במאמר זה ניתן לכם את התשובה לשאלה על מערכת גיוס עובדים לחברת השמה קטנה: האם חברת השמה בתחילת הדרך צריכה מערכת גיוס עובדים?
הקמתם חברת השמה חדשה ואתם בתחילת הדרך. הרבה הצלחה!
אם הגעתם לכאן אתם בטח מתלבטים בשאלה- האם יש לכם צורך במערכת השמה וגיוס עובדים? ואם כן איך תוכנת השמה עוזרת לכם?
האם היא תחסוך לכם זמן עבודה? היא תעזור לכם להכניס יותר כסף? היא תעזור לכם לעבוד מסודר יותר? או לפרסם טוב יותר?
בואו נתחיל.
ניהול של חברת השמה
חברת השמה היא עסק ייחודי ששונה מעסקים אחרים. זאת מכיוון שיש לה FLOW ייחודי לה.
חברת ההשמה צריכה לעסוק בכמה תחומים ביחד ובמקביל: גיוס וניהול הלקוחות, ניסוח המשרות, פרסום המשרות, קבלת המועמדים, תיעוד הראיונות, מעקב, גביה ועוד.
כלומר, יש לכם הרבה מאוד משימות, אבל הזמן שלכם מוגבל.. בכל זאת.. אתם עדיין בהתחלה, אפילו אם הצלחתם לגייס עובד אחד או שניים, או שאתם עדיין עובדים לבד.
מצד שני, אתם מאוד מחושבים, עדיין רוצים שלא להוציא יותר מידי, אבל מנסים להכניס כמה שיותר כדי לבנות את החברה.
מה שאתם צריכים לעשות כדי להצליח להכניס כמה שיותר כסף בחודש, הוא לייעל את הזמן שלכם כדי לאפשר לכם לעשות יותר גיוסים נכון?
–> אם עדיין לא הקמתם חברת השמה אפשר לקרוא כאן את המדריך המלא: איך מקימים חברת השמה עם רישיון לשכה פרטית.
מי אתם ואיפה אתם רוצים להיות בעוד שנה
נתחיל בחשיבה עם עצמכם. מי אתם, מה אתם, איפה אתם רוצים להיות בעוד שנה, בעוד שנתיים, ובעוד חמש שנים?
האם אתם עובדים בהשמה רק בזמן הפנוי, שעה פה ושעה שם? לוקחים את זה כ"על הדרך" וזה לא העסק שלכם אלא משהו זמני בלבד? בכנות, כנראה שאין לכם צורך במערכת גיוס, מכיוון שהשימוש שלכם יהיה מזערי, נפח העבודה קטן מידי, וזה לא עיקר עיסוקכם.
אם אתם חברת השמה, או מגייס/ת שזה לפחות 50% מעיסוקו, ואתם רואים את עצמכם ממשיכים עם התחום הזה, ולעסוק בכך באמת, אז כן, זה קריטריון שמראה על זה שמערכת גיוס זה דבר שיש לו צורך אצלכם. גם אם אתם ONE WO.MAN SHOW – מערכת גיוס יכולה להגדיל את התפוקה שלכם כאילו יש לכם עוד עובד.
אם אתם חברת השמה, שואפים לגדול, רוצים להיות מובילים בתחומכם, רוצים לתת את השירות הכי טוב ללקוחות, להכניס עוד עובדים לחברת ההשמה שלכם, להצליח לנהל אותם, לעקוב אחרי הביצועים, למדוד, ובקיצור – אתם רוצים להגדיל את העסק שלכם ושתהיה לכם חברת השמה מצליחה – אתם חייבים מערכת גיוס לטובת הדבר הזה.
מה התחושה שלכם – האם אתם צריכים מערכת גיוס?
אתם כל הזמן מרגישים שאתם מאוד עמוסים? שמתפספסים לכם מועמדים? או שאולי אתם מגיעים למועמדים באיחור ומישהו אחר כבר השיג אתכם? או שיש לכם לקוחות שלא מצליחים לקבל מכם שירות בגלל שאין לכם זמן?
אם התשובה לאחד מאלו היא כן, זה אלמנט אחד שמראה שאתם חייבים עזרה. החשיבה של חלק מהאנשים תהיה "אני חייב עוד עובד שיעזור לי להגיע לכל הדברים האלו", אבל החשיבה החכמה יותר צריכה להיות "איך אני מייעל את הזמן שלי כך שאוכל להספיק יותר". עזרה לא חייבת להיות בכוח אדם, היא יכולה להיות גם עם מערכת גיוס עובדים, שתעשה בשבילכם חלק גדול מהעבודה.
