסתדר עם קולגות
* אנחנו רוצים לדעת איך המועמד מנהל או מנוהל, ומה צריך לקרות כדי שהוא יצליח בתפקיד
שלב שיחת הממליצים הוא שלב בתהליך הגיוס שלנו, וכמובן שניתן גם לבנות תהליכי גיוס ללא שלב זה.
המטרה של השיחה בסוף היא לעזור לנו לקבל החלטה מושכלת יותר, ועל סמך מידע רב יותר, אך חשוב להכיר את שאר הדברים במאמר הזה, כדי לנצל את המידע בצורה הנכונה ביותר.
מתי עושים את שיחת הממליצים
בדרך כלל נעשה את שיחת הממליצים אחרי שהמועמד עבר איתנו תהליך והוא כבר קרוב לשלבי הקליטה. לדוגמא: המועמד עבר ראיון טלפוני, ראיון פרונטלי, ואנחנו רוצים להעסיק אותו. טרם ההעסקה נעשה את שיחות הממליצים כדי לקבל עוד פרטים אחרונים. אפשר לעשות את שיחת הממליצים גם במקביל לשלב נוסף בתהליך, למשל במקביל למבדק מקצועי, או מבדק אמינות. זה יכול לזרז תהליכים מבחינת לוחות זמנים, אך מצד שני גם יש בדבר זה חוסר יעילות, מכיוון שאם אנחנו מקבלים שיחת ממליצים מעולה ולאחר מכן מבחן מקצועי שאינו מספק, אז אולי לא היה טעם בשיחת הממליצים. ניתן לעשות את שיחת הממליצים גם בשלב התלבטות בין מספר מועמדים, כך ששיחת הממליצים תעזור לנו לקבל החלטה עם איזה מועמד להתקדם.
כלומר: כדאי לעשות את שיחת הממליצים בשלבים הסופיים של תהליך הגיוס, ולפני הקליטה בפועל, כך שהזמן שיושקע בה מהצד שלנו וגם מהצד של המועמדים והממליצים, יהיה באמת אפקטיבי.
איך מגיעים לממליצים של המועמד
בעבר היו מבקשים מהמועמד ממליצים כבר בתחילת התהליך. היו מזמנים את המועמד למשרד, ולפני הראיון, עם טופס ידני וערכאי, נתנו למועמד למלא את ההיסטוריה התעסוקתית שלו ולרשום פרטים של 3 ממליצים. החוויה הזו היתה מאוד לא נעימה למועמדים – לתת פרטים של ממליצים כבר בשלב מוקדם, כאשר המועמד אפילו לא פגש את המראיין הראשון.
מבקשים את הפרטים מהמועמד – ניתן לשאול בשיחה או הפגישה הראשונה, אם יש למועמד ממליצים. זה בהחלט דבר שאפשר ורצוי לעשות, בכדי לדעת אם אנחנו רוצים להתקדם איתו לשלבים מתקדמים יותר. זה כמובן מומלץ ביחוד כאשר כחלק מתהליך הגיוס יש לנו שלב מיוחד לשיחות ממליצים. אבל את פרטי הממליצים נוכל לבקש מהמועמד רק בשלב המתאים לכך.
ממליצים מהכרות אישית שלנו – יש מקרים רבים בהם מגייס מכיר מישהו בארגון בו עבד המועמד, ופונה באופן אקטיבי לאותו מעסיק בשאלות לגבי המועמד. לדוגמא: בדיוק קיבלתי קורות חיים של דוד כהן, מה דעתך עליו? ראשית חשוב להבין שיש פה היבטים חוקיים או דיסקרטיים של המועמד – אולי המועמד מחפש עבודה בצורה דיסקרטית וטרם שיתף את המעסיק? הדבר הזה יכול לגרום נזק למועמד במקום העבודה הנוכחי (כמובן, בלי שהתכוונתם לכך). המנהלים יכולים לשתף את המועמד או לא לשתף אותו, אבל הם יכולים גם להתנקם במועמד שעדיין עובד אצלהם בצורה כלשהיא, ולכן זה משהו שצריך מאוד להמנע מלעשות אותו.
מעבר לכך, לצלצל ולשאול על מועמד ללא אישורו, זה משהו שבסופו של יום יוודע למועמד. זה אומר שהמועמד יקבל מסר שהארגון הזה הוא ארגון ש"עוקב אחריו", ובודק אותו, ומצלצל לאנשים בלי אישורו. זו לא התחושה שאנחנו רוצים לתת למועמדים שמתראיינים לארגון שלנו.
האם לאתר ממליצים לבד? כפי שציינו לעיל, לנסות לאתר ממליצים לבד, בלי אישור המועמד, זה לא דבר שנהוג או מקובל לעשות, ועלול לתת תחושה למועמד שמישהו עוקב אחריו, ומבצע פעולות בלי אישורו, ואף לפגוע במעמדו בארגון בו הוא עובד כרגע. זה בהחלט בסדר להכנס ללינקדאין של המועמד, ולהסתכל על הפרופיל שלו, ולראות את ההמלצות עליו שם.
