כלים פרקטיים לעמידה ביעדי הגיוס והפחתת העומס בעבודה

גיוס עובדים הוא משימה מורכבת: עומס של מועמדים לא מתאימים, אינספור שלבים טכניים ותהליכים שמתארכים הרבה מעבר לצפוי. אבל מה אם אפשר היה לפשט את זה? המאמר הזה כולל 10 כלים פרקטיים שיעזרו לכם לגייס בצורה חכמה יותר, להפחית את העומס בעבודה, לשפר את הדיוק והמהירות בתהליך הגיוס ולהשיג את היעדים שלכם עם חיוך!

פרק 1: סינון אוטומטי של מועמדים – זהו "החור השחור" ששואב את זמנכם

מה יכול להיות יותר מתסכל משעות ארוכות של שיחות עם מועמדים שבכלל לא עומדים בדרישות הסף? שעות רבות של עבודה פשוט הולכות לפח, וחבל. אבל יש לזה פתרון! סינון ראשוני אוטומטי מאפשר לנו למקד את הזמן והמאמצים רק במועמדים הרלוונטיים, כך שנוכל להתקדם מהר יותר לעבר גיוס מוצלח.

איך עושים את זה?

1. שאלוני סינון מותאמים אישית.
   שימוש בשאלוני סינון אוטומטיים הוא דרך מצוינת לסנן מועמדים עוד לפני שלב הראיונות. מנסחים מספר שאלות שבוחנות התאמה לדרישות הסף, והמערכת תשלח את השאלונים באופן אוטומטי ותסמן עבורכם את המועמדים שעומדים בדרישות הקריטיות.
2. תיוג מועמדים במאגר.
   במקום לחפש מחט בערימת שחת, מגדירים אילו מילות מפתח בקורות החיים יהיו רלוונטיים למשרה ומאפשרים למערכת לשלוף במהירות את המועמדים המושלמים מתוך המאגר

פרק 2: שיתוף פעולה יעיל בגיוס – המפתח לגיוס מהיר ומוצלח

כמה פעמים הרגשתם שאתם עובדים שעות נוספות, רק כדי לגלות שמנהלים מגייסים או חברות השמה בכלל לא מתואמים איתכם? שיתוף פעולה הוא המפתח לתהליך גיוס יעיל, וחשוב שנקפיד על שיתוף פעולה מקצועי ואפקטיבי, במיוחד כשהמערכת מאפשרת עבודה משותפת בזמן אמת. הכלים הנכונים יכולים להפוך את הקשר בין צוותי הגיוס, המנהלים המגייסים וחברות השמה להרבה יותר חלק וממוקד.

איך עושים את זה?

1. שיתוף פעולה עם המנהלים המגייסים.
   אין גיוס מוצלח ללא שיתוף פעולה מלא של המנהלים המקצועיים. תנו להם כלי פשוט ונוח שמאפשר בשני קליקים לצפות במידע הרלוונטי עבורם, לקדם או לדחות מועמד ותחסכו לעצמכם שעות רבות ומתסכלות של תיאומים, העברות ותזכורות.
2. עבודה משולבת עם חברות השמה והאנטרים.
   תוודאו שאתם עובדים בצורה יעילה עם חברות השמה והאנטרים. תנו להם כלי ייעודי שמאפשר להתעדכן אוטומטית במשרות שנפתחות ונסגרות, להעלות מועמדים ישירות למערכת, לעקוב אחר סטטוס המועמדים שהגישו, ולקבל משוב בצורה נוחה. התהליך הזה מונע כפילויות, שומר על שקיפות, ומייעל את העבודה המשותפת בין כל הצדדים.

פרק AI :3 – העוזר האישי החכם שלכם

איך בינה מלאכותית יכולה לשנות את חוקי המשחק בתהליכי הגיוס שלכם? בינה מלאכותית – AI כבר אינה גימיק, היא הכלי שהפך לסטנדרט החדש בעולם הגיוס. שימוש במודול AI בתהליכי גיוס לא רק משפר את הרמה המקצועית של ההחלטות, אלא גם מפחית משמעותית את העומס על צוותי הגיוס ומקצר את זמני הגיוס. לממשק AI מגוון פונקציות שיכולות לסייע בשלבים שונים של משפך הגיוס ומומלץ מאוד להשתמש בכולן.