אמרנו כבר, שהזמן שלכם הוא מוגבל. הוא בעצם הנכס הכי גדול שלכם. אז אם תהיה לם מערכת גיוס עובדים שתדע לעשות בעבורכם 30% או אפילו 50% מהעבודה שלכם, כמה לדעתם זה שווה לכם?
נגלה לכם סוד, העלות של הכנסת מערכת גיוס תהיה משמעותית קטנה יותר, מאשר להכניס עוד עובד לעסק.
רוצים לדעת עוד? הנה מאמר על איך תוכנת השמה Civi מסננת במקומי קורות חיים באופן אוטומטי.
המשאבים שלכם לטובת מערכת הגיוס
נניח והיו לכם משאבים שאינם מוגבלים, האם אתם חושבים שהייתם משתמשים במערכת לגיוס עובדים?
במידה והתשובה שלכם היא כן, זהו עוד אלמנט שמראה שכדאי לכם להשתמש במערכת לגיוס עובדים, בסופו של יום, היא באה לעזור לכם, והעלויות שלה יהיו קטנות מאוד ביחס לערך שהיא תיתן לכם.
עובדים הרבה עם אקסלים?
אם אתם עובדים הרבה עם האקסלים, זה עוד אלמנט שמראה שאתם צריכים מערכת גיוס.
הזמן שאתם משקיעים בתיעוד באקסלים הוא גדול מאוד. והזמן הוא המשאב היקר ביותר שלכם, אבל אתם מנתבים אותו כדי לתעד באקסלים במקום לגייס ולעשות עוד השמות.
מספיק שתיעדתם באקסל 10 שורות ביום, וכל שורה לקחה לכם 2 דקות, זה 20 דקות ביום, שזה אומר בערך 7.5 שעות בחודש! על משהו שיכול להעשות אוטומטית.
כמה שווה שעה שלכם? תאמינו או לא, עם מערכת גיוס זה יהיה הרבה יותר זול, מהיר, ואפילו אמין. כי מי מאיתנו לא עושה טעויות באקסל?
עוד דבר שאפשר לעשות במערכת גיוס שאין באקסל הוא תיעוד של ריבוי אירועים, ושל חוות דעת. שמירה שלהם בצורה מסודרת תעזור לכם בטווח הארוך.
חשוב גם להבין שאם רוצים להשתמש במערכת גיוס, כדאי לעשות את זה כבר בהתחלה, מאחר ואם לא תיעדתם את המידע שלכם בצורה מסודרת, יהיה אח"כ הרבה יותר קשה לשמור עליה ולהעביר אותה לאיזושהיא מערכת.
הרווח שלכם משימוש במערכת גיוס והשמה תמיד יהיה גדול מהעלות שלה
הרבה חברות השמה בתחילת הדרך שמות לב למשאבים שלהן, ומנסות להפחית עלויות כמה שיותר. אולם אנחנו שוכחים שאנחנו בעסקים, ובעסקים, אם אשקיע X ואקבל 10X זה יהיה לי משתלם נכון? שווה לי לעשות את ההשקעה הזו. זה בדיוק הסיפור של מערכת הגיוס.
עלויות של מערכות גיוס עובדים היום אינן גבוהות, והערך שלהן הוא גבוה מאוד בשימוש בהן בתור תוכנה לחברות השמה.
אם אתם לוקחים את העבודה שלכם ברצינות, הסיכוי שלכם להחזיר את ההשקעה במערכת גיוס הוא בערך 99% (כאשר 1% הוא למען הספק בלבד).
ניקח דוגמא כדי שנבין:
יש לכם 186 שעות עבודה בחודש, ובזמן הזה אתם משקיעים הרבה זמן בניהול תהליכי גיוס, בואו נניח ששעה שלכם שווה 100 ש"ח.
אם מערכת הגיוס תעלה לכם 300 שח בחודש ותצליח לחסוך לכם 30 שעות בחודש, זה יהיה לכם משתלם? נכון? כי עלות הזמן שלכם היא 3,000 ש"ח.
איך זה עובד? תוכלו ב-30 השעות האלו להרוויח יותר? לעשות עוד השמה, נכון?
אם התשובה היא כן, נצא מנקודת הנחה שהשמה שלכם שווה 5,000 ש"ח. שילמתם 300 ש"ח, והרווחתם עוד 5,000! זה משתלם מאוד לא?