מה קורה אם למועמד אין ממליצים? כאן אנחנו צריכים לקבל החלטה, עד כמה הממליצים הוא שלב שחשוב לנו. במידה ומדובר ב"עבודה ראשונה" אז כמובן שזה יהיה בסדר גמור לקבל מועמד גם ללא ממליצים. בעבודות או תהליכים שמצריכים ממליצים, עלינו לחשוב אם זה סביר שלמועמד אין ממליצים כרגע (דבר שלעיתים בהחלט יכול לקרות- למשל- עזב מקום עבודה שהתייחס אליו בצורה מתעמרת, מנהל ישיר שהתחלף ולא ניתן ליצור עימו קשר, וכיוצא בכך). לתוך זה נשקלל את ההתרשמות שלנו מהמועמד במהלך הראיון ואת האינטואיציה האישית שלנו. אפשר גם לנסות לכפות על כך עם שלב אחר- לדוגמא: שיחה נוספת עם המועמד, ראיון נוסף עם מנהל או מגייס אחר, מבחן בית קצר, מבחן אישיותי/אמינות וכל דבר נוסף שיכול לתת להם תמונה טובה יותר לגבי המועמד. כלומר: אם למועמד אין ממליצים, לאו דווקא נפסול אותו, אלא ננסה לחשוב איך "לעזור לו" להוכיח לנו שהוא ראוי ומתאים לתפקיד.
האם אפשר לסמוך על ממליצים
ממליצים הם בני אדם, ולכן גם להם יש דעות ואינטרסים. כאשר אנחנו משוחחים עם הממליצים אנחנו צריכים לנטרל את הדעות והאינטרסים שלהם, גם בשאלות שנשאל אותם, וגם בעיבוד המידע שנעשה מהתשובות שלהם.
בדרך כלל, ממליצים שנדבר איתם ירצו לעזור למועמד. כלומר: הם ינסו להסביר לנו למה כדאי לעבוד עם המועמד, למה הם היו מרוצים ממנו. זה קורה בדרך כלל אחרי שהמועמד דיבר עם הממליצים וביקש מהם להיות "ממליצים" שלו. לכן הם משחקים את התפקיד כמו בתיאטרון, הרי התפקיד שלהם הוא ממליץ, ולכן הם מחפשים להמליץ.
מצד שני, יהיו גם ממליצים שלא ימליצו על המועמד, זה קורה הרבה פעמים מחוסר מודעות של המועמד, שרושם ממליצים שיספקו לו דווקא המלצה שלילית. זה יכול לקרות גם אם המועמד מועסק בחברה, והממליץ לא באמת רוצה שהוא יעזוב, ולכן הוא מספק המלצה קרה או המלצה שלילית, כדי שהמועמד לא יתקבל למקום עבודה אחר. זה יכול גם עניין של פוליטיקה ארגונית, כך שלא רוצים שמועמד מסויים יצליח ויתקדם לתפקידים טובים יותר. וזה יכול להיות גם מועמד שסיים את תפקידו מזמן, ואין באמת קשר רציף בינו לבין המעסיק.
אנחנו לא יודעים אם הממליצים מספיק מקצוענים כדי לתת לנו חוות דעת. זו נקודה נוספת בשיחה שחשוב לשים לב אליה. האם הם מנהלים טובים מספיק? יתכן וניהלו את העובד בצורה לא מיטבית ולכן המלצתם לא תיתן לנו מענה מספק בפאן האנושי. יתכן והם לא מקצועיים בתחום, ולכן יתנו המלצה לא מספיק מדויקת בפאן המקצועי. גם את הנושאים האלו אנחנו צריכים לדייק ולהוציא מתוך שיחת הממליצים.
האם הממליץ זוכר את המועמד ומה רמת ההכרות שלהם – כן גם זה קורה, הממליצים לא תמיד זוכרים את המועמדים. לעיתים זה מאחר וחלף זמן רב, ולעיתים זה מאחר והממליץ לא היה בקשר רב מידי עם המועמד (מנהל לא ישיר, עבד תקופה קצרה בחברה). ולכן צריך להבין יותר לעומק, דרך שאלות, מה רמת ההכרות של הממליץ עם המועמד.
הבנת תפקיד הממליץ בחברה – עלינו להבין מה התפקיד של הממליץ בתוך החברה, האם מדובר במנהל הישיר? האם מדובר במנהל שאינו מנהל ישיר? אולי בכלל מדובר בקולגה או חבר לצוות? האם הממליץ עדיין מועסק בחברה או לא. אלו יתנו לנו הבנה עם מי אנחנו בכלל מדברים, ומה טיב הקשר ומידת ההכרות בין הממליץ לבין המועמד.