איך עושים את זה?

1. עבודה במערכת Civi-AI עם ממשק AI מובנה.
   חלק ניכר מעבודת הגיוס הן פעולות רוטיניות שחוזרות על עצמן, אך דורשות מאנשי הגיוס הרבה קשב ודיוק. כאשר העבודות האלה מבוצעות ע"י AI התוצאות שמתקבלות הן מדויקות יותר ואנשי הגיוס יכולים להפנות את הקשב שלהם לדברים החשובים באמת – עבודה עם המועמדים הטובים ביותר.
2. תנו למודול AI לכתוב במקומכם.
   משימות כתיבה הן חלק בלתי נפרד מעבודת הגיוס. החל מניסוח מודעה, דרך מגוון הודעות למועמד ועד להודעה סופית על קבלה או דחייה – כל משימות הכתיבה האלה דורשות הרבה זמן, כוח ויצירתיות. אבל למה שלא תתנו למודול AI לעשות את זה במקומכם? בהתאמה מלאה לדרישות שלכם ואף לסגנון הרצוי!

פרק 4: דיוק בכתיבה – הסוד לגיוס מדויק

מתי בפעם האחרונה עצרתם לחשוב על ההשפעה של כל מילה בתהליך הגיוס שלכם? מהמודעה הראשונה שמפורסמת ועד ההודעה שמעדכנת את המועמד שהתקבל לעבודה (או שלא), המילים שאתם בוחרים יכולות לקבוע אם תצליחו למשוך את המועמד הנכון, לנהל את התהליך ביעילות, ולחזק את מיתוג המעסיק שלכם. ניסוחים מדויקים לא רק חוסכים זמן אלא גם יוצרים רושם מקצועי וחוויית מועמד מוצלחת יותר.

איך עושים את זה?

1. ניסוח מנצח של מודעת דרושים.
   ניסוח מדויק של מודעת הדרושים תביא לכם הרבה יותר פניות של מועמדים רלוונטיים ויצמצם בצורה ניכרת פניות לא רלוונטיות. כשאתם יודעים להיות מדויקים במודעות הדרושים שלכם אתם משקיעים פחות זמן באיתור המועמד האופטימלי ובסינון מועמדים לא מתאימים.
2. לא מוותרים על מכתב תודה למועמד.
   שליחת מכתב תודה למועמד זה הרבה מעבר לפעולת נימוסין פשוטה. מכתב תודה מודיע למועמד שקורות החיים שלו התקבלו, אך נוסף לכך, הוא מעביר למועמד מידע קריטי וחיוני על החברה ועל תהליך הגיוס, ובעצם כל מידע שחשוב לכם להעביר כדי להגיע לראיונות עם מועמדים שכבר קיבלו מידע בסיסי על הארגון והתפקיד העתידי.

פרק 5: אל תעבדו קשה בשביל הטכנולוגיה, תנו לטכנולוגיה לעבוד עבורכם

יש כל כך הרבה מערכות וכלים יעילים שממש משדרגים את תהליך הגיוס. אבל ספרתם כמה זמן אתם מבזבזים על הסנכרון בין המערכות? על העברת קבצים ממערכת למערכת? וכמה טעויות נעשות בדרך? לא חבל? תשתמשו במערכת שמאפשרת לעשות הכול במקום אחד, בלי לטעות ובלי לבזבז את הזמן.

איך עושים את זה?

1. חיבור כל המערכות עם מודול API.
   כאשר מגוון ממשקים חיצוניים, כמו לדוגמה פלטפורמת מבחנים, מחוברים למערכת הגיוס, הדבר מבטיח שכל המידע מתעדכן בזמן אמת ומשפר את זרימת העבודה. תסנכרנו את העבודה שלכם ואת המידע שלכם ותיהנו מעבודה חלקה ומהירה ללא טעויות.
2. אוטומציה של פעולות פשוטות כמו המרת קבצים.
   כמה זמן לוקח להמיר קובץ PDF לוורד, לערוך את התוכן ולשמור מחדש? דקה? שטויות. וכשיש לך 100 קבצים? מדובר ב-100 דקות של החיים שלכם שיכולתם לנצל למשהו חשוב באמת בזמן שהמערכת עושה את המשימה הפשוטה הזאת במקומכם.