בואו ניקח את זה עוד קדימה, נניח שאתם עובדים רק חצי משרה, או שקרו כל מיני דברים, והמערכת עזרה לכם לחסוך "רק" 10 שעות כל חודש, ולעזור לכם להביא "רק" עוד 4 השמות במהלך השנה (20,000 שנתי – 1,666 חודשי). זה אומר שאתם עדיין ברווח מעולה, של 1,333 ש"ח לחודש, בזכות מערכת הגיוס.
למעשה, בממוצע אפשר להחזיר את העלות של כל מערכת הגיוס, בהשמה אחת לשנתיים!
-> רוצים לדעת יותר? הנה מאמר על איך הגדלנו את הגיוסים עם מערכת גיוס עובדים Civi.
מאגר המועמדים שלכם, הנכס הכי חשוב שלכם, לא הולך לפח
כאשר אתם מפרסמים משרות, אתם מקבלים הרבה מאוד מועמדים. במידה ואין לכם מערכת גיוס, במקרה הטוב המאגר הזה יהיה בתוך המייל, הוואטסאפ, הפייסבוק, תיקיות המחשב והשד יודע איפה. במקרה הפחות טוב, הוא ילך לאיבוד איפשהוא במאגרי כל הדאטא שקיימים אצלנו. ניהול המאגר הזה הוא חשוב מאוד, מאחר ועבדתם מאוד מאוד (מאוד!) קשה כדי להגיע למועמדים הללו.
רק נזכיר לכם- כדי להגיע למאגר הזה ניסחתם את המשרות, פרסמתם אותם באתרי דרושים בתשלום, ובמקורות חינמיים, וברשתות חברתיות. גם אם מועמד לא יתאים היום למשרה, הוא יכול להתאים מחר, וזה קורה המון. כלומר, הדאטא הזו שלכם שווה כסף, והרבה. אבל אתם זורקים אותה לפח, ועובדים כל פעם מחדש כדי להגיע למועמדים חדשים, בלי לחפש במועמדים ישנים הקיימים לכם.
מערכת הגיוס תוכל לייצר לכם מאגר מועמדים בקלות וביעילות, עם קליטה אוטומטית של המועמדים לתוך המערכת, ועם חיפוש חכם.
למעשה יש לכם מאגר שאין אותו לאף אחד, שרק אתם יכולים להגיע אליו. תוכלו להיות מהירים, יעילים, וחזקים יותר מחברות אחרות שאין להם את הכלים האלו ולא עובדים עם תוכנה לחברות השמה. למעשה, אם לכם לא יהיו את הכלים האלו, חברות אחרות יגיעו למועמדים שאתם מכירים יותר מהר מכם, ויקחו לכם אותם.
תוכלו להריץ חיפוש מועמדים במאגר שלכם על כל משרה חדשה שנפתחת, ולבדוק אם יש לכם מועמדים מתאימים מהעבר. תהיה לכם אופציה לשלוח הודעות בקליק לכל המועמדים הרלוונטים ולבדוק אם המשרה החדשה מתאימה למישהו מהם. במידה וכן, יש לכם אפשרות לעשות השמה מהירה ויעילה ע"י חיפוש ושליחת הודעות למועמדים במאגר שלכם (שעבדתם קשה כדי להגיע אליהם).
אגב, אם כרגע אתם חושבים "זה לא עובד" או "המועמדים ישנים ולא רלוונטים" הרשו לי להגיד לכם, שזה לגמרי להיפך, ויש ביצועים מדהימים כתוצאה משימוש בכלים הללו.
אז מה למדנו מהפסקה הזו? שאם יש לנו מאגר מועמדים במערכת, נוכל לעשות השמות אך ורק מהמאגר הזה, ולהרוויח מכך הרבה. אבל אם לא יהיה לנו מאגר כזה, נצטרך לעבוד קשה מאוד על פרסומים, להפסיד הרבה זמן יקר, ויכול להיות אחרים יקחו לנו את המועמדים, ואנחנו נפסיד מכך הרבה.
אם אתם רוצים לדעת יותר על ניהול מאגר מועמדים וחשיבותו, יש לנו מאמר שלכם רק על הנושא של ניהול מאגר מועמדים – למה הוא חשוב ואיך לנהל אותו נכון.
פרסום המשרות וניהול מקורות הגיוס עם מערכת השמה וגיוס
גם בנושא של פרסום משרות, מערכת הגיוס יכולה לחסוך לכם זמן וכסף רבים, ואף לשפר את הביצועים שלכם.