משך הזמן ומועד הקשר בין הממליץ למועמד – דבר נוסף שחשוב לנו להבין הוא כמה זמן הממליץ והמועמד היו בקשר (כלומר: עד כמה טוב הוא מכיר אותו). יש הבדל גדול אם הממליץ מכיר את המועמד חצי שנה, ופגש אותו אחת לשבוע, לבין אם הוא מכיר אותו שלוש שנים ופגש אותו ברמה היומיומית. בנוסף לכך, יש הבדל אם הממליץ ניהל את המועמד לפני 5 שנים, לבין אם הוא עדיין מנהל את המועמד כעת – זאת מאחר ואנשים משתנים, וגם הזיכרון של הממליץ כבר פחות חד לגבי אותו מועמד.
ממליצים שהם חברים – מגייסים רבים חוששים לקבל מהמועמדים "ממליצים שהם חברים שלהם" – בין אם מדובר על קולגות לעבודה ולא מנהלים, בין אם מדובר בממליץ פיקטיבי (רשם את חבר שלו), או שמדובר על מנהל ישיר שלאט לאט הפך לחבר קרוב. אם הנושא חשוב לכם, יש מספר שאלות שניתן לשלב אותן בשיחת הממליצים – ונגיע אליהן מיד.
בשורה התחתונה אנחנו צריכים להיות ביקורתיים לשני הכיוונים בשיחת הממליצים: בין אם הממליץ נתן המלצה טובה, ובין אם נתן המלצה פחות טובה – מאחר ומדובר בדעתו האישית של הממליץ.
איך נערכים לשאלון ממליצים
טרם השיחה עם הממליצים, נרצה להכין לעצמנו תסריט שיחה, עם כמה שאלות ונקודות שנרצה לעבור עליהן בשיחה. חשוב שנרשום לעצמנו נקודות אותן נרצה למדוד. לדוגמא: מקצועיות המועמד בתחום X, כישורים חברתיים, הגעה בזמן, האם הוא מוביל או מובל, כישורי ניהול, רמת אמינות, ועוד המון נקודות שיכולות להיות חשובות לנו. בנוסף נרצה להבין במה עבד, אופי העבודה, אופי החברה, סוג הניהול.
יש מספר דרכים לרשום את השאלות לממליצים. לדוגמא, אם נרצה לבחון את כישורי הניהול של המועמד:
דרך אחת: שאלה כללית – נשאל את הממליץ "איך לדעתך כישורי הניהול של המועמד" – נקבל תשובה שהיא דעתו האישית של הממליץ והיא מאוד כללית. כמובן שנוכל משם להמשיך לכיוונים נוספים, אבל זה עדיין כללי מאוד וזה גם יכול לקחת לנו יותר זמן להבין את הכישורים של המועמד.
שאלות מכוונות: כאשר נשאל שאלות כלליות נרצה לנסות לקדם אותן לתשובות יותר נקודתיות. לדוגמא: אם התשובה לשאלה "איך לדעתך כישורי הניהול של המועמד" היתה: "לדעתי הוא מנהל מעולה" – נראה להמשיך משם ולא נסתפק בתשובה הזו. מה שנעשה הוא להמשיך ולשאול שאלות על כך. לדוגמא: למה לדעתך הוא מנהל מעולה? האם תוכל לפרט בבקשה כיצד הגעת למסקנה הזו? מה המקרים שהיו שגרמו לך למסקנה שהוא מנהל מעולה? או אפילו מכיוון האתגר – ספר לי על אתגר שהיה מאוד קשה אבל הוא צלח אותו וזה מה שהפך אותו למנהל מעולה. בכל מקרה, לא נוכל להסתפק בתשובה כללית ונהיה חייבים לקחת את זה עוד כמה שלבים קדימה.
שאלות "למה": בתשובות כלליות נוכל להשתמש בשאלות "למה ואיך" כדי להתקדם בכל פעם קצת. לדוגמא: הממליץ ענה לנו שהמועמד מנהל מעולה. נשאל "למה לדעתך הוא מנהל מעולה". הממליץ יענה: "כי הוא הצליח לשמור על הצוות לאורך זמן". אנחנו נשאל "איך הוא עשה את זה?". וכך לאט לאט נקלף עוד קליפות בשיחה עם הממליץ ונכיר טוב יותר את המועמד.
דרך שניה: הסבר ושאלה מנחה – נסביר לממליץ מה אנחנו מחפשים ואז נשאל אותו: "אנחנו מחפשים עובד שידע לנהל 5 עובדים, האם יצא למועמד לנהל עובדים? איך כישורי הניהול שלו?" – זו דרך טובה יותר, מאחר ואנחנו מסבירים מה אנחנו מחפשים, ומנסים לרתום את הממליץ אלינו, כך שיעזור לנו להחליט אם זה המועמד המתאים לתפקיד שלנו. בשאלות אלו אנחנו רואים שהממליצים עוברים קצת לצד שלנו כמראיינים ומנסים לבחון בעינים שלנו את ההתאמה.
דרך שלישית: שאלה על אתגרים – ננסה לייצר שאלות על מצב ספיציפי כדי להבין גם את הקשיים והאתגרים של המועמד. לדוגמא: "אני מבין שהמועמד ניהל אצלכם עובדים. איזה אתגרים הוא חווה בניהול העובדים? איפה הרגשת שהיה לו קשה יותר?". בשאלה זו אנחנו מחפשים דווקא את האתגרים שהיו חווה ואיך הוא התמודד איתם (בניגוד לשאלה הראשונה שיכולה להיות דעה בלבד).
דרך רביעית – שאלה עם שתי אפשרויות – ננסה לייצר שאלה עם שתי אפשרויות וניתן לממליץ לנווט אותנו לדרך שיותר נכונה. לדוגמא: "המועמד צריך לנהל 5 עובדים. במקרה שיש מחלוקת בין המועמד כמנהל לבין אחד העובדים, ההמלצה שלך היא לתת לו לפתור את זה לבד, או להתערב כדי למנוע משבר?". בדרך זו נוכל להבין איך המועמד התמודד עם מצב ספיציפי, דרך העיניים של הממליץ, ונוכל ללמוד יותר על הכישורים שלו כמנהל בפתרון בעיות מול עובדים שניהל, וגם לדעת איך לנהל את אותו מועמד בהמשך.
מהו אורך שיחת הממליצים הנכון
יש לקחת בחשבון שאורך שיחת הממליצים לא תמיד תלוי בנו, אנחנו יכולים לשוחח עם ממליץ קצר רוח, שאין לו הרבה זמן בשבילנו (אגב- זה גם משהו שנוכל לקחת בחשבון כחלק מהמחויבות שלו כלפי המועמד – אבל זה לאו דווקא מעיד על כישורי המועמד כמו שמזוכר במדריך הזה). אנחנו יכולים לשוחח עם ממליץ שאוהב לדבר, ולהרחיב הרבה בתשובותיו וסיפוריו.
ממליצים גם לא תמיד יודעים מה אנחנו רוצים לשאול או לדעת, ולכן בשיחה חשוב שאנחנו נהיה אלו שמובילים, ויודעים לנווט אותה למקומות הנכונים.
לכן אחרי אחרי שנרשום את הנקודות החשובות לנו, והשאלות לשיחה, כדאי לדרג אותן ולסדר בצורה נוחה – מה הכי חשוב לנו, מה פחות חשוב, כך שאם יגמר לנו הזמן נוכל לפחות לקבל את המידע החשוב ביותר.
באופן עקרוני, שיחת ממליצים טובה צריכה לקחת 10-15 דקות, בהן נוכל גם להציג את עצמנו, גם להכיר את הממליץ, וגם לתהות יותר לעומק על יכולותיו של המועמד.
איך מכינים את הממליצים לשיחה?
תיאום השיחה עם הממליץ – אנחנו נרצה לתאם את השיחה עם הממליץ במועד שנוח לו לשוחח, מאחר ולא נרצה שהוא יהיה בלחץ זמן כאשר אנחנו משוחחים עימו. השיחה צריכה להתנהל בצורה נוחה ונעימה מצד הממליץ. יש שתי דרכים לעשות את זה. האחת- לצלצל ולשאול אם זה זמן נוח, ואם לא, נתאם מועד מתאים. השניה – לשלוח וואטסאפ או מייל לפני כן, ולשאול מתי המועד הנוח יותר לשיחה.
משך זמן השיחה – נוכל ציין בתחילת השיחה את משך הזמן הצפוי לשיחה. משך זמן סביר הוא 10-15 דקות לשיחה. נבקש מהממליץ לשריין את הזמן המתאים לשיחה.
מה המטרה של השיחה – נספר לממליץ מה המטרה של השיחה, בכדי להתקרב אליו ולרתום אותו למען מטרת השיחה. רצוי להציג את השיחה כרצון להכרות עם המועמד דרך העינים של הממליץ, ולא כ"שיחת המלצה" שמטרתה היא כאמור המלצה. אנחנו לא רוצים לקבל המלצה בשיחה. אנחנו רוצים להכיר את המועמד טוב יותר, גם אם בסוף השיחה היא תהיה דיס-המלצה.