אם אתם מפרסמים ברשתות חברתיות מערכת הגיוס יכולה לייצר לכם דפי נחיתה מעוצבים, וגם אתר עם כל המשרות הפתוחות. באמצעותם תוכלו לשתף ברשתות החברתיות מתוך המערכת, להגיע ליותר מועמדים, לעקוב אחרי ההמרות שלכם, ולהגדיל את כמות הפניות למשרות כי הכלים הללו נוחים יותר למועמדים להגשת מועמדות.
מערכת הגיוס יכולה לעזור לכם לחסוך כסף גם על פרסום משרות: מערכת גיוס Civi וחסכון בעלויות פרסום.
עוד יכולה מערכת הגיוס להציג לכם דו"ח חכם של כל הפרסומים שלכם, וכמות הגיוסים מתוך כל פרסום. תוכלו לדעת איפה כדאי להשקיע את המשאבים שלכם בפרסום כדי להגיע למועמדים טובים יותר.
מעקב אחר המועמדים עם תוכנת השמה וגיוס עובדים
מקווים שזה עוד לא קרה לכם, אבל אם כן, תדעו שזה קרה לכולם. חברות השמה רבות פספסו מועמדים בגלל חוסר סדר ומעקב.
זה מתחיל ממועמדים שפונים אליכם אבל נפלו בין הכסאות ולא קיבלו מענה, ממשיך עם מועמדים שאתם מראיינים פעמיים כי לא זכרתם שכבר ראיינתם אותם, או אפילו שהם כבר הבריזו מראיון, וממשיך למקרה הכי חמור ששלחתם מועמד ואולי אתם אפילו לא זוכרים את זה, כי לא תיעדתם את זה בשום מקום, בגלל שבדיוק אחרי ששלחתם את המייל נכנסה לכם שיחת טלפון. אה כן, והמועמד הזה התקבל, אבל שכחו להגיד לכם. והלכה לה ההשמה…אם אתם חושבים שזה לא קרה לכם, כדאי לחשוב שוב, כי במקרים כאלו, יכול אתם אפילו לא יודעים שזה קרה.
באמצעות שימוש בתוכנת גיוס, לא יקרו דברים כאלו. המערכת תדע להגיד לכם מי המועמד שפנה, מתי הוא פנה, והאם הייתם איתו בקשר בעבר. לאחר כל שליחה של מועמד יתבצע תיעוד אוטומטי ותוכלו לבדוק אחת ליום מי המועמדים שנמצאים בתהליך, ואפילו להגדיר לעצמכם את התאריך לטיפול הבא.
מספיק שהשמה אחת ניצלה בזכות זה… אתם יודעים כבר מה זה אומר וכמה זה שווה, לא?
רוצים ללמוד עוד? הנה כמה מיתוסים על מערכת גיוס עובדים שהגיע הזמן לנפץ.
טיפ קטן מאת שי בכור – מנכ"ל מערכת גיוס עובדים והשמה Civi
לפני כ-10 שנים הקמתי חברת השמה. זה היה העסק הראשון שלי. בהתחלה לא ידעתי מה זה בכלל מערכת גיוס. אבל אחרי חודש, הבנתי שאין שום סיכוי לעבוד בלי תוכנת גיוס בצורה יעילה.
קיבלתי כל כך הרבה מועמדים, רציתי לחזור למועמדים מהעבר, או לתעד מידע על כל מועמד, את שיחות הטלפון, את חוות הדעת, הראיונות, לבדוק מי בתהליך ולדאוג שאף אחד לא ילך לאיבוד בדרך.
הבנתי את המשמעות של הזמן שלי ורציתי לגדול, לגייס עוד עובד אחד לפחות עם יכולת מעקב על הביצועים.
8 שנים אחרי ההקמה, היתה לי חברת השמה מצליחה. היום אני שמח לעזור לחברות השמה אחרות להצליח כמנכ"ל של תכנה לחברות השמה Civi שיש לה גם התאמה מעולה לתהליכי גיוס של חברות השמה (ששונים מתהליכים של ארגון).
אז יש לכם חברת השמה קטנה, או שאתם עוסקים בגיוס ורציניים לגבי זה? אל תתלבטו, לכו על זה! זו ההחלטה העסקית הכי חשובה שתעשו, והיא גם כלכלית, בסיסית ונכונה.
העלות של מערכת גיוס עובדים כל כך זניחה ביחד לזמן שלכם, והרווח שלכם כתוצאה מכך הוא כמעט ודאי.
אבל אם אתם עדיין לא בטוחים, או רוצים להתייעץ, אל תעשו את זה עם רואה החשבון שלכם 🙂 אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