הכרות הדדית עם הממליץ – בתחילת השיחה נרצה להכיר את הממליץ. זה חשוב גם למטרות חיבור אישי, וגם למטרות של איתור "ממליצים חברים". כך נוכל לשאול אותו מתי הוא פגש את המועמד, באיזו חברה, מה היה תפקידו בחברה, כמה זמן המועמד עבד בחברה, מה היה תפקיד המועמד בחברה. השאלות האלו חשובות, מאחר וממליץ חבר (שאינו ממליץ אמיתי) לא תמיד ידע לענות על השאלות הטכניות האלו. נצליב כמובן את השאלות הללו מול קורות החיים של המועמד, לבדיקת אמינות קטנה ושגרתית. לדוגמא: אם הממליץ מספר שהמועמד עבד בחברה חצי שנה, ובקורות החיים רשום שנתיים, נוכל להבין שיש פה פער שמצריך בדיקה (זה בסדר, לעיתים גם הממליצים טועים ולא זוכרים, אבל זה יצריך בדיקה).
חיבור אישי – ננסה ליצור חיבור אישי עם הממליץ, בצורה נעימה ומכובדת. זה יקרה גם על בסיס ההכרות ההדדית, אך ננסה ליצור את החיבור גם למטרה של קבלת משוב הוגן ואובייקטיבי מהממליץ לגבי המועמד.
מבנה של שיחת ממליצים
תיאום השיחה – יש ליצור קשר עם הממליץ לתיאום השיחה, או לבדוק במעמד יצירת הקשר אם זהו זמן נכון לתיאום השיחה. יש לציין בפני הממליץ איך הגעתם אליו ומה המטרה של השיחה.
הצגה עצמית – יש להציג את עצמך ואת התפקיד שלך.
הצגת החברה – יש להציג את החברה, במה היא עוסקת, אופי החברה, וכל פרט שיכול להיות רלוונטי לדעתכם. במסגרת זו כמובן ניתן לספר דברים טובים על החברה (יחסי ציבור לחברה).
הכרות עם הממליץ – יש לשאול את הממליץ לגביו, תפקידו, מידת ההכרות עם המועמד, ומתי ההכרות הזו היתה. במסגרת זו ננסה לבנות אמון עם הממליץ.
הצגת התפקיד – יש להציג את התפקיד אליו מתמיין המועמד. נספר מעט על העבודה, האופי שלה, מה הכישורים והיכולות שצריך. כמובן שנוכל גם כאן לעשות יחסי ציבור לתפקיד ולספר עליו דברים טובים. עם זאת, מומלץ להציג אותו בצורה מספיק טובה ואובייקטיבית, כולל יתרונות וגם חסרונות, כדי לרתום את הממליץ אלינו, וכמו כן שהממליץ ידע באמת לכוון אותנו לפי כישורי המועמד.
מידע על המועמד – יש לשאול שאלות על המועמד. השימוש צריך להיות בשאלות מכוונות (דוגמאות למטה), ולא סיפורים כלליים. כדאי לשאול גם שאלות פרקטיות שחשוב לכם לדעת על המועמד. השתמשו בשאלות שהכנו מראש, אך עם זאת כדאי לתת לשיחה גם לזרום, כדי לתת לממליץ להוסיף דברים שאולי לא חשבנו עליהם.
שיתוף התלבטויות – שלב זה יכול מאוד לעזור ברתימה של הממליץ אלינו. אפשר ממש לשתף בהתלבטויות שלנו כדי לראות מה חושב הממליץ לדוגמא: אני מבין שהמועמד עבד בעיקר מהמשרד, העבודה היא מהבית, האם לדעתך הוא מועמד שיתאים לו לעבוד מהבית, להיות מנוהל מרחוק?
שאלות נפוצות בשיחת ממליצים
שאלות הכרות כלליות
אשמח לשמוע בקצרה על המועמד
איך היית מתאר את המועמד בחצי דקה / שיחת מעלית / שני משפטים?
היכן הכרת את המועמד?
מה החברה שלכם עושה? באיזה מיקום בארץ עבד המועמד?
מה היה התפקיד שלך ומה התפקיד של המועמד?
מה היה המדרג המקצועי בניכם (היית מנהל ישיר? עקיף? קולגה?)
האם המועמד עוד נמצא בתפקיד? אם לא, מדוע הוא סיים? (האם עזב / התפטר)
כמה זמן המועמד עבד/עובד אצלכם?
האם נשארתם בקשר חברי / מקצועי לאחר סיום תפקידו?
שאלות מקצועיות
מה לדעתך יהיו האתגרים בניהול של המועמד?
איזה טיפים תוכל לתת לי בניהול של המועמד בעתיד? על מה לשים דגש? איפה יהיה לי קשה?
האם המועמד אוהב ללמוד לבד? או שהוא צריך שילמדו אותו?
האם המועמד יתאים לשיטת ניהול שגר ושכח, ניהול מאקרו, או שצריך לנהל אותו במיקרו?
האם המועמד הוביל פרויקטים? האם אתם ביקשתם או שהוא יזם לבד? איזה? מה התוצאות?
איזה משימות הוא לוקח באופן טבעי / אוהב יותר? איזה משימות פחות אוהב?
היכן הוא יצטרך יותר עזרה מהמנהל הישיר והיכן יכול לפעול לבד?
האם המועמד הציע הצעות יעול במסגרת תפקידו? איזה? מה קרה איתן?
מה מידת האסרטיביות שלו / יכולת הובלת תהליכים חוצי ארגון?
כמה עובדים המועמד ניהל? איזה בעיות היו בניהול, איזה בעיות הוא הצליח לפתור?
מה כישוריו המקצועיים של המועמד לדעתך (אפשר לתת גם נושא מקצועי מסויים, למשל: בתחום של ניהול קמפיין בפייסבוק)
עם כמה אנשים היו היה בקשר? (קולגות, מנהלים, אנשי צוות, לקוחות, ספקים)
איך אתה רואה את המועמד מבחינת פיתוח הקריירה – מה חשוב לו / פחות חשוב?
ביחס לשאר הצוות איך היו הביצועים שלו (הכי טוב, באמצע, בסוף, אפשר לדרג 1-10 – מתאים למקומות מדידים כמו למשל אנשי מכירות).
שאלות אישיות
מה לדעתך החוזקות של המועמד?
היכן הוא יכול להשתפר/חולשות שלו/פחות חזק (תמיד יש.. לא לוותר)?
מה שני הדברים שמצריכים שיפור אצלו לדעתך?
מה הקושי הכי גדול שהיה בעבודה איתו?
מה ההצלחה הכי גדולה שהיתה בעבודה איתו?
היכן המועמד הכי התבלט?
המועמד גר בפתח תקווה והעבודה שלנו בתל-אביב, האם לדעתך זה יהווה מכשול מבחינתו?
האם המועמד נוטה להגיע בזמן / לאחר?
מה יגרום לשימור של המועמד בארגון? מה יגרום לו לעזוב?
מה רמת המחויבות שלו במצבי עומס / פרויקטים גדולים?
שאלות יחסי אנוש
איך היו יחסי המועמד עם הצוות?
האם המועמד השתלב חברתית בצורה טובה?
מה מצריך שיפור אצלו ברמה הבינאישית?
האם היו בעיות כלשהן בניהול שלו? או מול אנשים אחרים (צוות/קולגות/ספקים)?
איך היו היחסים של המועמד עם הממונים עליו?
כיצד המועמד מתמודד עם מחלוקות מקצועיות עם הצוות או עם המנהל/החברה?
מתי המועמד שמח? עצוב? (אפשר לבקש לתאר מקרה)
היכן המועמד חש סיפוק? (אפשר לבקש לתאר מקרה)
מה סביבת העבודה שהוא צריך כדי לתפקד בצורה הכי טובה (שקטה/רועשת/משרד/בחוץ)
האם המועמד היה בקשר עם לקוחות חיצוניים? ספקים? מה חשבו עליו?
האם המועמד נוטה להעביר ביקורת? איזה סוג של ביקורת?
ביחס לשאר העובדים איך היחסים החברתיים שלו (אפשר לדרג בין 1-10)
שאלות אתה במקומי
בשאלות אלו בדרך כלל נציג נתון + דילמה + ונשאל את השאלה. לדוגמא:
התפקיד שאנחנו מחפשים דורש שנתיים ניסיון בתחום X וזה חובה. למועמד יש Y שנים ניסיון וזה יותר/פחות ממה שאנחנו מכוונים אליו, האם לדעתך זה יתאים?
אנחנו מחפשים מישהו לעבודה מהבית, זה אומר שצריך מאוד לסמוך על העובד מאחר ואין פיקוח הדוק. האם לדעתך הוא מתאים לעבודה כזו?
העבודה אצלנו היא הרבה מאוד תחת לחץ, צריך להיות מהירים בקבלת החלטות. לדוגמא (לתת דוגמא). האם מההכרות שלך איתו זה יתאים לו או יחליץ אותו?
העבודה אצלנו כוללת מכירות טלפוניות, ואני רואה שהוא עבד אצלכם בעיקר בשטח. האם אתה רואה אותו יושב מול מחשב ועושה שיחות טלפון, או שהוא יותר איש של להסתובב בחוץ?
אני רואה שהמועמד עסק יותר בשירות, ואצלנו אנחנו מחפשים פן מכירתי, שזה אומר גם אמביטציה גבוהה וגם התמודדות עם סירובים והתנגדויות. האם לדעתך המועמד יתאים לסוג העבודה הזה?
במסגרת התפקיד הזה המועמד צריך לנהל 30 עובדים – וחשוב לנו שיחסי האנוש יהיו מעולים ויהיה טיפול במחלוקות אישיות בצורה מצוינת. ראיתי שאצלכם הוא ניהל עובדים. האם לדעתך הוא יודע לטפל במחלוקות כאלו?
במידה והיתה לך אפשרות, האם היית מעסיק שוב את המועמד? למה?
שאלות חיבור וסיכום
האם יש דברים נוספים שתרצה לספר או לחלוק איתי?
האם יש דברים נוספים שלדעתך יעזרו לי לקבל את ההחלטה?
אילו היית במקומי האם היית מקבל אותו לתפקיד הזה (עוזר ברתימה של הממליץ)
מומלץ להכין את השאלון מראש, לפי הסדר הרצוי לכם. כמובן שאין צורך להשתמש בכל השאלות, כדי שהשיחה תהיה אפקטיבית. רשמו את השאלות שחשובות לכם, ונותנות לכם גם ערך מבחינת הבנה והכרות של המועמד, כך שהתשובות של הממליץ יקדמו אתכם בקבלת ההחלטה. ניתן להתאים את השאלות לתפקיד והחברה המתאימים.
שיחת ממליצים כנטוורקינג
שיחת ממליצים יכולה להפוך בקלות לשיחת נטוורקינג. אנחנו כבר הכרנו את הממליץ והחברה בה עבד, והוא הכיר אותנו ואת החברה שלנו אנחנו יכולים להתחבר עם הממליץ כחלק מהשיחה. אפשר להוסיף אותו לרשת הקשרים בלינקדאין בתום השיחה. יכול להיות שאפשר יהיה לייצר פרויקטים או יחסי עבודה משותפים בעתיד.
תסריט שיחה ממליצים לדוגמא
כעת נבנה ביחד תסריט שיחה לדוגמא. לצורך זאת לדוגמא תפקיד איש שירות במוקד טלפוני (תפקיד נפוץ מאוד), בחברה גדולה.
זה אומר שיש לנו עבודה בתוך משרד, הרבה שירות לקוחות והתמודדות עם חוסר שביעות רצון, צורך לדעת לתת פתרון לשביעות רצון הלקוח, צורך לשקף דברים להנהלה כשצריך, עבודה תחת לחץ ומדידה.
שלום דוד ונעים מאוד, שמי דנית וקיבלתי את הטלפון שלך מאייל כהן שעבד איתך.
אני אשמח לשוחח איתך לגביו, האם זה זמן מתאים? השיחה תיקח 10-15 דקות.
אם כן – מתחילים
אם לא – אשמח שנקבע זמן שמתאים עבורך, מתי יהיה נוח?
(כאן גם נוכל להבין עד כמה המועמד "חשוב" לממליץ)
אז שמי דנית, אני מנהלת השירות בחברת שירות לקוחות בע"מ.
החברה מובילה במתן שירות לקוחות חיצוני לחברות וארגונים בישראל.
יש לנו מוקד שיושב בתל-אביב ומעסיק 30 אנשי שירות.
חשוב לנו לתת שירות הכי טוב שאפשר לשביעות רצון הלקוחות.
אייל כהן מתמיין לתפקיד של איש שירות טלפוני.
אנחנו מקפידים על רמת אמינות גבוהה, הגעה בזמן, ויחסי אנוש מעולים לטובת הלקוחות.
בשיחה הזו חשוב לי להכיר יותר את המועמד, על מנת לראות אם התפקיד מתאים לו, ואם הוא מתאים לתפקיד.
מבחינתי גיוס לא נכון גם יוצר נזק לחברה שלנו וגם למועמד, ומהווה תסכול לשני הצדדים. לכן המטרה שלי היא להבין את מידת ההתאמה גם מהצד שלנו וגם מצד המועמד.
תוכל לספר לי על המועמד בשני משפטים?
היכן הכרת אותו?
במה החברה עוסקת? מה היה התפקיד שלו בחברה?
מה היה התפקיד שלך בחברה?
האם היית המנהל הישיר שלו?
כמה זמן הוא עבד בחברה? הוא עוד עובד שם?
מדוע הוא סיים/מסיים לעבוד אצלכם?
האם אתם עדיין בקשר מקצועי/חברי?
אנחנו מחפשים עובדים שיש להם רמת אמינות מאוד גבוהה. האמת היא דבר חשוב מאוד אצלנו גם אם היא לא נעימה. איך היית מתאר את המועמד ביחס לכך?
במסגרת התפקיד יש חפיפה של 3 חודשים, זה אומר שבזמן הזה יש הרבה למידה והכרות עם אנשי צוות, לקוחות שלנו, ופניות שירות שונות. האם הוא ידע להחזיק מעמד ב-3 חודשי חפיפה טרם הכניסה לתפקיד?
בגלל החפיפה הארוכה, אנחנו מחפשים עובדים לטווח ארוך. לפחות שנתיים. האם הוא מישהו שיודע להחזיק עבודות לטווח ארוך?
המוקד שלנו מאוד חברתי. הוא מונה 30 עובדים, והעבודה במשמרות. חשוב מאוד לשמור על יחסי עבודה מעולה בין העובדים, כך שחלק מהעניין להגיע לעבודה יהיה חברתי. איך הוא מבחינה חברתית? האם הוא מהמובילים, או מאלו שמשתלבים, או שבכלל לא היה בתוך הקשרים החברתיים?
העבודה במוקד שלנו היא באופן-ספייס, עם עוד כ-10 אנשים. צריך לדעת לעבוד עם עוד רעשי רקע מסביב, בסביבה הומה, כולל מענה טלפוני ללקוחות. זה משהו שלדעתך יתאים לו? או שהוא צריך סביבה שקטה ואינטימית יותר?
הלקוחות שהוא יצטרך לתת להם שירות הם של לקוחות חיצוניים שלנו. לכן חשוב לנו שלאחר מכן ידרגו את המועמד בציון 5 כוכבים בטיפול בפניית השירות. האם הוא שואף למצוינות? מה לדעתך הממוצע שהוא יקבל על 100 פניות שירות?
אם יש לקוח שיש לו בעיה שקשה לפתור, איך הוא בפתרון בעיות? הוא יהיה יצירתי או שיצטרך עזרת מנהל? תוכל להסביר למה אתה חושב כך?
בעבודה אצלכם, איך הוא היה ביחס לשאר הצוות מבחינה מקצועית?
האם הוא התמודד אצלכם עם קשיים? איזה קשיים היו לו?
האם הוא חווה כשלונות? איזה כשלונות?
איך לדעתך הוא יתמודד עם לקוח קשה מאוד, שצועק ומתלונן?
האם הוא ידע להוציא אותו מרוצה? איך הוא יתמודד עם זה רגשית/נפשית?
אם תדמיין את המועמד בעוד 5 שנים, איפה לדעתך הוא יהיה? באיזה מקום מקצועי / לימודי?
איפה לדעתך החוזקות של המועמד? איפה החולשות שלו?
איפה לי כמנהלת ישירה יהיה קשה יותר לנהל אותו?
חשובה לי מאוד ההגעה בזמן לעבודה. איחורים אצלנו זה קו אדום.
איך המועמד מבחינת עמידה בזמנים – הוא מגיע לעבודה בזמן או שהוא נוטה לאחר? מה מידת האיחורים?
בעבודה יש צורך לסגור פניית שירות כמה שיותר מהר. מהבדיקה שעשינו, אנשים שאוהב לדבר בטלפון יותר מידי, נוטים להאריך את הטיפול בפניות השירות ומספיקים פחות. האם המועמד הוא תקתקן ויודע לבצע משימות בצורה מהירה או שהוא יטה לקשקש עם הלקוחות בטלפון?
העבודה אצלנו היא בישיבה על כסא, מול מחשב וטלפון.
האם זו סביבת עבודה שתהיה נעימה לו או שלדעתך הוא צריך להיות יותר על הרגליים?
אנחנו מחפשים אנשים עם הרבה מאוד סבלנות.
היכן הוא איבד את הסבלנות אצלכם? מה גרם לו לאבד אותה?
אם היתה לך אפשרות היית מעסיק אותו שוב?
האם יש דברים נוספים שתרצה לחלוק עימי?
אילו היית במקומי היית לוקח את המועמד לעבודה עליה סיפרתי לך?
טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור
שיחת ממליצים היא כלי חשוב בתהליך הגיוס והיא נותנת לנו עוד תובנות למגוון השיקולים לגבי המועמד. שיחת הממליצים נותנת לנו עוד ידע – ואנחנו נוכל לקבל החלטה על סמך כלל השיקולים והתהליכים שהמועמד עבר בתהליכי הגיוס. הקפידו לתעד את כלל התהליכים כולל שיחות הממליצים במערכת הגיוס שלכם, על מנת שיהוו עבורכם זיכרון ארגוני – בין אם גייסתם את המועמד (ולאחר מכן יהיה צורך לחזור ולעבור על המידע שתועד) ובין אם לא גייסתם אותו, והוא יפנה אליכם בעתיד.
שמירה על סדר וזיכרון ארגוני היא דבר חשוב מאוד לצורך שיפור תהליכי גיוס – בין אם מהירות הגיוס, או מניעת טעויות עתידיות. לכן בנינו את מערכת הגיוס Civi כך שתיתן את המענה הטוב ביותר לאנשי הגיוס לצורך סדר וארגון הנתונים והמידע, כך שבפועל כמות הגיוסים שלכם תהיה מוצלחת יותר.
אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
מאמר זה הוא מקור מידע בלבד, הוא אינו מהווה יעוץ משפטי/חוקי/עסקי או אחר. מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים (כמו עורך דין, רואה חשבון) בנושא זה. השימוש במאמר זה באחריות הקורא בלבד.
